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人力资源管理通用文件模板集

一、员工入职管理类文件

（一）《员工入职登记表》

适用情境

适用于新员工入职时，由人力资源部门统一收集员工基本信息、背景资料及岗位需求，用于建立员工档案、办理社保公积金、配置工作资源等基础人事管理。

操作流程指引

表格准备：人力资源部提前打印《员工入职登记表》（一式两份），保证表格包含所有必要信息项。

信息填写：新员工入职当日，在HR引导下如实填写个人信息（含姓名、证件号码号、联系方式、学历背景等）、工作经历、紧急联系人等字段，需手写签名确认。

材料核对：HR同步核对员工提交的证件号码、学历证书、离职证明等原件与表格信息是否一致，核对后复印件附表后存档。

部门确认：表格填写完成后，由新员工所在部门负责人签字确认岗位信息及到岗日期，反馈至人力资源部。

档案归档：人力资源部将登记表及附件按员工编号分类存入电子档案系统，纸质版封装后存入员工实体档案袋。

表格模板示例

项目

填写内容

备注

姓名

*某

与证件号码一致

性别

男/女

出生日期

年月日

证件号码号

需提供复印件

联系方式

紧急联系方式同上

现居住地址

省市区街道号

学历

□本科□硕士□其他

最高学历

毕业院校及专业

大学专业

前工作单位

X公司

近1年工作经历

前任职岗位

市场专员

紧急联系人

*某（关系：配偶）

需确认联系方式

岗位申请

市场部营销专员

招聘需求岗位

到岗日期

年月日

劳动合同起始日期

员工签字

_______________

日期：年月日

部门负责人签字

_______________

日期：年月日

HR审核签字

_______________

日期：年月日

关键注意事项

员工需保证所有信息真实有效，虚假信息可能导致入职无效或后续解除劳动合同。

证件号码、学历证书等关键材料需提供原件核对，复印件注明“仅供本公司使用”并由员工签字。

紧急联系人建议填写直系亲属，保证紧急情况下能及时取得联系。

表格填写需用黑色签字笔，字迹清晰，不得涂改；如需修改，需在修改处签字确认。

（二）《新员工入职引导清单》

适用情境

适用于新员工入职后，由部门负责人及HR共同协助其快速适应工作环境、熟悉岗位职责、知晓公司制度，保证入职过渡期顺畅。

操作流程指引

入职首日：HR带领新员工办理工牌、门禁卡、邮箱开通等基础手续，介绍团队成员及办公区域分布（茶水间、会议室、卫生间等位置）。

制度宣贯：HR讲解公司考勤、保密、报销等核心制度，发放《员工手册》并要求员工签字确认已阅读。

岗位培训：部门负责人或导师安排岗位技能培训，包括工作流程、工具使用、对接人员等，明确试用期考核标准。

设备配置：行政部根据岗位需求配置办公设备（电脑、座椅、软件账号等），保证新员工到岗即可开展工作。

反馈跟进：入职3日内，HR与新员工进行1对1沟通，知晓适应情况，解答疑问；入职1周后，部门负责人填写《引导清单》反馈至HR。

表格模板示例

引导项目

完成情况

负责人

完成日期

备注

办理工牌及门禁卡

□已完成

HR*某

–

开通企业邮箱及系统账号

□已完成

IT*某

–

介绍团队成员及分工

□已完成

部门负责人*某

–

讲解考勤及请假制度

□已完成

HR*某

–

签字确认《员工手册》

岗位工作流程培训

□已完成

导师*某

–

包含系统操作指南

配置办公设备及软件

□已完成

行政*某

–

明确试用期考核目标

□已完成

部门负责人*某

–

书面版已交员工

入职1周适应情况反馈

□已完成

HR*某

–

无需改进事项

关键注意事项

引导过程需注重互动，避免单向灌输，鼓励新员工提问。

试用期考核目标需具体可量化（如“3个月内独立完成报告”），避免模糊描述。

设备配置需提前1个工作日确认，保证新员工到岗时可用。

《员工手册》签字确认页需存入员工档案，作为已知晓制度的凭证。

二、员工异动管理类文件

（一）《员工岗位调动申请表》

适用情境

适用于因公司业务调整、员工发展需求或岗位优化等原因，需在公司内部调动员工岗位时，由发起部门、员工接收部门及人力资源部共同审批确认。

操作流程指引

需求发起：原部门负责人或员工本人填写申请表，说明调动原因（如“原岗位人员缩减”“员工个人职业发展需求”）、拟调动岗位及期望到岗日期。

部门沟通：原部门与接收部门负责人就调动可行性进行沟通，确认新岗位职责、薪酬调整（如有）及工作交接安排。

员工确认：接收部门与员工面谈，明确新岗位工作内容、考核标准及适应期要求，员工签字同意调动。

HR审核：人力资源部审核调动理由合规性、薪酬调整依据（需符合公司薪酬体系），确认无劳动纠纷风险后，报分管领导审批。

手续办理：审批通过后，HR更新员工劳动合同岗位条款，办理系统信息变更（如考勤系统、权限系统），原部门与接收部门办理工作交接。

表格模板示例

项目

内容

备注

员工信息

姓名：*某；