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库存管理自动化系统及操作手册

一、前言

本手册旨在规范库存管理自动化系统的操作流程，帮助用户快速掌握系统功能，提升库存管理效率，降低人工操作误差。手册适用于企业仓储、采购、销售等相关部门人员，涵盖系统适用场景、操作步骤、数据模板及注意事项等内容，请结合实际业务需求参考使用。

二、系统功能概述

库存管理自动化系统以“实时监控、智能预警、流程规范”为核心，主要功能模块包括：

基础信息管理：商品信息、仓库信息、供应商/客户档案等基础数据维护；

出入库管理：支持采购入库、生产入库、销售出库、调拨出库等多场景业务单据与审核；

库存监控：实时查看各仓库库存数量、库龄、批次状态，支持多维度库存查询；

智能预警：设置库存上下限阈值，自动触发低库存、积压、临期预警；

报表分析：出入库流水、库存周转率、库龄分析等报表，辅助决策。

三、适用业务场景

（一）制造业原材料库存管理

适用于制造企业对原材料、辅料、零部件等物料的入库、领用、盘点全流程管理。例如：汽车零部件企业通过系统实时跟进某型号轴承的入库批次、领用数量及安全库存，避免生产缺料或物料积压。

（二）零售业多仓协同管理

适用于连锁零售企业、电商企业的仓、区域仓、门店库存统一管理。例如：服装零售品牌通过系统监控全国各门店T恤库存，当某门店库存低于安全值时，自动触发从仓调拨指令，保证门店现货供应。

（三）第三方仓储物流服务

适用于仓储服务提供商为客户提供多客户、多品类库存管理服务。例如：物流企业通过系统为A客户（食品类）、B客户（电子类）分别设置独立库存台账，支持按客户维度库存报表及出入库结算单。

四、系统操作流程

（一）用户登录与权限配置

登录系统：打开系统登录页面，输入工号（如：C001）、密码及验证码，“登录”。首次登录需修改初始密码。

权限配置：管理员进入“系统管理-权限管理”模块，为不同角色（如仓管员、采购员、财务）分配操作权限。例如：仓管员可操作出入库单据及库存查询，无权限修改商品价格。

（二）基础信息初始化

商品信息维护：进入“基础数据-商品管理”，“新增商品”，填写商品编码（SKU）、名称、规格、单位（如：件/箱/kg）、分类、默认仓库等信息，保存后商品档案。

仓库信息维护：进入“基础数据-仓库管理”，新增仓库编码、仓库名称（如：WH01-仓）、地址、负责人（张*）、库区划分（如：A区-常温库、B区-冷藏库）。

（三）入库业务操作

以“采购入库”为例：

创建入库单：进入“入库管理-采购入库”，“新增入库单”，选择入库日期、仓库（WH01）、供应商（供应商），系统自动带出供应商商品清单。

录入商品信息：在清单中选择商品（如：商品编码A001-笔记本电脑），录入实收数量（50台）、生产日期（2024-05-01）、批次号（LOT20240501001），“保存”。

审核与确认：提交入库单后，由采购经理（李*）在“待办事项”中审核，审核通过后，仓管员“确认入库”，系统自动更新库存数量，并入库流水号（RK20240501001）。

（四）出库业务操作

以“销售出库”为例：

创建出库单：进入“出库管理-销售出库”，“新增出库单”，选择客户（YY电商）、出库仓库（WH01），关联销售订单（SO20240501001）。

分配库存：系统自动显示商品库存（如：商品编码B002-耳机，库存200个），录入出库数量（30个），优先分配“先到期批次”（若启用批次管理）。

3.审核与发货：出库单提交后，仓库主管（王*）审核，审核通过后拣货单，仓管员按拣货单备货、扫码出库，系统扣减库存并出库流水号（CK20240501001）。

（五）库存盘点管理

创建盘点任务：进入“库存管理-盘点管理”，“新建盘点任务”，选择盘点仓库（WH01）、盘点范围（全部商品/指定分类）、截止日期，系统盘点单（PD20240501001）。

执行盘点：仓管员打印盘点表，到仓库现场核对实物数量，将实盘数量录入系统，支持扫码快速录入。

处理差异：系统自动对比账面数量与实盘数量，差异表（如：商品C003-键盘，账面100个，实盘95个，差异-5个）。提交差异审核后，财务人员根据原因调整库存（如：报损、盘盈）。

（六）库存预警与报表

设置预警规则：进入“库存管理-预警设置”，为指定商品设置库存下限（如：商品D001-鼠标，库存下限20个）、上限（100个），系统低于下限时自动发送预警通知至采购员邮箱/系统消息。

报表：进入“报表中心-库存报表”，选择报表类型（如：库存台账、库龄分析），筛选时间范围、仓库条件，“报表”，支持导出Excel或PDF格式。

五、核心数据模板

（一）采购入库单模板

字段名

示例值

说明

入库单号

RK20240501001

系统自动，唯一标识

入库日期

2024-05-01

实际入库日期

仓库编码

WH01

关联