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采购流程标准化管理实施手册

第一章总则

1.1手册目的

为规范企业采购行为，明确采购各环节职责与操作标准，提高采购效率、降低采购成本、保障采购质量，防范采购风险，特制定本手册。本手册旨在为企业采购管理提供统一指引，保证采购活动合规、透明、高效运行。

1.2适用范围

本手册适用于企业所有部门（含分支机构）的各类采购活动，包括但不限于：原材料采购、设备采购、服务采购（如咨询、外包）、办公用品采购等。涉及采购、专项招标等特殊规定的，需同时遵守国家及行业相关法律法规。

第二章采购流程标准化操作详解

采购流程分为需求提出与审批、供应商寻源与评估、采购订单执行、到货验收与付款、采购档案管理五个核心阶段，各阶段需严格按步骤操作，保证责任到人、流程闭环。

2.1阶段一：需求提出与审批

目标：保证采购需求真实、必要，预算合理，避免盲目采购。

2.1.1操作步骤

步骤1：需求部门发起申请

需求部门根据业务计划或实际需要，填写《采购申请单》（详见第四章表单1），明确以下信息：

物品/服务名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算金额；

采购理由（如新项目投产、设备替换、日常消耗等）；

到货时间要求、使用部门联系人及联系方式。

需求部门负责人（部门经理）对申请的必要性、合理性进行初审，签字确认后提交至采购部门。

步骤2：采购部门审核需求

采购部门收到《采购申请单》后，重点审核：

需求描述是否清晰、规格参数是否明确，避免模糊表述（如“一批办公用品”需细化为“A4纸100包、签字笔50支”等）；

预算金额是否符合公司预算管理规定，是否超出部门年度预算；

是否存在可替代方案（如现有设备维修后可继续使用，则无需新购）。

审核通过后，采购部门根据采购金额及物品类型，确定审批层级（见下表），提交相应领导审批。

采购金额（人民币）

审批层级

≤5000元

需求部门负责人+采购经理*

5001-50000元

需求部门负责人+采购经理+分管副总

＞50000元

需求部门负责人+采购经理+分管副总+总经理*

步骤3：审批结果反馈

审批通过后，采购部门将《采购申请单》复印件反馈至需求部门，作为后续采购依据；

审批不通过的，由采购部门书面（或邮件）通知需求部门，说明原因，需求部门可根据反馈意见调整后重新提交。

2.2阶段二：供应商寻源与评估

目标：筛选资质合规、价格合理、服务优质的供应商，保证采购来源可靠。

2.2.1操作步骤

步骤1：制定寻源策略

采购部门根据采购物品/服务的特性（如标准化产品、定制化服务、紧急采购等），选择合适的寻源方式：

标准化产品（如办公用品、标准件）：优先从《合格供应商名录》（详见第四章表单5）中选择，或通过电商平台比价；

定制化产品/服务（如设备定制、技术服务）：采用公开招标、邀请招标或竞争性谈判方式；

紧急采购（如生产急需备件）：可从历史合作优质供应商中临时选定，但需事后补签审批手续。

步骤2：供应商信息收集

通过以下渠道收集供应商信息：

主动寻源：行业展会、专业网站、供应商自荐；

现有合作：梳理历史合作供应商，评估其履约表现；

推荐渠道：需求部门、技术部门推荐（需提供供应商资质证明文件）。

步骤3：供应商资质审核

采购部门对候选供应商进行资质初审，必备条件包括：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）复印件；

特殊行业资质（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等，根据采购物品类型要求）；

财务状况报告（近一年审计报告或银行资信证明）；

质量体系认证（如ISO9001，根据采购物品质量要求）。

资质审核通过后，将供应商信息录入《供应商信息表》（详见第四章表单4）。

步骤4：供应商现场评估（必要时）

对重要设备、大批量或定制化采购，采购部门需联合需求部门、技术部门组成评估小组，对供应商进行现场考察，重点评估：

生产/经营场所环境、设备设施能力；

质量管控流程（如原材料检验、过程控制、成品检测）；

供货能力（产能、库存、物流配送体系）；

售后服务方案（响应时间、维修能力、培训支持）。

现场评估后，填写《供应商现场评估表》（详见第四章表单6），给出“推荐合作”“有条件合作”“不推荐”结论。

步骤5：确定供应商与价格谈判

综合资质审核、现场评估结果，筛选2-3家候选供应商，进行价格谈判或招标：

招标采购：按《招标采购管理规范》编制招标文件，组织开标、评标，确定中标供应商；

谈判采购：与供应商就价格、付款方式、交货期、售后服务等条款进行协商，争取最优条件。

谈判/招标完成后，形成《采购结果审批表》（详见第四章表单2），附供应商报价单、谈判记录等，按采购金额对应层级审批（同2.1.2审批层级）。

2.3阶段三：采购订单执行

目标：将采购结果转化为正式合同/订单，明确双方权利义务，保证采购过程可控。

2.3.1操作步骤

步