供应商管理审批流程标准模版.docVIP

供应商管理审批流程标准模板

一、适用范围与触发条件

新供应商引入：首次与企业建立合作关系的供应商，需完成资质审核、业务评估及审批流程。

现有供应商信息变更：供应商名称、联系人、银行账户、经营范围等核心信息发生变更时，需重新审批确认。

供应商合作终止：因服务质量、履约能力等问题需终止合作的供应商，需走终止审批流程。

供应商评级调整：根据年度合作表现（如质量、交期、成本等），对供应商等级进行升级或降级时需审批。

二、审批流程全步骤详解

步骤1：需求发起与材料提交

责任部门/岗位：业务部门（需求发起人）、采购部门（流程发起）

操作说明：

业务部门根据实际合作需求（如采购物资、服务外包等），填写《供应商合作申请表》，明确合作内容、预估金额、合作周期、供应商基础信息等，并附上供应商提供的以下材料：

营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、生产许可证等）复印件；

法定代表人证件号码明、联系人信息及授权委托书（如适用）；

产品/服务报价单、质量标准说明、履约能力证明（如过往合作案例、检测报告等）。

材料准备完成后，提交至采购部门，由采购专员在系统中创建审批流程。

输出物：《供应商合作申请表》（含附件材料）

步骤2：供应商资质初审

责任部门/岗位：采购部门（采购专员、采购经理）

操作说明：

采购部门收到材料后，1个工作日内完成供应商基本资质审核，重点核查：

营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖本次合作内容；

行业资质证书是否齐全、真实（如食品供应商需提供SC认证，工程类供应商需提供资质等级证书）；

是否存在失信记录、经营异常或法律诉讼风险（通过“信用中国”等公开渠道查询）。

审核通过后，进入下一环节；审核不通过的，反馈至业务部门要求供应商补充材料或更换供应商。

输出物：《供应商资质初审表》（含审核结论）

步骤3：业务部门综合评估

责任部门/岗位：需求业务部门（部门经理、业务专员）

操作说明：

采购部门通过资质初审后，将材料转至需求业务部门，2个工作日内完成业务评估，评估维度包括：

产品/服务质量是否符合企业标准（需提供样品检测报告或试用反馈）；

价格水平是否合理（与市场均价、历史合作价格对比）；

交付能力（产能、物流配送方案、应急响应机制）；

售后服务承诺（质保期、问题处理流程、服务响应时间）。

评估需形成明确结论（推荐合作/暂不推荐），并填写《供应商业务评估报告》。

输出物：《供应商业务评估报告》（含评估得分及结论）

步骤4：法务与财务合规审核

责任部门/岗位：法务部（法务专员）、财务部（财务经理）

操作说明：

法务审核：重点审查合作合同条款（如违约责任、知识产权归属、保密协议、争议解决方式等）是否符合法律法规及企业制度，1个工作日内出具《法务审核意见书》。

财务审核：核查供应商财务状况（如资产负债率、纳税信用等级）、付款条件（账期、预付款比例）是否符合企业财务政策，评估回款风险，1个工作日内出具《财务审核意见书》。

审核无异议的，进入审批环节；存在问题的，反馈至业务部门与供应商协商修订。

输出物：《法务审核意见书》《财务审核意见书》

步骤5：管理层分级审批

责任部门/岗位：根据合作金额与风险等级确定审批人（部门总监/分管副总/总经理）

操作说明：

审批权限按以下分级执行（可根据企业规模调整）：

低风险/小额合作（金额≤5万元）：由采购部门经理与需求部门总监联合审批；

中风险/中等金额合作（5万元＜金额≤20万元）：由分管副总审批；

高风险/大额合作（金额＞20万元或战略级合作）：由总经理审批。

审批人需结合前序环节审核意见，从战略匹配度、风险控制、成本效益等维度综合判断，1个工作日内完成审批，签署《管理层审批意见》。

输出物：《管理层审批意见》（含审批结论及签批记录）

步骤6：审批结果通知与供应商建档

责任部门/岗位：采购部门（采购专员）

操作说明：

审批通过后，采购部门2个工作日内通知业务部门及供应商，告知合作生效；审批不通过的，同步反馈不通过原因（如资质不符、评估不达标等）至业务部门。

供应商信息需录入企业ERP或供应商管理系统，建立供应商档案，档案内容包括：基础信息、资质文件、评估报告、审批记录、合作履约记录等，保证信息可追溯。

输出物：《供应商合作结果通知》《供应商档案（电子+纸质）》

步骤7：流程归档与复盘

责任部门/岗位：采购部门（档案管理员）、质量管理部门（如适用）

操作说明：

采购部门负责将本次审批全流程材料（申请表、评估报告、审核意见、审批记录等）整理归档，保存期限不少于3年；对于新供应商合作，质量管理部门需在合作初期（如1-3个月）进行履约情况跟踪，形成《供应商初期履约反馈报告》，作为后续合作调整的依据。

输出物：完整审批档案、《供应商初期履约反馈报告》（如适用）

三、审批流程标准化表格模板

审批环节

责任部门/