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工程项目档案管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范工程项目档案管理工作，确保工程项目档案的真实、完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在工程建设、运营、维护及后续项目中的凭证与参考作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本单位所有新建、改建、扩建工程项目的档案管理工作。参与工程项目建设的各相关单位（包括但不限于建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位等）在项目实施过程中形成的各类文件材料的收集、整理、归档、保管、利用和处置等活动，均应遵守本制度。

第三条基本原则

工程项目档案管理遵循以下原则：

（一）统一领导、分级管理：建立健全档案管理体系，明确各级管理职责，确保档案工作有序开展。

（二）全过程管理、源头控制：从项目立项开始，对文件材料的形成、积累、收集、整理和归档进行全过程监督与指导，确保档案的真实性、完整性和有效性。

（三）真实准确、完整规范：档案内容必须真实反映工程项目的实际情况，各项手续完备，书写规范，载体合格，符合归档要求。

（四）安全保密、有效利用：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，严格执行保密规定，同时积极为项目建设、运营管理、后续维护及相关工作提供档案利用服务。

第二章管理机构与职责

第四条管理机构

本单位（建设单位）档案管理部门是工程项目档案工作的归口管理部门，负责统筹、协调、指导和监督本单位工程项目档案管理工作。各工程项目部应指定专人（或设立兼职档案员）负责本项目文件材料的日常收集、整理和归档工作。

勘察、设计、施工、监理等参建单位应明确各自的档案管理职责，指定专人负责本单位在项目实施过程中形成的文件材料的收集、整理、审核，并按规定向建设单位移交。

第五条建设单位职责

（一）贯彻执行国家及行业有关档案管理的法律法规和标准规范，制定本单位工程项目档案管理制度和实施细则。

（二）对整个工程项目档案工作进行统一规划、组织协调和监督检查，确保各参建单位档案工作同步开展。

（三）负责接收、审核、汇总各参建单位移交的项目档案，并进行整理、保管和提供利用。

（四）组织工程项目档案的专项验收工作，并按规定向相关档案管理部门移交档案。

（五）组织档案管理人员的业务培训。

第六条参建单位职责

（一）勘察、设计单位：负责收集、整理和移交勘察、设计阶段形成的所有文件材料，确保其真实、准确、完整、规范。

（二）施工单位：负责收集、整理和移交施工准备阶段、施工过程中（包括隐蔽工程验收记录、质量评定、试验检测报告等）及竣工验收阶段形成的所有文件材料，对其真实性、完整性和规范性负责。

（三）监理单位：负责收集、整理和移交监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、质量评估报告等监理文件材料，并对施工单位移交的施工档案进行审核。

（四）其他参建单位：根据合同约定和工作范围，负责收集、整理和移交各自形成的相关文件材料。

第三章文件材料的形成与收集

第七条形成要求

（一）工程项目文件材料的形成应与项目建设进程同步。各项活动均应形成相应的文件材料，做到图物相符、手续齐全。

（二）文件材料的形成应符合国家及行业有关技术规范和标准，字迹清楚，图样清晰，签字盖章手续完备。不得使用易褪色的书写材料。

（三）计算机输出的文字材料应采用激光打印，确保字迹清晰耐久。

（四）录音、录像等声像材料应保证载体质量，并有相应的文字说明。

第八条收集范围

工程项目文件材料的收集范围应包括但不限于：

（一）项目前期文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、环境影响评价报告、土地使用证、规划许可证等。

（二）勘察设计文件：勘察报告、初步设计、技术设计、施工图设计、设计变更、图纸会审记录等。

（三）招投标及合同文件：招标文件、投标文件、中标通知书、各类合同（勘察、设计、施工、监理、采购等）。

（四）施工技术文件：施工组织设计、施工方案、开工报告、技术交底记录、测量记录、隐蔽工程验收记录、施工日志、分部分项工程质量评定资料、试验记录、材料设备合格证及检验报告等。

（五）监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理联系单、监理日志、旁站记录、监理月报、质量评估报告等。

（六）竣工验收文件：竣工验收申请报告、验收会议纪要、验收证书、竣工图、竣工结算、工程总结等。

（七）设备文件：设备采购合同、设备开箱验收记录、设备安装调试记录、设备说明书、合格证等。

（八）其他具有保存价值的文件材料。

第九条收集责任与要求

（一）各单位应明确文件材料收集的责任人，确保文件材料在形成后及时收集，防止遗漏和丢失。

（二）文件材料的收集应遵循“谁形成、谁收集”的原则。

（三）对专业性强、成套性强的文件材料，应保持其系统性和完整性。

（四）外文文件材料应附有中文译本。

（五）电子文件的