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采购需求清单（预算与成本控制专用工具）

一、适用工作情境

本工具适用于企业、事业单位及各类组织的采购管理场景，尤其适用于需要规范采购流程、严格控制成本的场景，包括但不限于：

年度采购计划编制：结合年度预算分解各部门采购需求，统筹资源分配；

专项项目采购：如新项目建设、设备更新、活动执行等需专项预算的采购；

日常零星采购：办公用品、低值易耗品等常规采购的成本管控；

紧急采购：在突发需求下快速完成预算审核与成本控制的流程规范。

二、操作流程指引

1.需求发起与初步确认

需求部门职责：明确采购目的（如“替换老化办公设备”“补充季度办公用品”）、商品/服务具体需求（规格、参数、数量、质量标准等），填写《采购需求清单》中“需求基本信息”部分，经部门负责人*审核确认后提交采购部门。

关键动作：需求描述需清晰、量化，避免“一批办公设备”“常用耗材”等模糊表述；紧急采购需同步说明紧急原因及优先级。

2.市场调研与预算测算

采购部门职责：

收集至少3家潜在供应商的报价及技术方案，重点对比价格、质量、交期、售后等核心要素；

结合历史采购数据、市场价格波动趋势（如大宗商品需参考近期行情指数），测算“预估单价”和“预算金额”，保证预算合理性；

对高价值采购（如单笔超5万元），可组织技术部门或第三方机构进行成本评估。

输出成果：《供应商比价记录表》（作为附件留存），明确预算测算依据。

3.清单编制与预算合并

采购部门职责：整合需求部门信息与调研结果，填写《采购需求清单》完整内容，包括：

商品/服务明细（名称、规格、数量、预估单价等）；

成本控制建议（如“建议选择国产替代型号以降低20%成本”“合并同类采购以争取批量折扣”）；

预算汇总（按部门、项目、采购类型分类统计）。

注意事项：若单笔预算超过部门年度预算额度10%或单项超2万元，需标注“超预算预警”并说明调整建议。

4.预算审核与流程审批

审批流程：

采购部门提交清单及附件至财务部门，审核预算合规性（是否符合年度预算、有无超支依据）；

财务审核通过后，提交至分管领导*，重点评估采购必要性及成本控制措施；

重大采购（如单笔超10万元）需提交至采购委员会或管理层集体决策。

审批要求：各环节需在2个工作日内完成反馈，紧急采购可启动“绿色审批通道”，但事后需补全书面记录。

5.采购执行与成本跟踪

采购部门职责：

按审批结果选择供应商，签订采购合同，明确价格、付款方式、违约条款等成本控制细节；

实际采购价格不得高于预算金额（若遇市场价格波动超5%，需重新履行审批程序）；

登记采购台账，实时更新“实际采购金额”“预算执行率”等数据。

需求部门职责：验收时核对商品/服务与需求清单的一致性，确认无误后签署验收单，作为付款依据。

6.采购完成与成本复盘

财务部门职责：每月汇总采购数据，分析预算执行差异（如“某部门办公用品超支15%，原因系未按计划采购高端型号”），形成《采购成本分析报告》。

采购部门职责：组织需求部门、财务部门召开复盘会，总结成本控制经验（如“集中采购打印机耗材降低成本8%”），优化后续采购策略。

三、采购需求清单（预算与成本控制专用表）

一、需求基本信息

需求部门

申请人*

联系方式

采购日期

需求编号（自动）

采购类型□年度计划□专项□零星□紧急

优先级□高□中□低

采购目的

（如：提升办公效率/满足生产需求/替换报废设备）

二、商品/服务明细

序号

商品/服务名称

1

2

…

预算汇总

小计：

三、成本控制信息

供应商比价记录

供应商A名称：报价：元关键优势：供应商B名称：报价：元关键优势：供应商C名称：报价：元关键优势：

成本控制措施

□选择替代型号□合并采购□调整付款周期□其他：

预算执行率预估

（预算金额/年度部门预算额度×100%，如超10%需标注）

四、审批意见

需求部门负责人*

签字：日期：

财务审核*

□通过□需调整（说明：）签字：日期：

分管领导*

□批准□否决（说明：）签字：日期：

采购委员会/管理层（如需）

□通过□否决（说明：）签字：日期：

五、执行记录

最终供应商

名称：合同编号：

实际采购单价（元）

实际采购金额（元）

验收人*

验收日期：验收结果：□合格□不合格（说明：）

四、使用要点提示

需求描述精准化：商品/服务名称需使用标准名称（如“联想ThinkPadX1Carbon笔记本”而非“联想笔记本”），规格参数需明确（如“CPU:i5-1240U，内存:16GB，硬盘:512GBSSD”），避免因描述模糊导致采购偏差或成本增加。

预算编制有依据：预估单价需参考近期市场报价或历史采购数据，对价格波动大的商品（如钢材、芯片）需注明测算时点及价格来源；单笔预算超5万元的项目，需附《成本评