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跨部门协作需求沟通表标准化模板

一、适用场景

项目协同：新产品研发、市场活动推广、技术系统升级等需多部门配合的项目启动与推进；

资源协调：部门间人力、预算、设备等资源的调配申请与分配确认；

流程优化：跨部门业务流程（如审批、交付、售后）的改进需求沟通与落地；

问题解决：因职责交叉或信息差导致的协作障碍，需通过标准化表单明确责任与方案。

二、操作流程详解

第一步：需求发起与表单填写

由需求提出部门（或项目组负责人）填写《跨部门协作需求沟通表》，保证以下信息完整：

基础信息：需求编号（格式：年份-部门简称-序号，如2024-RD-001）、需求名称（简洁明确，体现核心目标）、发起部门、接收部门（需包含所有协作部门）、提出人（*）、联系方式（内部沟通工具账号，如企业/钉钉ID）、需求日期；

需求背景与目标：简要说明需求产生的背景（如市场变化、客户反馈、效率瓶颈等）及期望达成的具体目标（量化指标优先，如“将订单处理时长缩短20%”）；

具体需求描述：分点列出需求内容（如“需设计部提供3套活动海报初稿”“需技术部开发客户数据导入接口”）、期望成果（如“海报需包含品牌主视觉及活动二维码”）、交付时间（明确截止日期，避免“尽快”“尽快”等模糊表述）、所需资源（如“需市场部提供活动预算明细”“需法务部审核合同条款”）。

第二步：需求接收与初步评估

接收部门在收到表单后2个工作日内完成初步评估，重点确认：

需求的合理性与可行性（是否符合公司战略、现有资源是否支持）；

交付时间的可行性（是否与其他工作冲突，是否需要调整）；

资源需求的准确性（是否需要额外人力、预算，是否需发起部门配合提供支持）。

评估结果需在“相关部门意见”栏填写明确意见（如“同意，按期交付”“需增加1名开发人员支持，交付时间延后3天”“需求描述不清晰，需补充活动目标数据”），并由部门负责人（*）签字确认。

第三步：跨部门协调会议

若存在意见分歧或需进一步明确细节，由发起部门组织跨部门协调会议（提前3个工作日通知参会部门，明确会议议程及需讨论的核心问题）；

会议需达成一致结论，包括：需求内容的最终版本、各部门职责分工、资源分配方案、调整后的时间节点等；

会议结束后1个工作日内，由发起部门整理《会议纪要》，同步至所有参会部门并作为表单附件更新。

第四步：方案确认与执行

各协作部门根据会议结论，在“执行计划”栏填写具体行动项：负责人（*）、时间节点（细化到日，如“2024-03-15前完成海报初稿”）、交付物（如“海报设计稿（JPG+PSD格式）”“接口开发文档”）；

发起部门汇总各部门执行计划，与接收部门负责人（*）共同签字确认，正式启动需求执行。

第五步：过程跟踪与归档

需求执行过程中，发起部门负责每周跟踪进度，对延迟风险及时预警（如提前2个工作日向协作部门发送提醒）；

需求交付后，由接收部门确认成果是否符合预期，并在“完成情况”栏签字；

全部流程结束后，发起部门将表单及附件（会议纪要、交付成果等）提交至行政部或项目管理部门归档，留存期不少于2年。

三、模板表格

基本信息

内容

需求编号

年份-部门简称-序号（如2024-MKT-001）

需求名称

（例：2024年Q2新品线上推广活动协作需求）

发起部门

（例：市场部）

接收部门

（例：设计部、技术部、销售部、客服部）

提出人

*

联系方式（内部）

（例：企业ID：zhangsan）

需求日期

YYYY-MM-DD

需求背景与目标

（例：为配合新品上市，需通过线上推广提升产品曝光度，目标活动期间新增用户10,000人，转化率提升5%）

具体需求描述

需求内容：1.设计部：活动主视觉海报（3套初稿+1套定稿）、社交媒体配图（9张）；2.技术部：活动落地页开发（含报名表单、产品介绍模块）、用户数据统计接口；3.销售部：提供客户清单及产品卖点素材；4.客服部：制定活动咨询应答标准。

期望成果：1.海报符合品牌VI规范，包含活动二维码及产品核心卖点；2.落地页可独立访问，数据统计功能准确；3.客服应答标准覆盖活动规则、产品功能等常见问题。

交付时间：1.设计部：2024-03-20前提交初稿，2024-03-25前定稿；2.技术部：2024-03-25前完成开发并测试；3.销售部、客服部：2024-03-10前提交素材。

所需资源：1.技术部需1名前端开发人员、1名测试人员支持；2.市场部提供活动预算5,000元（用于设计外包，若需）。

相关部门意见

接收部门1（设计部）：同意按期交付，需市场部提供品牌VI手册及产品高清图（2024-03-05前），负责人：，日期：YYYY-MM-DD接收部门2（技术部）：开发可行，但需明确落地页访问量预估（用于服务器配置），负责人：，日期：YYYY-MM-DD协作部门（销售部）