企业会议组织及记录管理工具.docVIP

企业会议组织及记录管理工具模板

一、适用场景

本工具适用于企业各类常规会议的组织与记录管理，包括但不限于：

部门周例会、月度总结会：同步工作进展、协调资源、部署下一阶段任务；

跨部门协调会：解决跨部门协作中的问题，明确职责分工；

项目推进会：跟踪项目关键节点，解决执行中的障碍；

专项工作会议（如制度讨论、流程优化等）：聚焦特定议题，形成决策或方案；

临时性紧急会议：应对突发问题，快速达成共识并落实行动。

二、操作流程

（一）会前筹备：保证会议高效启动

明确会议目标与主题

根据工作需求确定会议核心目标（如“确定Q3营销方案”“解决研发与生产部门衔接问题”），避免主题模糊导致讨论偏离方向。

示例：若目标为“明确新产品上线时间节点”，则会议主题可定为“新产品上线进度协调会”。

确定参会人员与分工

必邀人员：决策人（如部门经理）、执行人（如项目负责人）、相关业务接口人（如财务、人力）；

可选人员：根据议题需要邀请（如技术顾问*），避免无关人员参会浪费时间；

分工：指定主持人（控制流程、引导讨论）、记录人（记录关键信息、整理决议）、会务人员（准备场地、设备）。

制定会议议程与材料准备

议程内容：按“开场（5分钟）→议题1（20分钟）→议题2（30分钟）→总结（10分钟）”分配时间，明确每个议题的讨论重点和预期产出；

材料准备：提前1-2天将议程、背景资料（如项目进度表、数据报表）发给参会人，要求提前熟悉，保证会议高效推进。

确认会议安排并通知

通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）发送会议通知，包含：会议主题、时间（精确到分钟，如“2024年X月X日14:00-15:30”）、地点（会议室名称/线上会议）、参会人员、议程、提前准备的材料；

重要会议需电话提醒关键参会人，确认是否准时参加。

（二）会中执行：聚焦核心，高效决策

开场与签到（5分钟内）

主持人开场：重申会议目标、议程及时长要求，提醒参会人关闭无关设备，保持专注；

签到：使用电子签到表（见配套表格）或纸质签到表，记录参会人员及迟到/早退情况（注明原因）。

按议程推进讨论，控制节奏

主持人引导：按议题顺序逐一讨论，避免跑题，对超时发言及时提醒（如“*总，您刚才的观点很关键，我们再给5分钟时间总结下核心建议”）；

记录人同步记录：重点记录“讨论要点”（不同意见、共识）、“决议事项”（最终结论）、“待办事项”（任务描述、负责人、截止时间），避免遗漏关键信息。

关键环节确认

对决议事项当场复述确认（如“关于预算调整的决议，是否为‘市场部增加10万元推广预算，由*经理负责审批，本周五前完成流程’？”）；

对待办事项明确“谁、做什么、何时完成”，避免模糊表述（如“尽快完成”需改为“2024年X月X日前完成初稿”）。

会议总结（5-10分钟）

主持人总结：简要回顾各议题结论、决议事项及待办任务，强调责任人与截止时间；

记录人核对：与参会人员确认记录内容是否准确，补充遗漏信息。

（三）会后跟进：保证决议落地

整理并分发会议记录

记录人会后2个工作日内整理会议记录，内容包括：会议基本信息、议程、参会人员、讨论要点、决议事项、待办清单（含负责人、截止时间）；

经主持人审核无误后，通过邮件或企业内部系统发送给所有参会人员及相关领导，抄送需知晓决议的部门（如财务部、人力部）。

跟踪待办事项进度

记录人或指定专人通过项目管理工具（如飞书项目、Teambition）或Excel跟踪表（见配套表格）更新待办任务进度；

提前1天提醒负责人截止日期，对逾期未完成的任务，及时协调资源或向领导反馈。

闭环管理

待办事项完成后，负责人需在系统中提交成果（如报告、方案），记录人标记“已完成”；

重要决议需在下一次会议中同步执行结果，形成“计划-执行-反馈-优化”的闭环。

三、配套表格模板

表1：会议基本信息表

会议名称

会议时间（年/月/日时分）

会议地点

主持人

记录人

新产品上线协调会

2024/05/2014:00-15:30

3楼会议室A

*经理

*助理

参会人员

缺席人员及原因

会议主题

发放材料

市场、研发、生产、财务

无

确定上线时间节点及分工

议程表、项目进度表

表2：会议议程表

序号

议题名称

讨论重点

预计时长

发言人

预期产出

1

研发进度汇报

当前测试阶段问题及解决计划

20分钟

*工程师

问题清单及解决时间表

2

生产资源协调

生产线调整需求及人力支持

30分钟

*主管

生产资源分配方案

3

上线时间最终确认

综合各部门意见确定最终节点

15分钟

*经理

书面决议（时间、责任人）

表3：会议签到表

序号

部门

姓名

职位

签到时间

备注（迟到/早退原因）

1

市场部

*

经理

13:55

无

2

研发部

*

工程师

14:02

交通堵塞

3

生产部

*

主管

14:00

无

表4：会议决议