行政管理文档归档管理模板规范化存档版.docxVIP

行政管理文档归档管理模板规范化存档版

一、适用范围与应用场景

日常文件管理：部门周报、月度工作总结、会议纪要、内部通知等常规行政文档的系统化存档；

专项工作存档：项目立项材料、合同协议、审计报告、培训记录等阶段性重要文档的整理归集；

年度档案整理：年度工作计划、财务决算、人事变动记录等年度核心文档的统一归档；

审计与检查支持：配合内外部审计、合规检查时，快速调取完整、规范的档案资料；

人员交接管理：岗位变动或人员离职时，保证文档档案的完整交接与追溯。

二、标准化操作流程

（一）文件收集：明确范围与责任

收集范围：涵盖行政管理活动中形成的具有保存价值的各类纸质及电子文档，包括但不限于：

会议类：部门会议纪要、专题研讨会记录、董事会决议；

计划总结类：年度/季度/月度工作计划、工作总结、专项工作报告；

制度流程类：内部管理制度、操作规范、流程优化方案；

合同协议类：采购合同、服务协议、合作备忘录；

人事类：员工入职登记表、培训记录、绩效考核表；

其他类：外部单位函件、客户投诉处理记录、重要活动方案。

责任主体：各部门指定专人（如部门文员或综合管理员）作为本部门文档收集的第一责任人，保证形成的文档及时、完整提交至行政管理部门。

收集时限：

日常文档：形成后3个工作日内提交；

专项工作文档：项目结束后5个工作日内提交；

月度/季度文档：次月/次季度第1周内提交；

年度文档：次年1月10日前提交。

（二）文件分类：科学划分与统一标准

一级分类：按部门职能划分，如“综合管理部”“人力资源部”“财务部”“市场部”等（根据单位实际部门设置调整）。

二级分类：按文件类型划分，如“会议类”“计划总结类”“制度流程类”“合同协议类”“人事类”“其他类”。

三级分类：按具体业务或时间细化，如“会议类”下可分“部门周会”“专题研讨会”“年度总结会”；“计划总结类”下可分“年度计划”“季度计划”“月度总结”。

特殊文件标注：涉密文件需标注“秘密”“机密”等密级，电子文件需标注“电子档案”字样，避免与普通文件混淆。

（三）文件编号：唯一标识与可追溯

编号规则：采用“部门代码-年份-分类代码-流水号”的组合格式，保证唯一性。示例：

部门代码：综合管理部（ZG）、人力资源部（RL）、财务部（CW）、市场部（SC）；

分类代码：会议类（HY）、计划总结类（JH）、制度流程类（ZD）、合同协议类（HT）、人事类（RS）；

流水号：按文件提交顺序从001开始连续编号，不得跳号或重号。

编号示例：ZG-2024-HY-001（综合管理部2024年会议类第1号文件）、RL-2024-RS-015（人力资源部2024年人事类第15号文件）。

标注位置：纸质文件在首页右上角用黑色签字笔标注，电子文件在文件名首部添加编号，并在文档属性中填写编号信息。

（四）录入登记：信息完整与动态更新

登记工具：使用《行政管理文档归档登记表》（见核心模板表格），纸质档案采用Excel或档案管理系统电子登记，保证信息同步。

登记内容：包括文件编号、文件名称、形成部门、形成日期、密级、页数（纸质文件）/文件大小（电子文件）、存放位置（档案柜编号/电子路径）、归档日期、备注（如“含附件”“电子备份”等）。

动态更新：新增文件时即时登记，借阅、归还、销毁等变动情况同步更新登记表，保证账实相符。

（五）装订归档：规范整理与安全存放

纸质文件装订：

以“件”为单位装订，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，采用不锈钢夹或线装；

多页文件需添加封面（含文件编号、名称、日期、部门、页数）和封底，采用左侧装订，保证平整；

文件内如有附件，需在封面备注“附件X份”，并在附件首页标注“附件”字样。

电子文件归档：

按分类建立电子文件夹，结构为“一级分类+文件名称”；

电子文件采用PDF格式（避免格式兼容问题），重要文件需加密存储并备份至单位服务器或指定云存储平台；

定期（每季度）对电子档案进行病毒查杀和备份检查，保证数据安全。

存放管理：

纸质档案存入专用档案柜，按“一级分类-二级分类-三级分类”顺序排列，档案柜张贴分类标签（如“综合管理部-会议类”）；

电子档案存储路径需在登记表中明确标注，便于快速检索；

涉密档案存放于专用保密柜，由专人管理，钥匙由行政负责人和保密员分别保管。

（六）借阅管理：规范流程与责任追溯

借阅权限：仅限单位内部因工作需要借阅，外部单位借需经行政负责人批准并出具单位介绍信。

借阅流程：

借阅人填写《文档借阅登记表》（见核心模板表格），注明借阅文件编号、名称、用途、借阅期限、归还日期；

部门负责人审批签字（涉密文件需经分管领导审批）；

档案管理员核对文件信息，确认无误后借出，并在《文档归档登记表》中记录借阅人、借阅日期、预计归还日期。

归还要求：借阅期限一般不超过5个工作日，到期需及时归还；如需