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工程洽商记录

一、工程洽商记录的定义与重要性

工程洽商记录，通常指在工程施工过程中，由施工单位、建设单位（业主）、设计单位及监理单位（若有）等相关方，就施工图设计文件或施工合同约定以外的工程内容、技术参数、施工方法、材料选用、工期调整、费用增减等事宜进行协商、讨论并达成一致意见后，所形成的正式书面记录。

其重要性主要体现在以下几个方面：

1.合同与设计的补充延伸：当原合同条款或设计文件无法完全覆盖现场实际情况或新的需求时，洽商记录成为合法有效的补充性文件，与原合同及设计文件具有同等法律效力。

2.工程结算的直接依据：涉及工程量增减、材料替换、工艺变更等可能导致费用调整的洽商，是工程竣工结算、确定工程造价的关键性资料。

3.责任界定的清晰标尺：洽商记录明确了变更的原因、内容、责任方及实施要求，有助于在工程实施过程中及后续可能发生的争议中，清晰界定各方责任。

4.工程质量与安全的保障：对于涉及结构安全、使用功能、施工工艺的洽商，其严谨性直接关系到工程质量与施工安全的最终保障。

5.工程档案的有机组成：工程洽商记录作为工程技术档案的重要内容，为工程竣工验收、后期维护、改建扩建提供了不可或缺的历史依据。

二、工程洽商记录的基本构成要素

一份完整有效的工程洽商记录，应包含以下核心要素，确保信息的完整性和可追溯性：

1.基本信息：

*编号：统一、规范的编号，便于归档和查阅。

*工程名称：准确的工程项目全称。

*洽商编号：按一定规则编排的唯一标识符。

*洽商日期：协商达成一致的日期。

*洽商主题：简明扼要地概括洽商的核心内容。

*发生部位/专业：明确洽商内容所涉及的工程部位或专业领域。

2.洽商事由及依据：

*详细阐述提出洽商的具体原因，例如：设计图纸有误、现场条件与设计不符、业主提出新要求、采用新技术新工艺、为优化施工或节约成本等。

*列出洽商所依据的文件，如：原设计图纸编号、会议纪要编号、相关规范标准条款、业主书面指令等。

3.原设计或合同状况：

*清晰描述洽商前的原设计内容、施工方法、材料规格、合同约定等基准状态。

4.拟变更或调整的内容：

*这是洽商记录的核心部分，需具体、明确地说明变更或调整的详细内容。应尽可能量化，并附必要的图示（如简图、节点详图、尺寸标注等）。若涉及多个专业，应分别说明。

5.费用估算及工期影响：

*如洽商内容涉及工程造价增减，应进行初步的费用估算，并说明计算依据。

*如洽商内容可能导致工期提前或延误，应分析对总工期或关键线路工期的具体影响天数。

6.各方意见及签署：

*施工单位、监理单位（若有）、设计单位、建设单位等相关方的意见栏。

*各方负责人或授权代表的亲笔签名、职务、单位盖章及签署日期。这是洽商记录生效的法定要件。

7.附件：

*必要的支撑材料，如：相关的图纸、照片、计算书、检测报告、会议记录等，应作为附件一并提交。

三、工程洽商记录的规范填写要点

1.内容真实准确：洽商事由必须真实，变更内容必须准确，避免含糊不清或模棱两可的表述。数据、尺寸、型号等关键信息务必核实无误。

2.描述清晰具体：语言应规范、简练、专业，避免使用口语化或易产生歧义的词汇。对变更内容的描述应足以指导施工和结算。

3.依据充分合理：提出洽商的依据应充分、合法，能够支撑洽商内容的必要性和合理性。

4.附图规范清晰：若洽商内容涉及图纸变更，所附简图或详图应绘制规范、标注清晰，并注明与原图纸的对应关系。

5.签署完整有效：确保各相关方均签署意见并加盖公章，签署日期完整。对于重要或复杂的洽商，建议组织专题会议进行讨论确认。

6.及时办理：洽商事项应在发现或提出后及时办理，避免事后补签或久拖不决，以免影响工程进度或造成责任不清。

四、工程洽商记录的管理要点

1.及时性：工程洽商应坚持“先洽商、后施工”的原则，严禁未经洽商确认擅自施工，以免造成返工浪费或结算困难。

2.规范性：统一采用标准格式（若有），编号规则一致，内容填写规范，签署手续齐全。

3.流转与审批：建立明确的洽商记录流转审批流程，确保各相关方及时审阅、签署意见。

4.存档与分发：洽商记录签署完毕后，应及时分发至各相关单位（部门），并由专人负责整理、编号、归档，确保其完整性和可追溯性。复印件应清晰，注明原件存放处。

5.与相关文件的关联性：洽商记录应与对应的施工图纸、工程量清单、合同条款、签证单等文件相互印证，形成完整的证据链。

五、工程洽商记录常见问题与规避

1.内容含糊不清：如“适当调整”、“酌情处理”等模糊表述，易引发后续争议。应明确具体调整方式和范围。

2.依据不足或缺失：洽商理由牵强或