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高校档案管理实务操作指南

一、高校档案管理概述

高校档案是高等院校在教学、科研、管理、社会服务等各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它不仅是学校发展历程的真实写照，也是教学科研成果的重要载体，更是学校依法办学、科学管理的基础依据。做好高校档案管理工作，对于维护学校历史真实面貌、促进教育事业发展、服务社会具有不可替代的作用。

本指南旨在结合高校档案工作的实际特点，提供一套系统、规范且具操作性的实务指引，以期帮助档案管理人员提升业务能力，确保档案工作有序、高效开展。

二、档案管理的基本原则

高校档案管理工作应严格遵循以下基本原则，以确保档案的真实性、完整性、安全性和可利用性：

1.统一领导，分级管理：学校应建立健全档案工作领导体系，明确档案管理部门的职责，实行统一领导下的分级负责管理模式，确保各部门、各单位形成的档案材料能够规范收集、集中管理。

2.完整准确，规范整理：档案材料的收集应齐全完整，内容真实准确，符合形成规律。整理过程需遵循统一的档案整理规则，做到分类科学、组卷合理、排列有序、编目清晰。

3.安全保密，依法利用：档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘等条件，确保档案实体安全。同时，严格执行国家保密法律法规，正确处理档案保密与利用的关系，在确保安全的前提下，为学校教学、科研、管理及社会合法需求提供有效服务。

4.科学管理，服务发展：运用科学的管理方法和现代信息技术，提升档案管理的规范化、标准化、信息化水平，积极开发档案信息资源，为学校各项事业发展提供有力的档案信息支撑。

三、档案的收集与归档

档案的收集与归档是档案管理工作的起点，也是确保档案齐全完整的关键环节。

（一）归档范围的确定

各高校应依据国家相关规定，结合本校实际，制定详细的档案归档范围和保管期限表。明确哪些材料需要归档、归到哪个门类、保管多久。通常包括：党群类、行政类、教学类、科研类、产品生产与科技开发类、基本建设类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类等。

（二）归档时间与要求

1.归档时间：一般情况下，教学档案、科研档案等应在相关活动结束后规定时间内（如学期末、项目结题后）整理归档；党群、行政等文书档案通常在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作；基建档案在工程项目竣工验收后三个月内归档；仪器设备档案在设备开箱验收或安装调试合格后及时归档。

2.归档要求：归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。文件材料应为原件，字迹清楚、图样清晰、签章手续完备。复印件需注明原件保管处及复印原因，并由相关负责人签字确认。电子文件的归档应符合国家关于电子档案管理的要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

（三）归档流程

1.形成积累：各部门兼职档案员负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、积累和初步整理。

2.整理组卷：兼职档案员按照档案整理规范，对积累的文件材料进行分类、排序、编页、拟写案卷标题、填写卷内目录和备考表等。

3.审核移交：部门负责人对本部门整理好的案卷进行审核，合格后向学校档案馆（室）办理移交手续，填写《档案移交清册》，双方签字确认。

4.接收登记：档案馆（室）对接收的档案进行检查、清点、登记，对不符合要求的案卷退回形成部门补充完善。

四、档案的整理与鉴定

（一）档案整理的基本要求

档案整理是按照一定的原则和方法，对档案实体进行系统化、条理化的过程。其目的是便于档案的保管和利用。整理工作应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（二）整理工作的主要内容与方法

1.分类：按照档案的门类（如文书、教学、科研等）和年度、组织机构或问题等特征进行分类。

2.组卷（件）：文书档案一般以“件”为单位进行整理（即“件”整理法），将每份文件作为一个“件”；其他门类档案可根据实际情况采用“卷”或“件”的整理方式。组卷（件）时要保持文件之间的联系，如同一问题、同一会议、同一项目的文件应尽量集中。

3.排列：卷内文件材料按照事由结合时间、重要程度等顺序排列。

4.编号（编页）：对卷内文件材料编写页号或件号，确保每份文件或每卷档案都有唯一的标识。

5.编目：包括卷内文件目录（或件内文件目录）、案卷目录（或归档文件目录）的编制。目录信息应规范、准确，包含必要的检索项。

6.装盒（装订）：按照规定的规格选用档案盒，将整理好的文件材料装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊各项内容。采用“件”整理法的，件内文件一般不装订，可采用不锈钢夹或专用文件夹固定。

（三）档案价值鉴定

档案价值鉴定是指对档案的保存价值进行评估，确定其保管期限，并对已到保管期限的档案进行处置的工作。

1.鉴定依据：严格按照国家和学校制定的《档案保