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电子运单管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司电子运单的管理，提高物流运作效率，保障运输过程中信息的真实、准确、安全与完整，降低运营成本，促进公司物流业务的数字化、智能化发展，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有涉及电子运单生成、流转、存储、使用、销毁等相关活动的部门及人员。凡在公司业务运营中采用电子运单形式处理货物运输事宜的，均须遵守本制度。

第三条基本原则

电子运单管理遵循以下原则：

（一）真实准确原则：电子运单所记载的各项信息必须真实、准确、完整，与实际货物及运输情况相符。

（二）安全保密原则：建立健全电子运单信息安全保障体系，确保运单数据及相关信息的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露、丢失或被篡改。

（三）高效便捷原则：优化电子运单操作流程，充分利用信息技术优势，提升运单处理效率，为业务开展提供便捷支持。

（四）合法合规原则：电子运单的生成、使用及管理活动应符合国家有关电子签名、数据安全、个人信息保护等法律法规的要求。

第二章职责分工

第四条管理部门

公司物流管理部（或指定专门部门，以下统称“运单管理部门”）是电子运单的归口管理部门，主要职责包括：

（一）组织制定和修订电子运单管理制度及相关操作规范。

（二）负责电子运单系统的统筹规划、选型建议及日常运维协调。

（三）监督检查各部门电子运单管理制度的执行情况。

（四）协调处理电子运单管理过程中出现的重大问题。

（五）负责电子运单相关数据的统计分析与应用指导。

第五条业务部门

各业务部门（如市场部、销售部、运营部等）是电子运单的直接使用部门，其主要职责包括：

（一）严格遵守本制度及相关操作规范，确保本部门电子运单信息的真实、准确、完整。

（二）负责本部门电子运单的生成、信息录入、状态跟踪等日常操作。

（三）配合运单管理部门进行电子运单系统的测试、培训及推广应用。

（四）及时反馈电子运单使用过程中遇到的问题和改进建议。

（五）负责本部门电子运单相关资料的归档与保管（如需纸质备份）。

第六条信息技术部门

信息技术部门（IT部）是电子运单系统的技术支撑部门，主要职责包括：

（一）负责电子运单系统的技术选型、部署实施、日常维护和安全防护。

（二）保障电子运单系统的稳定运行，确保数据传输和存储的安全。

（三）根据业务需求，协助进行系统功能的开发、优化与升级。

（四）提供电子运单系统的技术支持和用户培训。

（五）负责电子运单数据的备份、恢复及技术层面的保密工作。

第七条安全管理部门

安全管理部门（或指定负责信息安全的岗位）负责对电子运单信息安全进行监督与指导，包括：

（一）参与制定电子运单信息安全策略和防护措施。

（二）对电子运单系统的安全风险进行评估和审计。

（三）指导和监督各部门落实电子运单信息保密责任。

（四）协助调查处理电子运单信息泄露等安全事件。

第三章电子运单的生成与规范

第八条信息采集与录入

（一）电子运单信息的采集应源于真实的业务合同、订单或客户指令。

（二）录入的信息应至少包括：寄件人信息（名称、联系方式、地址）、收件人信息（名称、联系方式、地址）、货物信息（品名、数量、重量、体积、包装类型）、运输信息（起运地、目的地、运输方式、期望时效）、费用信息（运费、其他费用）、以及其他根据业务需要必须记载的特殊信息。

（三）信息录入应清晰、规范，避免错别字、歧义或不完整信息。涉及代码或编码的，应符合公司统一标准。

（四）关键信息项（如收寄件人联系方式、货物名称、重量、费用等）录入后应进行复核，确保准确无误。

第九条运单编号规则

电子运单编号应采用公司统一制定的编码规则，确保唯一性、可追溯性，并便于识别和管理。编码规则可包含日期、部门标识、序列号等元素，具体由运单管理部门会同IT部门制定并维护。

第十条电子签名与认证

（一）电子运单的生成、确认、变更等关键操作应采用可靠的电子签名或身份认证机制，确保操作行为的可追溯性和责任的明确性。

（二）电子签名的使用应符合国家相关法律法规的要求，确保其法律效力。

（三）操作人员应妥善保管自己的电子签名证书或身份认证信息，不得转借他人或泄露。

第十一条运单状态管理

电子运单应根据业务流程设置清晰的状态标识，如“待确认”、“已确认”、“在途”、“已签收”、“异常”等。各部门应及时更新运单状态，确保信息的时效性和准确性，便于各方跟踪查询。

第四章电子运单的流转与使用

第十二条系统内流转

电子运单生成后，应通过系统自动流转至下一环节的相关责任人。相关责任人应及时处理，确保物流流程的顺畅。系统应具备运单流转轨迹的记录功能。

第十三条外部交互

（二）对外提供的电子运单信息应根据需要进行适当处理，避免无关敏感信息的泄露。

（三）接收外部单位（如客户通