供应链采购过程记录与审批模板.docVIP

供应链采购过程记录与审批模板

适用工作场景

标准化操作流程

第一步：需求提报与初审

需求发起：需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途说明、期望交货日期等关键信息，部门负责人（如生产经理）签字确认后提交至采购部。

需求初审：采购部收到需求后，1个工作日内完成初审，重点核对需求的合理性（如是否与生产计划匹配、预算是否合规）、技术参数的明确性，对模糊需求反馈需求部门补充完善，初审通过后进入下一环节。

第二步：供应商寻源与资质审核

供应商寻源：采购部根据需求类型，通过合格供应商库、公开招标、定向邀请等方式筛选潜在供应商，保证至少3家供应商参与比价（单一来源采购需说明理由并审批）。

资质审核：采购部对供应商的营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可）、供货能力、质量保证体系、历史合作记录等进行审核，形成《供应商资质审核表》，对资质不符的供应商予以排除。

第三步：询价比价与方案评估

询价执行：采购部向通过资质审核的供应商发出《询价单》，明确需求细节、报价要求（含单价、总价、税费、运费等）及报价截止时间，收集供应商书面报价。

比价分析：采购部整理供应商报价，填写《比价分析表》，从价格、交货期、付款条件、售后服务、质量保障等维度进行综合对比，形成初步推荐意见（如“推荐A供应商，价格最优且交期符合要求”），附供应商报价单及分析说明提交审批。

第四步：采购立项与审批

审批层级划分：根据采购金额及风险等级，明确审批权限：

金额≤5万元：需求部门负责人、采购部经理审批；

5万元＜金额≤20万元：需求部门负责人、采购部经理、财务部经理审批；

金额＞20万元：需求部门负责人、采购部经理、财务部经理、总经理审批。

审批流程：审批人需在《采购审批流转表》中签署意见，重点关注需求必要性、预算匹配度、比价合理性，审批通过后立项；若驳回，需注明原因并反馈需求部门调整。

第五步：合同签订与订单下达

合同拟定：采购部根据审批结果与选定供应商签订《采购合同》，明确标的物详情、质量标准、交货地点、验收方式、付款节点、违约责任等条款，法务部（如设置）审核合同合规性。

订单下达：合同签订后，采购部《采购订单》，同步发送至供应商及仓储部，订单信息需与合同一致，包含订单编号、物料清单、数量、交货时间、收货地址等。

第六步：物料交付与验收

交付确认：供应商按订单要求交付物料，采购部与仓储部共同核对物料数量、外观、包装等信息，填写《物料交付记录表》，双方签字确认。

质量验收：

常规物料：由需求部门或质检部按技术标准验收，填写《物料验收单》，注明合格数量、不合格数量及处理意见（如退货、换货）；

重要设备/物料：可邀请供应商参与验收或委托第三方检测，验收合格后入库，不合格物料按合同约定处理。

第七步：付款结算与档案归档

付款申请：财务部根据合同约定的付款节点，收到供应商开具的合规发票（需与订单、验收单信息一致）、《验收单》及《采购审批流转表》，审核无误后填写《付款申请单》，提交相关负责人审批。

款项支付：审批通过后，财务部通过银行转账等方式支付款项，更新应付账款台账。

档案归档：采购部将采购全流程文件（需求申请、比价分析、审批记录、合同、订单、验收单、发票等）整理归档，保存期限不少于3年，保证可追溯。

核心记录表格模板

表1：采购需求申请表

申请部门

申请日期

需求编号

物料/服务名称

规格型号

单位

预估单价（元）

预算总额（元）

期望交货日期

技术参数/服务要求：

需求部门负责人签字：

日期：

采购部初审意见：

□通过□需补充（说明：_________________）审批人：_________日期：_________

表2：供应商比价分析表

需求编号

比价日期

物料名称

规格型号

序号

供应商名称

报价（元）

含税/不含税

1

2

3

综合分析：

推荐供应商：□供应商1□供应商2□供应商3理由：_________________

采购部经理签字：

日期：

表3：采购审批流转表

采购需求编号

物料名称

预算总额（元）

供应商名称

审批环节

审批人

职务

审批意见

需??部门审核

*生产经理

□同意□不同意（原因：_________）

采购部审核

*采购经理

□同意□不同意（原因：_________）

财务部审核

*财务经理

□同意□不同意（原因：_________）

总经理审批

*总经理

□同意□不同意（原因：_________）

表4：物料验收单

订单编号

验收日期

验收地点

物料名称

规格型号

供应商名称

应收数量

实收数量

验收结果

□合格□部分合格（不合格数量：______，原因：_________）□不合格

质检部门意见：

验收人：_________日期：_________