采购申请与审批流程规范表.docVIP

一、适用范围与常见应用场景

本规范表适用于企业各部门在日常运营中因工作需要采购各类物品或服务时的申请与审批流程，包括但不限于办公用品采购、设备采购、服务外包采购、原材料采购等场景。适用于不同金额级别的采购需求（如小额采购、大额采购），可根据企业实际规模和管理需求调整审批权限层级，保证采购活动合规、高效，同时满足成本控制与资源合理配置的管理目标。

二、流程操作步骤详解

（一）需求发起与申请表填写

需求提出：各部门因工作需要采购物品或服务时，由需求部门经办人（*）填写《采购申请与审批流程表》，明确采购事由、物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、总价、预算科目、期望交付时间等关键信息。

附件准备：根据采购类型补充必要附件，如：

办公用品采购：需附《办公用品需求清单》（注明部门、用途、消耗频率等）；

设备采购：需附《设备需求说明》（功能参数、使用场景、技术要求等）及至少2家供应商的初步报价单；

服务采购：需附《服务需求方案》（服务范围、周期、验收标准等）。

部门内部审核：申请表填写完成后，需经需求部门负责人（*）审核，确认采购需求的合理性及与部门工作计划的匹配性，签字确认后提交至采购部门。

（二）采购部门初审

需求合规性审核：采购部门收到申请后，由采购专员（*）对采购需求进行初审，重点审核：

采购事由是否符合企业业务发展需要；

物品/服务规格、数量是否合理，是否存在重复采购或可替代方案；

预估单价是否在市场公允价格范围内（必要时通过市场调研核实）；

预算科目是否正确，是否超出部门年度预算额度。

提出初审意见：初审通过后，采购部门在流程表中填写“初审意见”，明确“建议通过”或“需补充材料”；若初审不通过，需注明原因并退回需求部门修改。

（三）财务部门预算与金额审核

预算核对：采购部门将初审通过的申请表提交至财务部门，由财务专员（*）核对采购预算：

确认采购项目是否已纳入年度预算，若为预算外采购，需审核《预算调整申请表》（附调整理由及审批文件）；

核对采购金额与预算余额是否匹配，超预算部分需按权限报批。

金额合理性审核：财务部门对采购总价的合理性进行复核，重点关注：

大额采购（如单次采购金额≥5万元）是否履行了比价或询价程序；

是否存在拆分采购以规避审批权限的情况。

审核意见反馈：审核通过后，财务部门在流程表中填写“财务审核意见”并签字；若不通过，注明原因并退回采购部门协调处理。

（四）分级审批与权限确认

根据采购金额及采购类型，按以下权限分级审批（企业可根据实际调整金额标准）：

小额采购（金额＜1万元）：由需求部门负责人（）、采购部门负责人（）双签审批后生效；

中额采购（1万元≤金额＜5万元）：需需求部门负责人（）、采购部门负责人（）、财务部门负责人（*）三方审批；

大额采购（金额≥5万元）：需经上述三方审批后，提交至分管副总（）或总经理（）最终审批。

审批人需在流程表中明确签署“同意”或“不同意”意见，若不同意，需注明具体理由。

（五）采购执行与结果反馈

供应商选择：审批通过后，采购部门根据采购类型选择供应商：

小额采购可从企业合格供应商库中直接选取；

中额及以上采购需通过询价、比价或招标方式确定供应商，并保留比价记录。

订单下达：采购部门与供应商签订采购合同或下达订单，明确交付时间、质量标准、付款方式等条款，并将合同/订单复印件提交至需求部门及财务部门备案。

结果反馈：采购完成后，采购专员（*）需将采购结果（供应商名称、合同金额、交付时间等）反馈至需求部门，并在流程表中填写“采购执行情况”。

（六）验收与归档

物品/服务验收：需求部门收到采购物品或服务后，由需求部门经办人（）及部门负责人（）共同验收，确认：

物品数量、规格是否符合采购要求；

物品质量是否达标（需附《验收报告》）；

服务内容是否满足合同约定（需附《服务验收确认单》）。

资料归档：验收通过后，采购部门将全套资料（采购申请表、审批记录、报价单、合同、验收报告等）整理归档，保存期限不少于3年，保证采购过程可追溯。

三、采购申请与审批流程表模板

项目

内容

申请部门

申请日期

年月日

采购事由

（简要说明采购目的，如“部门日常办公耗材补充”“项目设备采购”等）

物品/服务名称

规格型号/服务内容

（物品需注明规格型号，服务需详细描述服务范围）

单位

（如：台、套、件、次等）

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

预算科目

（如：办公费、设备购置费、服务费等）

期望交付时间

年月日

需求部门审核意见

负责人签字：__________日期：__________（审核意见：需求合理性确认）

采购部门初审意见

负责人签字：__________日期：__________（初审意见：合规性、价格合理性）

财务部门审核意见

负责人签字：__________日期：___