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供应链物流采购订单自动化审批模板

一、适用场景与价值

在企业经营过程中，供应链物流采购涉及多部门协同、多层级审批，传统人工审批模式常面临流程繁琐、效率低下、易出错、信息不透明等问题。本模板适用于企业日常采购订单的自动化审批场景，尤其适用于采购品类多、订单频次高、审批链条长的企业（如制造业、零售业、电商等）。通过自动化审批系统，可实现订单信息自动校验、审批流程智能路由、审批进度实时跟踪，有效缩短审批周期（平均提升50%以上）、减少人为干预错误、规范采购流程，同时支持历史订单可追溯，为企业采购管理数据化提供基础。

二、自动化审批全流程操作指南

（一）采购订单发起申请

操作主体：采购专员/申请人

操作步骤：

登录企业采购管理系统，进入“采购订单发起”模块，选择“物流采购订单”类型。

填写订单基础信息：

订单编号：系统自动（格式：PO-YYYYMMDD-X，如P001）；

申请部门：选择负责采购的部门（如“供应链管理部”）；

申请人：填写工号及姓名（如“采购专员*某”）；

申请日期：系统自动获取当前日期；

预计到货日期：根据供应商交期及生产/销售需求填写（格式：YYYY-MM-DD）。

填写供应商信息：

供应商编码：从合格供应商名录中选择（系统支持模糊搜索）；

供应商名称、联系人、联系电话（仅内部可见，对外隐藏）、地址：自动关联供应商档案信息，若需修改需经供应商管理员审批。

填写采购明细（可添加多条物料/服务信息）：

物料编码/服务名称：选择企业内部物料编码库或手动输入服务名称（如“运输服务”“仓储服务”）；

规格型号：详细描述物料规格或服务内容（如“17方冷链运输，温度-18℃±2℃”）；

单位：填写计量单位（如“吨”“立方米”“次”）；

数量：输入采购数量（需与需求计划一致，系统校验数量合理性）；

单价（含税）：根据合同协议价填写，系统自动计算金额（数量×单价）；

总金额：系统自动汇总，大写金额自动（如“人民币伍仟元整”）。

附件：

必传附件：采购需求单（由需求部门负责人签字扫描件）、供应商报价单/合同关键页、比价记录（若金额超过阈值）；

可选附件：物料质检报告、特殊资质证明（如运输行业许可证）等。

提交申请：检查信息无误后，“提交”，系统自动触发下一步审批流程。

（二）系统自动校验与初审

操作主体：系统/采购部初审岗

校验规则：

信息完整性校验：必填字段（如订单编号、供应商信息、采购明细、必传附件）缺失时，系统自动提示“信息不完整，请补充”，申请状态变更为“退回修改”。

预算校验：

系统自动关联申请部门年度预算及剩余预算，若订单总金额超出剩余预算，触发“预算不足预警”，暂停流程并通知申请人调整订单或申请预算追加。

对于预算内订单，系统自动校验“预算科目匹配性”（如“运输费用”需匹配“物流成本”科目），不匹配时提示“预算科目错误”。

供应商合规性校验：

检查供应商是否在“合格供应商名录”内，若不在，流程自动终止并提示“供应商未准入，请联系供应商管理部门”。

检查供应商是否处于“冻结”或“淘汰”状态，若是，系统拒绝审批并提示“供应商状态异常”。

价格合规性校验：

系统调取历史采购价格，若当前订单单价高于历史同期价格10%以上（可自定义阈值），触发“价格异常预警”，推送至采购主管人工复核。

初审结果处理：

校验通过：系统自动将订单流转至下一审批节点（根据金额/品类匹配审批人）；

校验不通过：系统自动退回至申请人，并明确退回原因（如“附件缺失：请采购需求单签字件”）。

（三）多层级审批流程

审批权限设置（示例，企业可根据实际情况调整）：

订单总金额（含税）

审批层级

审批人

5万元以下

部门级审批

采购部经理*某

5万-20万元

分管副总审批

供应链分管副总*某

20万元以上

总经理审批

公司总经理*某

特殊品类（如大宗原材料）

跨部门会签

财务部、法务部、需求部门负责人

审批操作步骤：

审批人接收通知：系统通过企业/邮件向审批人推送待办审批事项，包含订单关键信息（供应商、总金额、预计到货日期）及附件。

审批人查看详情：进入审批页面，可查看订单完整信息、附件、审批流程进度及历史审批意见。

审批操作：

通过：“同意”，系统自动流转至下一审批节点；若为最终审批节点，订单状态变更为“审批通过”，触发后续流程（如采购合同、发送订单至供应商）。

驳回：选择驳回原因（如“价格偏高”“需求不合理”），填写审批意见，订单状态变更为“驳回”，自动退回至申请人，申请人修改后可重新提交。

加急审批：对于紧急采购需求（如生产急需物料），申请人可在发起申请时勾选“加急”，系统自动缩短审批时限（如每级审批时限从24小时缩短至4小时），并推送“加急”标识至审批人。

审批进度跟踪：申请人及审批人可在“订单进度查询”模块实时查看当前审批节点、预计完成