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人事档案管理权责流程规范

人事档案作为组织记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩情况等方面的重要文字材料，是组织识人用人、科学决策的重要依据。规范人事档案管理，明确各主体权责，优化管理流程，对于维护员工合法权益、保障组织信息安全、提升人力资源管理效能具有不可替代的作用。本文旨在系统梳理人事档案管理的核心权责与关键流程，为组织建立科学、规范、高效的人事档案管理体系提供参考。

一、人事档案管理的核心要义与基本原则

人事档案管理工作的核心在于通过对档案材料的收集、整理、保管、利用、转递等环节的有效控制，确保档案的真实性、完整性、安全性和可用性。在开展具体工作时，应始终遵循以下基本原则：

*真实性原则：档案材料必须真实可靠，如实反映员工的实际情况，严禁弄虚作假、涂改伪造。这是档案存在的生命线。

*完整性原则：档案材料应全面、系统地反映员工在各个时期的主要经历和表现，避免重要材料的缺失。

*保密性原则：人事档案涉及员工个人隐私和组织敏感信息，必须严格遵守国家及组织的保密规定，严防档案内容泄露。

*规范性原则：档案的建立、归档、保管、查阅、转递等各个环节都必须遵循统一的制度和标准，确保管理工作有序进行。

*服务性原则：在符合规定的前提下，人事档案管理应为组织人力资源管理、员工职业发展以及其他合法需求提供必要的信息支持和服务。

二、管理权责的清晰界定与划分

人事档案管理是一项系统性工作，需要明确各级主体的权责，形成齐抓共管、各负其责的工作格局。

（一）组织层面的领导与保障责任

组织应将人事档案管理工作纳入重要议事日程，明确分管领导，将其作为人力资源管理的基础性工作来抓。主要责任包括：

*建立健全档案管理规章制度和工作流程，并监督执行。

*配备必要的档案管理人员、办公场所和符合国家规定的档案保管设施设备（如专用档案柜、防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”措施）。

*保障档案管理工作所需经费，支持档案管理人员参加专业培训，提升业务能力。

*对档案管理工作中出现的重大问题进行决策和处理。

（二）人力资源部门的核心管理职责

人力资源部门是人事档案管理的职能部门，承担着具体的组织、协调和实施责任。其核心职责包括：

*档案建立与接收：负责新员工档案的建立，包括入职材料的收集、审核、整理和归档；负责接收外部转入的员工档案，并进行严格审核。

*档案日常管理：负责档案材料的分类、排序、编目、装订、保管、库房管理等日常工作，确保档案存放有序、安全。

*材料收集与归档：及时收集员工在工作期间形成的各类应归档材料（如考核、奖惩、培训、任免、工资调整、职称评定等），并按规定进行审核、整理后归入档案。

*档案查阅与利用：严格按照档案查阅制度和审批流程，办理档案查阅手续，提供档案信息服务，确保档案利用的合规性。

*档案转递与交接：员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同、开除、退休等原因离开本单位时，负责及时、准确、安全地转递其人事档案；档案管理人员变动时，负责办理档案交接手续。

*档案保密与安全：严格执行档案保密规定，采取有效措施防止档案信息泄露、丢失、损毁。

*档案鉴定与销毁：按照国家有关规定，对已故人员档案和已超过保管期限且无保存价值的档案进行鉴定和销毁，销毁过程需严格履行审批手续并做好记录。

*制度执行与监督：监督检查档案管理规章制度的执行情况，对违反档案管理规定的行为进行制止和纠正。

（三）档案管理员的岗位职责

档案管理员是人事档案管理的直接操作者，其岗位职责的履行质量直接影响档案管理水平。具体职责包括：

*严格执行档案管理的各项规章制度，认真细致地做好档案的收集、整理、保管、统计、利用、转递等具体工作。

*确保档案材料的完整性、准确性和系统性，对接收和收集的材料进行认真核对，发现问题及时汇报并处理。

*熟练掌握档案管理业务知识和操作技能，妥善保管档案，防止档案霉变、虫蛀、鼠咬、火灾、失泄密等事故发生。

*严格遵守档案查阅纪律，对查阅者的身份和查阅事由进行核实，按规定办理查阅登记手续，不擅自扩大查阅范围，不泄露档案内容。

*负责档案库房的日常维护和管理，保持库房整洁、干燥、通风，符合档案保管条件。

*定期对档案进行清点核对，发现短缺或损坏情况及时报告并采取补救措施。

*做好档案管理工作的各项记录和统计报表。

（四）员工个人的权利与义务

员工个人作为档案材料的形成者和相关者，在档案管理中也享有相应的权利并承担一定的义务：

*权利：员工有权查阅本人档案中属于自己的个人信息部分（具体范围依规定）；对档案中记载不准确或不完整的信息，有权要求人力资源部门予以更正或补充（需提供相应证明材料）。

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