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文档管理分类编码及存档模板

一、适用范围与典型应用场景

行政部门：公司制度、会议纪要、公章使用记录等文件的分类存档；

项目管理部门：项目立项报告、进度计划、验收报告等全周期资料归集；

法务部门：合同协议、法律函件、纠纷处理材料等风险控制文档管理；

人力资源部门：员工档案、培训记录、劳动合同等人事资料整理；

财务部门：报销单据、财务报表、审计报告等合规性文件存档。

二、标准化操作流程及步骤详解

（一）第一步：搭建文档分类体系

根据组织业务特点，建立多级分类保证分类逻辑清晰、覆盖全面。建议采用“一级分类+二级分类+三级分类”的层级结构，示例：

一级分类：按部门或业务领域划分（如“行政管理”“项目管理”“法务管理”“人力资源管理”“财务管理”）；

二级分类：按文档类型划分（如“行政管理”下设“制度文件”“会议资料”“证照资质”）；

三级分类：按具体用途或内容划分（如“会议资料”下设“周例会纪要”“月度总结会”“专题研讨会”）。

操作要点：分类体系需经各部门负责人确认，保证符合实际工作需求，避免频繁调整。

（二）第二步：制定文章样式规则

编码是文档的唯一标识，需遵循“唯一性、可扩展性、易识别”原则，建议结构为：[一级分类码]-[二级分类码]-[年份码]-[流水码]，各部分规则

一级分类码：用2位大写字母表示（如“GL”代表“行政管理”，“XM”代表“项目管理”）；

二级分类码：用2位数字表示（如“01”代表“制度文件”，“02”代表“会议资料”）；

年份码：用4位数字表示文档创建年份（如“2024”）；

流水码：用3位数字表示，从“001”开始递增，每年重置（如“GL-01-2024-001”）。

操作要点：编码规则需形成书面文件，全员培训后执行，保证新文档时准确应用。

（三）第三步：文档信息录入与标签化

在文档归档前，需填写《文档信息登记表》（见模板表格），记录核心元数据，便于后续检索。录入内容包括：文档编号、名称、分类编码、密级（如“公开”“内部秘密”“机密”）、责任人、创建日期、存档位置（物理柜号/电子路径）、关联项目/编号等。

操作要点：电子文档需同时命名与编码一致（如“GL-01-2024-001_公司考勤管理制度.docx”），并在文件属性中填写编码信息；纸质文档需在首页右上角标注编码。

（四）第四步：存档与编号关联

根据文档类型选择存档方式，并建立“编码-物理位置/电子路径”的对应关系：

纸质文档：打印编码标签，粘贴于文件首页右上角，放入统一规格档案盒，盒面标注编码范围及负责人，存入指定文件柜（如“A区-3柜-GL-01-2024”）；

电子文档：按分类编码创建文件夹层级（如“GL/01制度文件/2024/”），将文件存入对应文件夹，同时在文档管理系统（如OA、SharePoint）中录入编码及元数据，唯一检索。

操作要点：存档后需在《文档台账》中登记，保证编码与存档位置一一对应，避免混淆。

（五）第五步：定期维护与更新

月度检查：各部门文档管理员核对本月新增文档的编码及存档情况，保证无遗漏、无重复；

季度盘点：档案管理部门抽查各部门存档文档，重点检查编码规范性、密级匹配度及存储环境（如纸质文档防潮、防虫，电子文档备份有效性）；

年度优化：结合业务变化，评估分类体系及编码规则的适用性，如需调整需发布新版规则并组织培训，旧文章样式可保留“历史标记”（如“GL-01-2023-旧”），保证追溯连续性。

三、模板表格及填写规范

文档信息登记表

文档编号

文档名称

分类编码

密级

责任人

创建日期

存档位置（物理/电子）

关联项目/编号

备注

GL-01-2024-001

公司考勤管理制度（2024版）

GL-01-2024

内部秘密

*经理

2024-01-15

A区-3柜-01层

-

替代2023版

XM-03-2024-025

星光项目可行性研究报告

XM-03-2024

公开

*助理

2024-03-20

电子盘/项目管理/XM/03/

星光项目-001

初稿

HR-05-2024-046

员工劳动合同模板（新）

HR-05-2024

内部秘密

*主管

2024-02-08

电子盘/人力资源/HR/05/

-

2024年启用

填写规范：

文档编号：严格按照编码规则填写，不得跳号或重复；

文档名称：需完整反映文档内容，避免简称（如“考勤制度”需写明“公司考勤管理制度”）；

密级：根据信息敏感度选择，涉密文档需额外标注“保密期限”；

存档位置：物理存档需记录柜号、层位；电子存档需记录服务器路径或系统编号；

关联项目：如有对应项目编号，需填写以便关联查询。

文档台账（年度汇总示例）

年度

一级分类

二级分类

文档总数

新增文档数

归档完成率

责任部门

2024

GL

01

25

8

100%

行政部

2024

XM

03

42