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采购部标准化审批流程工具

一、适用工作情境

本工具适用于采购部各类采购业务的标准化审批管理，涵盖以下典型场景：

日常物资采购：办公耗材、生产辅料等常规物资的申购与审批；

固定资产采购：设备、仪器等单价较高或使用周期长的资产购置；

服务类采购：咨询、维修、外包服务等非物资类采购需求；

紧急采购：因突发情况需快速响应的临时采购（需额外标注紧急原因）；

战略供应商合作：长期合作框架内的批量采购或合同续签审批。

二、分步骤操作指南

第一步：需求发起与单据填写

责任人：需求部门经办人（如行政专员、生产主管等）

操作说明：

登录采购管理系统或填写《采购申请单》（需用黑色签字笔或电子版填写，保证信息清晰）；

明确采购需求：详细填写物资/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、用途说明及希望到货日期；

附件准备：根据采购类型附上相关证明材料（如固定资产需附《设备配置需求表》，服务类需附《服务需求说明书》），若为3家以上比价采购，需附《供应商报价对比表》。

输出物：《采购申请单》及附件材料（电子版+纸质版各1份）。

第二步：部门负责人初审

责任人：需求部门负责人（如行政部经理、生产部主管）

操作说明：

审核采购需求的合理性：确认物资/服务是否符合部门工作计划，数量、规格是否必要；

审核预算匹配度：对照部门年度预算，判断采购金额是否超支，若超预算需在《采购申请单》上注明“建议调整预算”或“申请追加预算”；

签署意见：在“部门负责人审批”栏签字确认（电子审批需输入工号密码），并注明初审通过/驳回理由。

关键动作：驳回时需明确原因（如“规格不符需求”“预算不足”），退回需求部门重新提交。

第三步：采购部复核与供应商对接

责任人：采购部专员（如采购主管*工）

操作说明：

接收初审通过的《采购申请单》，检查材料完整性（缺附件或信息不全需退回补充）；

市场调研：根据采购类型开展供应商筛选（常规物资优先选择合格供应商库内企业，固定资产需组织技术部门共同评估）；

比价议价：若单次采购金额≥5000元，需获取至少3家供应商的书面报价（或系统比价记录），形成《供应商报价对比表》；

拟定采购方案：填写《采购申请单》中“采购部意见”栏，明确推荐供应商、最终报价、预计交货期，并提交财务部复核。

输出物：《供应商报价对比表》（若有）、《采购申请单》（采购部填写版）。

第四步：财务部预算与合规性审核

责任人：财务部专员（如财务主管*会计）

操作说明：

预算审核：核对采购金额是否在部门预算额度内，检查预算科目使用是否正确（如“办公费”“设备购置费”等）；

合规性审核：确认采购流程是否符合公司制度（如是否需公开招标、是否签订合同）；

付款方式审核：根据供应商要求及公司财务制度，明确付款节点（如“货到付款”“分期付款”）；

签署意见：在“财务部审核”栏签字，注明“预算通过”“建议调整付款方式”或“预算不通过”。

特殊情况：若预算不足，需协同需求部门、采购部调整采购方案（如降低规格、分批采购）。

第五步：分级领导审批

责任人：分管领导/总经理（根据采购金额分级审批）

审批权限划分：

金额＜5000元：采购部分管领导*总审批；

5000元≤金额＜20000元：分管副总*总审批；

金额≥20000元：总经理*总审批。

操作说明：

审批人重点审核采购必要性、性价比及合规性；

在“领导审批”栏签署意见（电子审批需留存审批记录），明确“同意采购”“暂缓执行”或“否决”；

若“暂缓执行”或“否决”，需注明原因（如“非紧急需求”“价格偏高”）。

第六步：采购执行与结果反馈

责任人：采购部专员

操作说明：

接到最终审批通过结果后，2个工作日内与供应商签订采购合同（金额≥10000元需签订书面合同）；

下达采购订单：明确物资/服务规格、数量、交货时间、验收标准及违约条款；

跟踪进度：定期与供应商沟通交货状态，保证按时交付；

验收反馈：物资到货后，组织需求部门、质检部门共同验收，填写《采购验收单》，反馈验收结果至财务部（作为付款依据）。

第七步：单据归档

责任人：采购部档案管理员

操作说明：

整理审批全流程单据：《采购申请单》《供应商报价对比表》《采购合同》《验收单》等；

按采购编号+日期顺序归档（电子版存入采购管理系统，纸质版装入档案袋）；

保存期限：常规采购单据保存3年，固定资产采购单据保存5年以上。

三、标准化审批表模板

采购申请单

申请编号

采购部门

申请人

联系方式

申请日期

采购基本信息

采购类别

□日常物资□固定资产□服务类□紧急采购

物资/服务名称

规格型号

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

预算科目

希望到货日期

用途说明

供应商信息

推荐供应商名称

联系人

联系方式

报价（元）

交货期

付款方式

附件清单

□需求说明书□报价对比表□技术参数表□其他：_____