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文秘岗位公文写作规范与模板大全

作为文秘工作的核心技能之一，公文写作的规范性与专业性直接关系到信息传递的准确性、工作推进的效率乃至单位的形象。本文旨在系统梳理文秘岗位公文写作的基本规范，并提供常用文种的实用模板，以期为各位同仁提供一份既有理论指导又具实操价值的参考。

一、公文写作的基本规范

公文，即公务文书，是党政机关、企事业单位、社会团体在处理公务时所使用的具有特定效力和规范体式的文书。其写作需遵循以下核心原则与规范：

（一）公文写作的基本原则

1.准确规范原则：这是公文写作的生命线。内容必须真实准确，符合党和国家的方针政策、法律法规，符合客观实际情况。用词造句必须精准，避免歧义。格式必须严格遵循国家相关标准，如《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》。

2.简明扼要原则：公文旨在解决实际问题，应力求言简意赅，直奔主题。避免空话、套话、废话，用最精炼的语言表达最核心的意思，便于阅读和执行。

3.庄重得体原则：公文具有法定的权威性和严肃性，其语言风格应庄重、平实、得体，符合发文机关的身份和行文目的。避免使用口语化、随意化或过于文学化的表达。

4.实事求是原则：公文内容必须基于客观事实，反映真实情况，提出的措施和办法应切实可行。

5.时效原则：公文的制发和处理都有明确的时间要求，必须及时高效，以适应公务活动的需要。

（二）公文的格式规范

公文格式是公文严肃性和规范性的重要体现，必须严格遵守。一份标准的公文通常包括以下要素：

1.版头部分：

*份号：涉密公文应当标注份号。

*密级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标注密级和保密期限。

*紧急程度：紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

*发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

*发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

*签发人：上行文应当标注签发人姓名。

2.主体部分：

*标题：应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

*主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

*正文：公文的主体，用来表述公文的内容。一般结构为：开头（说明发文缘由、依据或目的）、主体（阐述具体事项、要求或意见）、结尾（提出希望、要求或执行说明）。

*附件说明：公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

*发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。

*成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

*印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

*附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

*附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。

3.版记部分：

*抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

*印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。

*页码：公文页数顺序号。

（三）公文写作的语言要求

1.准确：用词精准，避免歧义。概念明确，判断恰当，推理合乎逻辑。

2.简明：文字精炼，言简意赅。避免不必要的重复和冗余修饰。

3.庄重：用语严肃、正式，体现公文的权威性和严肃性。避免使用口语、俚语、网络用语。

4.平实：语言朴实无华，通俗易懂，直接表达内容，不追求华丽辞藻。

5.规范：使用规范化的书面语，正确使用标点符号、数字、计量单位等。

（四）公文写作的一般流程

1.明确行文目的和要求：清楚为何发文，发给谁，要解决什么问题，达到什么效果。

2.收集和整理材料：围绕行文目的，收集相关政策依据、事实数据、背景资料等。

3.拟定写作提纲：梳理公文的结构层次、主要内容和逻辑关系。

4.起草初稿：按照提纲和公文格式要求进行撰写。

5.审核修改：这是确保公文质量的关键环节。需从内容（是否准确、完整）、格式（是否规范）、语言（是否得体、流畅）、逻辑（是否清晰）等方面进行反复推敲和修改。必要时需进行会签。

6.签发印制：经审核无误后，按规定程序报请负责人签发，然后进行印制和分发。

二、常用公文模板示例

以下为文秘岗位日常工作中高频使用的几种公文模板，请注意，模板中的“XXX”部分需根据实际情况替换，方括号“[]”内为提示性内容，实际行文时应删除。

（一）通知

通知是适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或