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公司印章使用管理办法

一、总则

为规范公司印章的使用与管理，维护公司的合法权益，确保印章使用的安全性、严肃性和有效性，结合公司实际情况，特制定本办法。本办法所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章及其他部门专用章等具有法律效力的印章。

二、印章的刻制

1.刻制申请

各部门因工作需要刻制印章时，需填写《印章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、用途、样式等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。行政部门应对申请的必要性和合理性进行审查，对于不必要或不符合规定的申请予以驳回。

2.审批流程

《印章刻制申请表》经行政部门审核通过后，报公司分管领导审批。分管领导根据公司的整体情况和业务需求，对刻制申请进行全面评估，做出批准或不批准的决定。对于涉及重要业务或具有较大影响力的印章刻制申请，还需报公司总经理审批。

3.刻制单位选择

经批准刻制的印章，由行政部门负责选择具有合法资质的刻制单位进行刻制。行政部门应与刻制单位签订刻制合同，明确双方的权利和义务，确保刻制的印章符合国家相关规定和公司要求。在刻制过程中，行政部门应加强监督，确保印章的质量和安全性。

4.印章备案

新刻制的印章在启用前，行政部门应到公安机关进行备案，并将备案证明存档。同时，行政部门应建立印章档案，记录印章的刻制时间、刻制单位、备案情况等信息，以便日后查询和管理。

三、印章的保管

1.保管责任人

公司各类印章应明确专人保管，保管责任人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章使用管理办法。公司公章、法定代表人章由行政部门负责人或其指定专人保管；合同专用章由法务部门负责人或其指定专人保管；财务专用章、发票专用章由财务部门负责人或其指定专人保管；其他部门专用章由各部门负责人或其指定专人保管。

2.保管要求

印章应存放在专用的保险柜或安全的保管箱内，确保印章的安全。保管责任人应定期检查印章的保管情况，如发现异常应及时报告。同时，保管责任人不得擅自将印章带出公司，如因工作需要确需带出公司的，应按照印章使用审批流程办理相关手续，并采取必要的安全措施。

3.交接管理

印章保管责任人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接登记表》，详细记录印章的名称、数量、交接时间、交接双方等信息。交接过程应由部门负责人或其他相关人员进行监交，确保印章交接的安全和准确。交接完成后，交接双方和监交人应在《印章交接登记表》上签字确认。

四、印章的使用

1.使用范围

公司公章适用于以公司名义发出的各类文件、报告、证明等；法定代表人章主要用于需要法定代表人签字的文件、合同等；合同专用章用于公司签订的各类合同；财务专用章用于财务收支、银行结算等财务业务；发票专用章用于开具发票；其他部门专用章用于各部门内部业务和对外联系。

2.使用流程

（1）申请

使用印章前，申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印的文件名称、用印理由、用印数量等信息，并经部门负责人签字确认。对于涉及重大事项或金额较大的用印申请，还需报公司分管领导或总经理审批。

（2）审批

《印章使用申请表》经部门负责人签字后，报印章保管部门进行审批。印章保管部门应对用印申请的合法性、真实性和必要性进行审查，对于不符合规定的申请予以驳回。对于涉及重要业务或具有较大影响力的用印申请，印章保管部门应组织相关人员进行会审，确保用印的安全和合理。

（3）用印

经审批同意后，申请人持《印章使用申请表》到印章保管责任人处用印。印章保管责任人应严格按照《印章使用申请表》上的内容进行用印，不得擅自扩大用印范围或用印数量。用印时，印章保管责任人应在用印文件上加盖清晰、完整的印章，并留存用印文件的复印件或扫描件，与《印章使用申请表》一并存档。

3.特殊情况处理

如遇紧急情况需要立即使用印章，无法及时办理审批手续的，申请人应先通过电话或其他方式向印章保管部门负责人和相关审批领导报告，经同意后可先行用印。但事后申请人应及时补办审批手续，并将相关情况说明一并存档。

五、合同类文件用印的特殊规定

1.合同审核

对于签订的各类合同，在加盖合同专用章前，法务部门应对合同的条款进行严格审核，确保合同的合法性、有效性和公平性。审核内容包括合同的主体资格、合同条款、违约责任等方面。法务部门应出具审核意见，对于不符合要求的合同，应要求合同起草部门进行修改，直至符合要求为止。

2.授权代表

公司签订合同应由法定代表人或其授权代表签字。授权代表应具备相应的授权委托书，明确授权范围和期限。在签订合同时，授权代表应在合同上签字，并加盖合同专用章。

3.合同存档

合同签订后，法务部门应将合同原件存档，并建立合同台账，记录合同的签订时间、合同名称、合同对方、合同金额等信息。同时，法务部门应定期对合同的履行情况进行跟踪和监督