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会议策划与执行全流程操作指南模板

一、适用范围与场景

二、全流程操作步骤详解

会议策划与执行分为前期策划、中期准备、现场执行、后期总结四个阶段，每个阶段包含具体操作步骤及关键输出成果。

（一）前期策划阶段：明确目标与框架

目标：确定会议核心目标、范围及初步方案，为后续执行提供方向。

明确会议核心目标

操作内容：与需求方（如公司领导、部门负责人）充分沟通，确定会议类型（决策型/沟通型/培训型/展示型）、核心目标（如传达战略、解决问题、促进合作、提升技能）及预期成果（如输出决议、达成合作意向、培训覆盖率100%）。

负责人：项目负责人*经理

输出成果：《会议目标确认书》（明确目标、成果衡量标准、需求方签字确认）

确定会议基本信息

操作内容：初步拟定会议时间（避开节假日、重要业务节点）、时长（根据议程复杂度确定，如小型会议2-3小时，大型会议半天至1天）、地点（优先选择交通便利、设施完善的场地，需预留线上参会通道）、参会规模（核心人员、列席人员、嘉宾人数）及预算范围（根据公司会议管理规定设定）。

负责人：项目负责人*经理

输出成果：《会议基本信息表》（含时间、地点、规模、预算框架等）

制定初步会议方案

操作内容：基于目标，明确会议形式（线下/线上/混合式）、核心议题（按优先级排序，如“Q3业绩复盘”“新产品发布方案研讨”）、初步议程框架（开场、议题讨论、总结、闭会环节）及嘉宾邀请方向（如需外部嘉宾，明确身份、专业领域）。

负责人：策划组*主管

输出成果：《初步会议方案》（含形式、议题、议程框架、嘉宾建议）

预算编制与审批

操作内容：根据初步方案，细化预算项目（场地费、物料费、餐饮费、嘉宾费、交通住宿费、技术支持费等），预估各项目金额，编制《会议预算明细表》，提交需求方审批。

负责人：财务对接人*专员

输出成果：《会议预算审批表》（含预算明细、审批签字）

（二）中期准备阶段：细化执行与落地

目标：完成会议物料、场地、人员等资源的筹备，保证方案可落地。

场地预订与布置确认

操作内容：根据预算和参会规模，联系2-3家备选场地，对比设施（投影、音响、网络、座位容量）、服务（签到、茶歇、安保）、价格后确定最终场地；提前1个月签订合同，明确场地使用时间、设备清单、违约责任；会议前3天实地确认场地布置方案（如主舞台背景板、桌型摆放、签到区设计），与场地方沟通搭建细节。

负责人：后勤组*专员

输出成果：《场地租赁合同》《场地布置确认单》

物料设计与制作

操作内容：根据会议主题和议程，设计制作会议物料：

宣传类：会议邀请函（电子/纸质）、议程手册、签到海报、易拉宝；

工具类：会议资料册（含议程、演讲PPT、参会名单、笔记本、笔）、名牌、桌牌；

礼品类：嘉宾伴手礼（根据会议性质定制，如文化用品、品牌周边）。

负责人：设计组*专员

输出成果：物料设计稿（确认版）、物料清单（含名称、规格、数量、制作方、领取时间）

议程细化与嘉宾邀请

操作内容：

议程细化：与各环节负责人（如主讲嘉宾、主持人）确认具体发言时间、内容要点、所需设备（如翻页笔、激光笔），形成《最终议程表》（精确到分钟）；

嘉宾邀请：向内部嘉宾（如公司领导、部门负责人）发送会议通知，确认参会时间；向外部嘉宾发送正式邀请函（含会议主题、时间、地点、议程、交通指引），跟进嘉宾行程，确认演讲PPT是否需提前审核。

负责人：议程组*主管

输出成果：《最终议程表》《嘉宾确认表》（含嘉宾信息、行程、需求）

参会人员通知与报名管理

操作内容：向目标参会人员发送会议通知（含会议主题、时间、地点、议程、报名方式、注意事项）；通过线上工具（如问卷星、企业）收集报名信息（姓名、部门、职务、联系方式、特殊需求，如dietaryrestriction）；报名截止后整理《参会人员名单》，同步给签到组、后勤组。

负责人：联络组*专员

输出成果：《会议通知》《参会人员名单》（含分组信息）

技术支持与设备调试

操作内容：确认会议所需技术设备（投影仪、麦克风、音响、同声传译设备、直播推流设备、线上会议平台），提前2天完成设备调试；准备备用设备（如备用麦克风、移动电源），安排技术人员全程在场支持。

负责人：技术组*工程师

输出成果：《技术设备清单》《应急预案》（含设备故障应对措施）

餐饮与住宿安排（如需）

操作内容：根据参会人员人数、dietary需求，与餐饮方确认菜单（如午餐为自助餐，含素食、gluten-free选项），明确上菜时间；为外地嘉宾预订酒店（优先选择会议场地附近酒店），确认入住/退房时间，提前发送酒店地址及交通指引。

负责人：后勤组*专员

输出成果：《餐饮确认单》《酒店预订清单》

（三）现场执行阶段：流程把控与体验优化

目标：保证会议按计划进行，保障参会人员体验，及时处理突发情况。

签到与接待

操作内容：