多场景适应性采购申请标准化模板.docVIP

多场景适应性采购申请标准化模板说明

一、采购需求适用场景与类型

日常办公物资采购：包括文具耗材（纸张、墨盒）、办公设备配件（键盘、鼠标）、清洁用品等常规办公需求。

项目专项采购：为特定项目采购的设备、材料或服务，如研发项目所需的实验器材、市场推广活动的物料制作等。

固定资产采购：单价较高、使用周期长的资产，如电脑、打印机、办公家具、生产设备等。

紧急临时采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）导致的急需物资采购，需明确紧急原因及需求时效。

服务类采购：包括外包服务（如保洁、IT运维）、咨询服务（如法律、财务）、培训服务等非物资类需求。

二、标准化操作流程与步骤

步骤1：需求发起与确认

申请人根据实际工作需求，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途等核心信息。

与部门负责人沟通确认采购必要性与合理性，保证需求符合部门工作计划及公司预算要求。

步骤2：填写采购申请表

登录公司采购管理系统或标准化模板，逐项填写采购申请信息（详见“采购申请表模板”），保证内容真实、完整、准确。

对于技术参数复杂的采购（如设备、软件），需附技术规格说明书或需求说明作为附件。

步骤3：提交审批流程

根据采购金额及类型，通过系统或纸质流程提交至对应审批人：

部门负责人：审批需求的合理性及部门预算匹配度；

采购部：审核采购需求是否符合公司采购政策、是否属于集中采购目录，以及市场调研情况；

财务部：审核预算金额、资金来源及付款方式合规性；

分管领导/总经理：根据金额权限最终审批（如单次采购超5万元需总经理审批）。

步骤4：采购执行与跟进

审批通过后，采购部根据需求类型启动采购：

集中采购物资：从合格供应商名录中选择供应商，进行询价或招标；

零星采购：比价后确定供应商，保证价格公允；

紧急采购：可简化流程，但需事后补录审批手续。

申请人配合采购部提供必要信息（如技术对接、交付时间要求），跟踪采购进度。

步骤5：验收与确认

物资送达或服务完成后，申请人与部门负责人共同验收：

核对物资名称、规格、数量、质量是否与申请一致；

服务类采购需确认服务内容、成果物是否符合约定标准。

验收合格后，在系统中确认收货，财务部根据验收单及发票办理付款。

步骤6：归档与反馈

采购部将采购申请表、审批记录、合同、验收单等资料整理归档；

申请人可对采购效率、供应商服务质量向采购部提出反馈，持续优化流程。

三、采购申请表模板

[公司名称]采购申请表

基本信息

申请编号

（系统自动）

申请日期

年月日

申请部门

申请人

（姓名）

联系方式

（内部分机/企业）

采购用途

（如：日常办公/项目研发/设备维护等，需注明具体使用场景）

采购预算信息

预算金额（元）

大写：

资金来源

□部门预算□项目预算□其他（请注明）

是否含税

□是□否（如含税，需注明税率）

采购明细

序号

商品/服务名称

规格型号/服务内容

单位

数量

单价（元）

预算金额（元）

备注（如技术参数、交付时间）

1

2

…

（可根据实际数量增行）

供应商信息

首选供应商

（如无特定供应商可填“无”）

备选供应商

（至少1家，用于比价或紧急采购）

供应商资质要求

□一般纳税人□ISO认证□行业资质（如医疗器械经营许可证等）

审批意见

部门负责人

签字：日期：年月日

采购部

签字：日期：年月日（审核意见：□同意□驳回□需补充材料）

财务部

签字：日期：年月日（审核意见：□同意□预算不足□付款方式不符）

分管领导/总经理

签字：日期：年月日

备注|（如紧急采购原因、特殊需求说明等）|

四、使用要点与注意事项

填写规范性

商品/服务名称需具体明确（如“A4复印纸”而非“纸张”），规格型号、技术参数等需清晰可识别，避免模糊描述（如“质量好”“功能稳定”）。

数量、单价、预算金额需准确计算，小数点后保留两位，总预算需与明细累计一致。

审批时限要求

常规采购申请需提前3个工作日提交，保证各审批环节有充足时间；

紧急采购需在申请表中注明“紧急”及原因（如“设备故障影响生产，需24小时内到货”），审批流程可同步进行，但事后需补书面说明。

预算与合规控制

采购金额不得超过部门预算，超预算需提交《预算调整申请表》并附说明，经财务部及分管领导审批后方可提交；

严禁拆分采购金额规避审批流程（如将5万元采购拆为3笔2万元）。

供应商选择原则

优先从公司《合格供应商名录》中选择，新供应商需提交资质文件（营业执照、相关许可证等）由采购部审核备案；

单次采购金额超2万元，需至少提供2家供应商报价，比价后选择性价比最优方案。

变更与撤销处理

采购申请审批通过后，需求信息（如名称、数量、规格）需变更时，应提交《采购变更申请》并重新走审批流程；

若需撤销申请，需在采购执行前通知采