会议管理会议议程及决议执行表.docVIP

会议管理会议议程及决议执行表工具说明

一、适用场景说明

本工具适用于各类需要规范流程、保证决策落地的工作场景，包括但不限于：企业内部战略研讨会、项目进度协调会、跨部门任务对接会、月度/季度工作总结会、专项问题攻坚会等。当会议需要明确议题优先级、控制时间节点、跟进决议执行情况时，通过该工具可有效提升会议效率，避免议而不决、决而不行的问题，尤其适合需要多人协作、责任分工明确的团队会议场景。

二、工具使用步骤

1.会前准备：明确会议目标与基础信息

梳理会议核心目的：根据会议类型（如决策型、沟通型、执行型），明确本次会议需解决的核心问题（如确定项目方案、明确部门分工、复盘工作成果等），避免议题发散。

确定参会人员与基础信息：明确主持人（需具备控场能力）、记录人（负责详细记录关键内容），列出必须参会的人员（决策者、执行负责人）及可列席人员（提供信息支持者），同时确认会议时间、地点（或线上会议）。

编制议程初稿：根据会议目的，列出需讨论的议题，按重要性排序（优先处理紧急且重要的事项），明确每个议题的负责人（汇报人）、预计讨论时长，并标注是否需要提前准备材料（如数据报告、方案草案）。

2.会前沟通：提前分发议程并收集反馈

提前3-5个工作日分发议程：将议程初稿通过内部沟通工具（如企业钉钉）发送给所有参会人员，附上会议目标及需提前阅读的材料清单，保证参会人员有充足时间准备。

收集反馈并优化议程：要求参会人员反馈对议程的意见（如议题增减、时长调整、材料补充），主持人汇总反馈后，在会前1天确定最终版议程，再次同步给所有人员，保证大家对会议流程达成共识。

3.会中执行：严格按议程推进并记录决议

开场确认（5分钟内）：主持人简要重申会议目标、议程及时长规则，提醒参会人员聚焦议题、控制发言时间，记录人确认参会人员到齐情况及请假人员（如需）。

逐项讨论议题：按议程顺序逐项讨论，每个议题由负责人汇报（内容需简洁，重点突出背景、现状、需决策/支持的事项），主持人引导讨论方向，避免偏离主题；对关键问题（如方案选择、资源分配）需当场明确结论，记录人详细记录“决议事项”“具体行动”“责任人”“完成时限”四要素。

控制会议节奏：主持人需密切关注每个议题的讨论时长，对超时议题及时提醒（可约定“每人发言不超过3分钟”等规则），保证所有议题按计划完成。

4.会后整理：形成决议执行清单并分发

24小时内整理会议纪要：记录人根据会中记录，整理出会议纪要，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人）、各议题讨论摘要（重点记录不同意见及最终结论）、决议执行清单（含决议编号、事项描述、责任部门/人、完成时限、所需支持）。

审批与分发纪要：会议纪要需经主持人审核确认后，在1个工作日内发送给所有参会人员及决议相关执行人，抄送部门负责人（如需），并同步至共享文档平台（如企业网盘、项目管理工具），保证信息可追溯。

5.执行跟踪：动态监控决议落地情况

建立决议执行跟踪表：以会议纪要中的决议执行清单为基础，创建“决议执行跟踪表”，明确每个决议的“当前状态”（如“进行中”“已完成”“延期”“受阻”）、“实际完成时间”“阶段性进展”“遇到的问题及需协调的资源”。

定期跟进与反馈：责任人需按约定时限更新执行进展（如每周五下班前提交进度更新），主持人或指定协调人每周/每两周对未完成决议进行复盘，分析延期原因（如资源不足、跨部门协作不畅），并推动问题解决；对已完成决议，由责任人提交成果证明（如报告、交付物），由记录人归档。

三、模板表格示例

表1：会议议程表（模板）

会议名称

会议时间

会议地点/

主持人

记录人

例：项目Q3启动会

2023-07-1014:00

3楼会议室A/腾讯会议

*经理

*助理

参会人员

必参会：总监、主管、专员；列席：顾问

会议目标

明确Q3项目目标、分解任务、分配资源、确定关键节点

序号

议题名称

内容概述

负责人

预计时长

备注（需提前准备材料）

1

Q3项目目标及KPI确认

对接公司战略，明确Q3项目核心目标及考核指标

*总监

30分钟

《公司Q3战略规划》

2

项目任务分解与分工

按目标拆解任务，明确各部门/人员职责

*主管

45分钟

《Q3项目初步分解表》

3

资源需求与协调方案

人力、预算、技术支持需求及跨部门协调机制

*专员

30分钟

《现有资源清单》

4

关键节点与风险预案

确定项目里程碑时间，识别潜在风险及应对措施

*顾问

15分钟

-

表2：决议执行跟踪表（模板）

决议编号

决议事项描述

责任部门/人

完成时限

当前状态

实际完成时间

阶段性进展/成果

遇到的问题及需协调支持

检查人完成《Q3项目任务分解表》终稿，明确各任务负责人及交付标准

项目部/*主管

2023-07-15

进行中

-

已完成80%，待确认测试资源分配细