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商务合同审批流程通用模板

一、适用范围与场景

二、审批流程详解

（一）合同发起与材料准备

发起人：业务部门经办人（如采购专员、销售经理、项目主管等）。

操作内容：

根据合作需求，起草合同文本，明确合同主体（甲乙双方名称、统一社会信用代码）、标的（货物/服务名称、规格型号、数量）、价款（金额、支付方式、税率）、履行期限（交货/服务时间、地点）、违约责任、争议解决方式等核心条款。

收集并整理附件材料，包括但不限于：合作方资质文件（营业执照复印件、相关行业许可证）、需求说明（如采购订单、技术规格书）、过往合作记录（如有）、对方报价单或方案书等。

填写《合同审批表》（见第三部分），注明合同基本信息、审批需求（如重点审核条款、特殊要求）及附件清单。

注意事项：合同文本需语言规范、表述准确，避免歧义；附件材料需真实、完整，保证与合同内容一致。

（二）部门初审

审核人：业务部门负责人（如采购部经理、销售部总监）。

审核重点：

合同内容是否符合业务需求，标的、价款、履行期限等是否与前期沟通一致；

合作方资质是否满足合作要求（如行业准入、经营状况）；

业务条款是否合理（如交货周期、服务标准是否可达成）；

风险初步评估（如对方履约能力、市场波动对合同的影响）。

操作要求：

审核通过后，在《合同审批表》“部门审核”栏签署意见并签字，流转至下一环节；

审核不通过，退回业务部门修改，并注明修改意见，重新发起流程。

时限：1个工作日内完成。

（三）法务审核

审核人：法务部门专员/负责人（企业无法务岗位的，可由外部律师或指定法务代为审核）。

审核重点：

合同主体是否合法（如企业是否存续、经营范围是否涵盖合同内容）；

合同条款是否合法合规（是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，是否存在无效条款）；

权责是否对等（如双方权利义务、违约责任是否平衡）；

知识产权、保密条款、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地）等特殊条款是否明确；

潜在法律风险提示（如不可抗力条款、合同解除条件等）。

操作要求：

审核通过后，在《合同审批表》“法务审核”栏签署意见并签字，流转至财务部门；

审核不通过，出具《法务审核意见书》，列明具体问题及修改建议，退回业务部门调整后重新提交。

时限：2个工作日内完成（复杂合同可延长至3个工作日）。

（四）财务审核

审核人：财务部门经理/主管会计。

审核重点：

价款及支付方式是否合理（如价格是否符合市场公允价值、支付节点与履约进度是否匹配）；

税费承担方式是否明确（如增值税、印花税等由哪方缴纳）；

资金安排是否影响企业现金流（如大额合同付款是否超出预算）；

对方收款账户信息是否准确（需核对账户名称、账号、开户行）。

操作要求：

审核通过后，在《合同审批表》“财务审核”栏签署意见并签字，流转至领导审批；

审核不通过，退回业务部门修改财务相关条款（如调整支付方式、价格等）。

时限：1个工作日内完成。

（五）领导审批

审批人：根据合同金额及重要性，由企业法定代表人、总经理或分管副总审批（具体权限划分需根据企业制度确定，例如：10万元以下由部门负责人审批，10万-50万元由分管副总审批，50万元以上由总经理审批）。

审批重点：

合同是否符合企业战略规划及年度经营目标；

合同风险是否在企业可承受范围内；

重大决策是否履行必要程序（如需提交董事会审议的，需提前完成）。

操作要求：

审批通过后，在《合同审批表》“领导审批”栏签署意见并签字，确认审批完成；

审批不通过，注明原因，流程终止或退回重新协商。

时限：2个工作日内完成（重大合同可延长至3个工作日）。

（六）用印与合同签署

执行人：行政部/综合管理部专员（负责用印管理）。

操作内容：

业务部门凭已审批完成的《合同审批表》及最终版合同文本，到行政部申请用印；

行政部核对审批流程完整性、合同文本与审批表一致性，确认无误后加盖企业公章（或合同专用章）；

用印后，合同文本正本至少一式两份（甲乙双方各执一份），副本根据需要留存（如财务、业务部门归档）；

业务部门负责将合同正本送达对方，并取得对方签字盖章的回执，及时反馈至行政部及相关部门。

注意事项：严禁在未完成审批流程的合同文本上用印；用印需登记《用印登记表》，记录用印日期、合同名称、份数、经办人等信息。

（七）合同归档

执行人：行政部/档案管理部门专员。

操作内容：

收集合同正本、审批表、附件材料、对方回执等全套资料，按“一合同一档”原则整理；

编制合同归档目录，注明合同编号、名称、签订日期、对方主体、归档日期等信息；

将纸质合同存入档案柜，电子版合同录入企业档案管理系统，保证查询便捷、安全保管。

时限：合同签署完成后3个工作日内完成归档。

三、审批流程记录表

合同基本信息

合同编号

（企业自定义规则，如“HT-年份-部门代码-序号”，例：HT-2023-CG-00