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标准化产品说明书编写指南模板

一、适用范围与编写时机

本指南适用于企业内部各类硬件产品、软件系统、服务类产品的说明书编写工作，涵盖研发阶段的新品发布、产品迭代后的版本更新，以及面向客户交付时的标准化文档输出。当产品功能、结构、参数或操作流程发生变更时，均需依据本指南同步修订说明书，保证信息与产品状态一致。

二、标准化编写流程与关键步骤

（一）前期准备阶段

需求明确

与产品经理、研发团队确认产品核心功能、目标用户（如普通消费者、专业技术人员）、使用场景（如室内/户外、商用/家用），明确说明书的侧重点（如操作指引、功能详解、安全提示）。

示例：面向普通消费者的智能家居产品，需简化技术术语，突出“即插即用”功能；面向工程师的工业设备，需详细说明技术参数、接口定义及故障排查逻辑。

资料收集

整理产品研发文档、设计图纸、测试报告、规格参数表、用户调研反馈等资料，保证说明书内容有据可依。

核心资料清单：产品功能清单、硬件接口说明、软件操作流程图、安全测试认证文件（如CE、FCC认证）、常见问题（FAQ）集。

团队组建

明确编写团队分工：技术负责人（提供技术参数及功能逻辑）、文案专员（组织语言并优化可读性）、审核专家*（法务、安全、领域专家），保证内容准确、合规、易懂。

（二）内容框架搭建

依据产品类型，从以下核心模块中选择并排序，形成说明书目录（示例为硬件产品框架）：

封面（产品名称、型号、版本号、公司Logo、发布日期）

目录

产品概述（定位、核心功能、组成结构）

安全须知（禁止操作、警告提示、环保信息）

安装与配置（硬件组装、软件初始化、环境要求）

功能说明（分模块介绍功能特性及操作逻辑）

常见问题与故障排除（故障现象、原因分析、解决方法）

技术参数（物理尺寸、重量、功能指标、接口类型）

售后服务（保修政策、联系方式、渠道信息）

附录（术语解释、更新记录）

（三）各模块内容编写细则

产品概述

用1-2句话清晰定义产品价值，如“本产品是一款面向家庭用户的智能空气净化器，通过PM2.5实时监测与自动净化，提升室内空气质量”。

配产品结构图（标注关键部件名称，如“滤芯”“触摸屏”“电源接口”），避免纯文字描述。

安全须知

分级标注风险等级：

【警告】可能导致人身伤害或设备损坏的操作（如“请勿在潮湿环境中拆卸设备”）；

【注意】可能影响产品功能或数据安全的行为（如“首次使用前请保证电池电量充足”）；

【提示】优化使用体验的建议（如“建议每3个月清理一次滤网，以保证净化效率”）。

安装与配置

分步骤图文结合说明，步骤编号从1开始，每步不超过3行文字，配操作示意图（如“①拆开包装，取出主机；②将滤芯对准卡槽旋转固定”）。

明确环境要求：如“工作温度：0-40℃”“湿度：≤85%RH”“网络环境：2.4GHzWi-Fi”。

功能说明

按功能模块划分（如“基础功能”“智能功能”），每个功能点包含“功能名称+作用+操作方法”，示例：

自动净化：根据PM2.5浓度自动调节净化风速，无需手动干预。

操作：长按“power”键3秒开机，设备自动检测当前空气质量并启动净化。

故障排除

采用“现象-原因-解决”表格形式，示例：

故障现象

可能原因

解决方法

无法开机

电源未接通/电池电量耗尽

检查电源连接/更换电池

净化效果差

滤网饱和/环境PM2.5过高

更换滤网/关闭门窗后继续净化

技术参数

表格呈现核心参数，区分“基本参数”与“功能参数”，示例：

参数类别

项目

数值/说明

基本参数

产品型号

XJ-AP300

额定电压

220V~50Hz

功能参数

CADR值

300m3/h（颗粒物）

噪音

≤55dB（睡眠模式）

售后服务

明保证修期限：“整机保修1年，主要部件（如风机、主板）保修2年”；

提供标准化联系方式：“客服：400-X-（工作日9:00-18:00）”“官方公众号：[公司名称]服务”。

（四）审核与修订

内部审核

技术审核：由研发负责人*核对功能描述、技术参数与实际产品的一致性；

法务审核：检查安全提示、免责声明是否符合法律法规要求（如《产品质量法》《消费者权益保护法》）；

用户体验审核：邀请5-10名目标用户试读说明书，记录操作步骤是否清晰、术语是否易懂，修订后再次测试。

版本管理

每次修订需更新版本号（如V1.0→V1.1），并在附录“更新记录”中注明修订内容、修订人、修订日期，示例：

版本号

修订日期

修订内容

修订人

V1.0

2023-01-15

首次发布

文案专员*

V1.1

2023-03-20

更新滤网更换步骤说明

技术负责人*

（五）最终发布与归档

发布格式：优先提供PDF版本（防止格式错乱），同时可根据需求提供Word、HTML等格式；

归档要求：说明书终稿需至公司文档管理系统，命名规则为“产品名称_型号_版本号_