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企业会议管理制度流程手册

一、总则

（一）制定目的

为规范企业内部会议管理，提高会议效率与质量，保证会议议题聚焦、决策高效、执行到位，避免形式主义与资源浪费，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业各部门、各分支机构组织的各类内部会议，包括但不限于决策会议、工作例会、专题研讨会、项目推进会等。

（三）基本原则

必要性原则：无明确议题或未经审批的会议不得召开。

精简高效原则：控制会议数量与时长，聚焦核心议题，避免议而不决。

权责清晰原则：明确会议组织者、主持人、记录人及参会人员职责。

闭环管理原则：会议议题、决议、执行情况需全程记录并跟踪落实。

二、会议分类与组织规范

（一）会议类型及适用场景

会议类型

适用场景

组织部门

参会人员

决策类会议

企业战略规划、重大投资、重要制度审议、高层人事任免等

董事会办公室/总经理办公室

董事、监事、经营班子成员、相关部门负责人

执行类会议

部门月度/周工作计划、项目进度跟踪、任务分工部署等

各业务部门

部门负责人、项目组核心成员、相关协作部门接口人

沟通类会议

跨部门协作问题研讨、员工意见征集、专题工作交流等

牵头部门/人力资源部

相关部门代表、员工代表、议题涉及人员

培训类会议

新员工入职培训、业务技能提升、政策宣贯等

人力资源部/业务部门

培训讲师、参训人员（按培训范围确定）

（二）会议组织职责

组织部门：负责会议必要性评估、议题收集、议程拟定、通知发布、场地及设备安排、会议材料准备。

主持人：负责把控会议节奏、引导议题讨论、保证决议形成、控制会议时长。

记录人：负责实时记录会议要点、发言观点、决议事项及行动项（含负责人、完成时限），会后整理形成会议纪要。

参会人员：提前熟悉会议材料、准时参会、积极发言、落实分配的决议任务。

三、会议全流程操作说明

（一）会前筹备阶段

会议申请与审批

组织部门需提前填写《会议申请及审批表》（详见附件1），明确会议主题、类型、时间、地点、参会范围、核心议题及预期目标。

根据会议类型履行审批流程：

决策类会议：经总经理审批后报董事长最终审批；

执行类/沟通类会议：由部门负责人审批，涉及跨部门的报分管领导审批；

培训类会议：由人力资源部负责人*审批。

审批通过后，组织部门方可启动会议筹备工作。

会议通知发布

提前1-3个工作日发布会议通知（紧急会议除外），通过企业内部系统（如OA、钉钉）或邮件发送，通知内容需包含：

会议主题、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（线下会议室/线上会议）；

参会人员（含列席人员）、主持人、记录人；

会议议程及主要议题；

会议材料（如有需提前预习的资料，需附或附件）。

对需重点发言的人员，提前通知其准备发言提纲。

会议准备

场地与设备：提前预订会议室，调试投影仪、麦克风、视频会议设备等，保证网络通畅；

材料准备：打印会议材料（按参会人数+2份备用）、签到表、会议记录模板等；

特殊需求：如需翻译、速记、茶歇等，提前与行政部门协调落实。

（二）会中组织阶段

会议签到

参会人员需提前5分钟到场，在《会议签到表》（详见附件2）上签字确认；

线上会议参会人员通过会议签到，记录人实时核对参会人员名单。

会议开场与议程确认

主持人宣布会议开始，介绍参会人员、会议目标及议程；

简要说明会议纪律（如关闭静音手机、专注发言、不随意打断他人等）；

如有议程调整，需征得多数参会人员同意后方可变更。

议题讨论与决策

按议程顺序逐项讨论，主持人引导发言聚焦议题，避免偏离主题；

需决策的事项，应充分听取各方意见，必要时组织投票或举手表决，形成明确决议；

对争议较大的议题，可暂缓讨论，会后组织专项调研再议。

会议记录

记录人需实时记录以下内容：

各议题讨论要点（关键发言观点）；

形成的决议事项（明确“做什么”“谁负责”“何时完成”）；

未达成一致的待议事项及后续安排。

重要决议需经主持人审核确认，保证记录准确无误。

会议结束

主持人总结会议成果，明确决议事项及责任人；

宣布会议结束，提醒记录人会后整理纪要并分发。

（三）会后跟进阶段

会议纪要整理与分发

会议结束后2个工作日内，记录人完成《会议纪要》（详见附件3）整理，经主持人审核无误后，按审批流程报批；

批准后的会议纪要应在1个工作日内分发至所有参会人员及相关部门，并抄送存档部门（如行政部/总经办）。

决议事项跟踪

组织部门负责建立《决议跟踪表》（详见附件4），明确每项决议的负责人、完成时限、进展情况；

决策类会议的决议需纳入企业督办系统，由总经办按月跟踪执行进度；

执行类会议的决议由部门负责人每周内部跟踪，未按时完成的需说明原因并制定补救计划。

会议资料归档

行政部/总经办负责会议资料的归档管理，包括：会议申请表、通知、签到表、会议纪要、决议跟踪表、会议材料等；

纸质资料需按年度分类装订存档，电子资料