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采购流程与成本控制操作手册

前言

本手册旨在规范企业采购活动全流程，通过标准化操作与成本控制措施，实现采购效率提升、支出透明化及成本优化。手册适用于企业各部门日常采购、项目采购及专项物资采购场景，涵盖需求提报、供应商管理、订单执行、成本监控等关键环节，助力采购工作合规、高效开展。

一、采购全流程操作步骤详解

（一）采购需求发起与确认

需求提报

操作内容：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，明确物资/服务名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额（如有）及供应商特殊要求（如资质、品牌等）。

责任岗位：需求部门经办人、部门负责人。

输出成果：《采购需求申请表》（部门负责人签字确认）。

需求审核

操作内容：采购部门收到需求表后，1个工作日内完成初审，重点核查需求的合理性（是否必要、数量是否合理）、预算匹配性（是否在部门年度预算内）及规格明确性。对需求不明确或超预算的，退回需求部门补充说明；对紧急需求，启动绿色通道优先处理。

责任岗位：采购专员、采购经理。

输出成果：审核通过的需求表（标注“已审核”）。

需求确认与分类

操作内容：采购部门与需求部门沟通确认最终需求，按物资属性分为“常规类”（如办公用品）、“项目类”（如设备采购）、“服务类”（如外包服务），并划分采购方式（公开招标、邀请招标、询比价、单一来源等）。

责任岗位：采购经理、需求部门对接人。

（二）供应商寻源与管理

供应商寻源

操作内容：根据采购需求类型，通过企业合格供应商库、公开招标平台、行业协会推荐等方式筛选潜在供应商。常规类采购可从现有库中选取；项目类/服务类采购需至少拓展3家备选供应商。

责任岗位：采购专员、供应商管理专员。

供应商资质审核

操作内容：向供应商索取营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、过往合作业绩证明等，核实其经营范围、生产能力、供货稳定性及信誉。对资质不全或存在不良记录的供应商，一票否决。

责任岗位：供应商管理专员、法务专员（需审核合规性）。

输出成果：《供应商资质审核表》（审核通过后录入供应商库）。

供应商评估与选择

操作内容：对通过资质审核的供应商，从价格、质量、交期、服务、合作稳定性5个维度进行量化评分（总分100分，价格占比30%，质量占比25%，交期占比20%，服务占比15%，稳定性占比10%）。选取综合得分前2-3家进入询比价环节。

责任岗位：采购经理、需求部门代表、财务部成本控制专员*。

（三）采购执行与成本控制

询比价与价格谈判

操作内容：向入围供应商发放《询价单》，明确物资规格、数量、交货地点、付款条件等要求，要求其在2个工作日内提供书面报价。采购部门汇总报价后，对比历史采购价、市场价及预算价，对价格差异超10%的供应商进行二次谈判，保证价格合理。

责任岗位：采购专员、采购经理、成本控制专员*。

输出成果：《询比价分析表》（含报价对比、谈判记录、最终建议价）。

采购订单

操作内容：根据询比价结果，与选定供应商签订《采购合同》（明确标的、数量、价格、质量标准、交付时间、违约责任等），《采购订单》并分发至需求部门、仓库、财务部。订单需经采购经理、财务经理双重审批。

责任岗位：采购专员、法务专员、财务审核*。

输出成果：《采购合同》《采购订单》（双方签字盖章版）。

成本控制措施落地

预算控制：采购订单金额不得超过审批预算，超预算需提交《预算调整申请表》，经总经理*审批后方可执行。

集中采购：对通用类物资（如纸张、墨盒）实行季度/年度集中采购，通过批量采购降低单价。

替代方案审核：对高价值物资，采购部门需联合需求部门评估是否存在功能相同、价格更低的替代产品，经确认可行后优先选用。

（四）交付验收与结算

到货验收

操作内容：供应商按订单交付后，需求部门与仓库共同到场验收，核对物资数量、规格、外观质量，并出具《验收报告》。对技术复杂的物资（如设备），可邀请技术部门参与验收，验收不合格的，需在24小时内通知供应商退换货。

责任岗位：需求部门经办人、仓库管理员、技术专员*（如需）。

输出成果：《验收报告》（验收人签字确认）。

发票审核与付款

操作内容：供应商凭《验收报告》开具合规票据，财务部审核发票信息（名称、税号、金额等）与订单、验收报告一致后，按合同约定付款方式（如预付款、货到付款、分期付款）办理付款。付款前需确认无未解决的质量争议或违约问题。

责任岗位：财务专员、财务经理、采购专员*（跟进付款进度）。

输出成果：《付款审批单》（附发票、验收报告、合同复印件）。

二、常用表单模板与填写指引

（一）采购需求申请表

序号

物资/服务名称

规格型号

数量

用途说明

期望到货日期

预算金额（元）

供应商特殊要求

需求部门签字

日期

1

A4打印纸

80g

10箱

日常办公

2023–

500

无

*

月日

填写说明：