产品发货清单与接收流程规范模板.docVIP

产品发货清单与接收流程通用规范模板

一、适用范围与核心价值

本规范适用于企业内部产品调拨、供应商发货至客户、跨区域仓储转运等各类涉及产品交接的场景，旨在通过标准化流程保证发货信息准确、接收责任清晰、异常问题可追溯，降低交接差错率，保障供应链顺畅运行。核心价值在于统一交接标准，明确双方权责，提升产品流转效率与数据准确性。

二、发货方操作流程

（一）前置准备

订单信息核对：依据销售合同、调拨单或客户需求指令，确认产品名称、规格型号、数量、批次、发货地址及收货方联系人等关键信息，保证与原始订单一致。

库存状态确认：检查库存产品库存数量、质量状态（如是否为合格品、有效期等），保证满足发货需求，避免超发或错发。

物流方案确定：根据产品特性（如易碎品、冷链品）、紧急程度及收货地址，选择合适的物流方式（如快递、整车运输），并提前与物流服务商对接，确认时效与服务范围。

（二）清单制作与核对

填写发货清单：依据核对后的订单信息，逐项填写《产品发货清单与接收确认表》（详见模板表格），内容包括发货单号、产品明细（名称、规格、单位、数量、批次号）、发货方信息（名称、联系人、电话）、收货方信息（名称、地址、联系人、电话）、物流信息（物流单号、预计送达时间）、发货日期等，保证信息完整、字迹清晰（电子版需核对无错别字）。

内部复核：由发货部门负责人或指定人员对清单内容进行二次核对，重点检查产品数量、规格与订单是否匹配，批次号是否准确，物流信息是否完整，保证无遗漏或错误。

（三）产品打包与标识

规范打包：根据产品特性选择合适的包装材料（如纸箱、泡沫、冰袋等），保证产品在运输过程中不受损坏；易碎品需标注“易碎轻放”，冷链品需确认温度控制符合要求。

粘贴标识：在包装外显著位置粘贴“发货标签”，标签内容需包含发货单号、收货方名称、产品名称及数量、物流单号，保证物流环节及收货方可快速识别。

清单随货：将打印并签字确认的《产品发货清单与接收确认表》装入防水文件袋，固定于包装外侧，避免运输途中丢失。

（四）发货通知与信息同步

通知收货方：在产品发出后1个工作日内，通过电话、企业或邮件等方式通知收货方联系人，告知发货单号、物流单号、预计送达时间及产品简要信息，提醒其提前做好接收准备。

系统信息录入：若使用ERP或WMS系统，需及时将发货信息（含清单、物流单号）录入系统，保证库存数据与实际发货状态同步，方便收货方查询及后续对账。

三、接收方操作流程

（一）接收准备

信息核对：收到发货通知后，根据发货单号在系统查询或要求发货方提供清单电子版，提前确认产品明细、数量及预计送达时间，明确收货仓库或指定接收人员（如仓库管理员*）。

场地与工具准备：清理收货场地，保证通道畅通；准备装卸工具（如叉车、手推车）、验收设备（如扫码枪、称重秤）及记录表格，提高验收效率。

（二）到货验收

外包装检查：产品送达后，先检查外包装是否完好，有无破损、变形、浸湿、泄漏等情况；若发觉异常，需当场拍照留存，并立即联系发货方及物流服务商确认处理方案（如拒收或换货），同时在清单上注明异常情况。

数量与规格核对：依据发货清单，逐件清点产品数量，核对名称、规格型号是否与清单一致；使用扫码设备扫描产品条码（若有），确认批次号、生产日期等信息与发货单是否匹配。

质量抽检：对产品进行质量抽检（如抽检比例不低于10%），检查产品外观、功能、包装标识等是否符合质量标准；发觉质量问题，需记录具体问题（如划痕、功能异常），拍照留存，并在清单上注明“质量问题，数量件”。

（三）清单确认与反馈

签字确认：验收完成后，若数量、规格、质量均符合要求，在《产品发货清单与接收确认表》上“接收方签字”处由指定人员（如仓库管理员或收货人）签字确认，并注明接收日期；若存在异常，需在清单上详细描述问题，双方签字确认后，将其中一联退还发货方。

异常反馈：验收过程中发觉的数量不符、质量问题或包装破损等情况，需在验收完成后2个工作日内通过书面形式（含照片）反馈给发货方，明确处理诉求（如补发、退货或折价），并跟踪处理进度。

（四）入库与信息同步

产品入库：验收合格的产品，需及时办理入库手续，将产品信息录入仓库管理系统（WMS），更新库存数据；入库时需按批次分区存放，保证“先进先出”原则的执行。

单据归档：将签字确认的《产品发货清单与接收确认表》、验收记录、异常反馈单等单据整理归档，保存期限不少于2年，以备后续查询或审计。

四、产品发货清单与接收确认表

发货单号

发货日期

年月日

发货方信息

收货方信息

单位名称

单位名称

联系人

联系人

联系方式

联系方式

地址

地址

物流信息

预计送达时间

年月日

物流服务商

物流单号

产品明细

序号

产品名称

规格型号

单位

——

———-

———-

——

1

2

3

…

…

…

…

合计数量

发货方签字

日