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企业内外部沟通协调工作单模板

一、适用场景与业务范畴

本工作单模板适用于企业内部跨部门协作、外部合作方对接、内部资源统筹调配、突发问题协同处理、例行信息同步等需要多方沟通协调的业务场景，旨在通过标准化流程明确需求、责任与进度，保证沟通高效、责任可追溯、问题闭环解决。具体包括但不限于：

跨部门项目协作需求（如市场部与技术部联合推广产品）；

外部合作方对接（如供应商配合项目交付、客户需求跟进）；

内部资源协调（如跨部门人员支援、设备场地调配）；

突发问题协同处理（如生产异常影响交付、客户投诉紧急响应）；

例行信息同步（如月度部门工作计划对齐、季度外部合作伙伴沟通会）。

二、操作流程与执行步骤

（一）需求发起与提交

操作内容：由需求发起方（部门/个人）根据业务需要，填写工作单基础信息及事项详情，明确沟通协调的核心目标、涉及方及时间要求。

责任主体：需求发起人（如部门负责人、项目负责人或指定经办人*）。

关键要点：

事项描述需具体、可量化，避免模糊表述（如“需技术部支持开发功能”改为“需技术部于X月X日前完成功能的开发测试，支持市场部Y月Y日上线”）；

明确期望达成的目标及时间节点，同步提供相关背景资料（如项目文档、需求说明等）作为附件。

（二）沟通协调启动

操作内容：工作单提交至指定协调部门（如行政部、项目管理办公室或直接对接的牵头部门）后，由协调人根据事项性质，组织相关方召开沟通协调会或启动线上沟通。

责任主体：协调人（如行政主管、项目专员）。

关键要点：

提前3个工作日通知参与方（明确会议时间、地点/线上、议题及需准备的资料）；

会议中需确认各方职责、工作边界、时间节点及潜在风险，形成初步共识；

若为外部协调，需提前与合作方对接人（如供应商销售经理、客户对接人）确认沟通方式及对接流程。

（三）信息同步与跟踪

操作内容：沟通协调后，由协调人或指定记录人整理会议纪要，明确待办事项、责任人、截止时间，并通过工作单系统或邮件同步至所有参与方。

责任主体：记录人（如协调人指定助理或会议主持人）。

关键要点：

待办事项需遵循“SMART”原则（具体、可衡量、可达成、相关性、时间限制）；

工作单系统需实时更新进度，责任人需在截止时间前反馈完成情况（如遇延期需提前说明原因及新节点）。

（四）问题解决与反馈

操作内容：在执行过程中，若出现职责不清、资源冲突或进度滞后等问题，由协调人牵头组织专项沟通，协调资源、明确解决方案，并通过工作单同步结果。

责任主体：协调人、相关责任方负责人（如部门经理、外部合作方负责人）。

关键要点：

问题出现后2个工作日内启动专项沟通，避免影响整体进度；

解决方案需经所有相关方确认，保证无异议后执行；

重要问题（如涉及成本、交付风险等）需抄送上级领导（如总监、分管副总）备案。

（五）工作单闭环与归档

操作内容：待所有待办事项完成后，由需求发起人或协调人确认结果，在工作单系统中标记“已完成”，并同步相关附件（如验收报告、会议纪要最终版等）至归档部门。

责任主体：需求发起人、协调人、归档管理员（如档案专员*）。

关键要点：

归档材料需包含完整沟通记录、待办清单、最终成果及审批文件；

归档期限为工作单完成后5个工作日，保存期限不少于2年（涉及重要项目的可延长至项目结束后3年）。

三、工作单模板结构与填写说明

模块

字段名称

填写说明

示例

基本信息

工作单编号

按规则编码（如“部门简称-年份-序号”，如“XC-2024-001”）

XC-2024-001

发起部门/单位

内部部门填写“部”，外部单位填写“公司全称”

市场部

发起人

填写发起人姓名+职务，用“”代替姓名（如“经理”）

*经理

联系方式

填写办公电话或企业号（禁止填写个人手机号、邮箱）

010-X

发起日期

填写工作单提交日期（格式：YYYY-MM-DD）

2024-03-01

沟通协调事项

事项名称

简明概括核心内容（不超过20字）

“技术部支持市场部‘春季新品推广’活动页面开发”

背景说明

说明事项背景、原因及现状（可附或附件）

“市场部计划4月1日启动春季新品推广，需技术部3月25日前完成活动专题页开发测试”

涉及部门/单位

列出所有需沟通的内部部门或外部单位

技术部、设计部、外部供应商“科技公司”

期望目标

明确需达成的具体结果（可量化）

“活动专题页3月25日上线，支持PC端和移动端访问，兼容主流浏览器”

时间要求

明确事项开始/截止时间、关键节点

“开始时间：2024-03-01；截止时间：2024-03-25；节点：3月15日完成设计稿确认”

沟通协调过程

沟通时间/形式

记录每次沟通的时间、形式（如“2024-03-05线上会议”“2024-03-10现场对接”）

2024-03-05线上会议

参与人员

填写参与人姓名+职务，用“*”代替姓名