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采购申请单审核标准表（货物规格描述版）

适用范围与应用场景

本工具适用于企业内部采购申请单中货物规格描述的规范化审核环节，旨在通过统一标准保证货物描述的准确性、完整性和可执行性，避免因规格模糊导致的采购偏差、验收争议或资源浪费。主要应用场景包括：需求部门提交采购申请时对规格描述的初步自查、采购部门对申请单的合规性审核、审计部门对采购流程的规范性抽查，以及跨部门协作中货物需求的明确传递。通过本工具，可有效降低沟通成本，保证采购物品与实际需求高度匹配。

规范操作流程

第一步：需求部门填写规格描述（申请人：*需求专员）

操作内容：需求部门根据实际使用需求，在采购申请单中详细填写货物规格描述，需覆盖核心参数、技术要求、质量标准等关键信息。

关键动作：

明确货物名称（需为通用规范名称，避免俗称或别名）；

列出规格型号（如适用，需包含品牌、系列、型号代码等唯一标识信息）；

描述技术参数（如尺寸、重量、材质、功能指标等，需量化且可验证）；

说明质量标准（如需符合国家标准、行业标准或特定认证要求，需注明标准编号及版本）；

补充其他特殊要求（如包装方式、交付周期、验收方法等）。

输出结果：完整的《采购申请单（货物规格描述版）》，由需求部门负责人*签字确认后提交至采购部门。

第二步：采购部门初审（采购专员：*采购经理）

操作内容：采购专员对申请单中的规格描述进行初步审核，重点核查描述的清晰度、完整性与采购可行性。

关键动作：

检查规格描述是否存在模糊表述（如“优质”“耐用”等主观词汇，需替换为具体指标）；

核对参数是否与市场常见产品匹配，避免出现无法实现的技术要求；

确认是否需要提供技术附件（如产品说明书、检测报告、图纸等）；

评估描述是否与预算匹配，避免因过高规格导致成本超支。

输出结果：初审通过后，标注“初审合格”并流转至审核岗；若存在描述不清晰或参数不合理问题，退回需求部门修改，并注明修改意见。

第三步：审核岗重点审核（审核岗：*审核主管）

操作内容：审核岗（可由采购部门负责人或质量部门人员担任）对规格描述的合规性、技术合理性及风险点进行深度审核。

关键动作：

核查规格描述是否符合公司《采购管理办法》及品类采购规范；

验证技术参数是否与使用场景需求一致（如办公设备的电压是否匹配场地条件）；

确认质量标准是否为现行有效版本，避免引用已废止标准；

评估是否存在定制化需求，是否需要启动供应商评估流程；

检查品牌要求是否合理（如无特殊原因，避免指定单一品牌，需注明“或同等品牌”）。

输出结果：审核通过后，签字确认并提交至审批人；若存在重大风险（如参数超标、标准缺失），组织需求部门与采购部门召开协调会，明确修改方案。

第四步：审批与反馈（审批人：*部门总监）

操作内容：审批人根据审核意见，对采购申请单进行最终审批，重点关注规格描述的合规性及必要性。

关键动作：

审核规格描述是否满足业务需求，是否存在过度采购或规格不足问题；

确认审核流程是否完整，相关责任人签字是否齐全；

批准后，将申请单流转至采购部门执行；若未通过，注明驳回理由并退回修改。

输出结果：审批完成的采购申请单，作为采购执行及后续验收的依据。

货物规格描述审核标准表

项目

审核内容

规范要求

示例（参考）

货物名称

名称是否规范、准确

使用通用标准名称，避免俗称或模糊表述

“办公椅”而非“椅子”；“服务器（机架式）”而非“电脑主机”

规格型号

型号信息是否完整，是否包含品牌、系列等唯一标识

如涉及品牌，需注明具体型号；定制产品需提供型号编码

“戴尔OptiPlex5090微型电脑（i5-11400/8G/256GSSD）”

技术参数

尺寸、重量、材质、功能等参数是否量化、可验证

参数需明确数值、单位及允许误差范围

“尺寸：长500mm×宽450mm×高1200mm，误差±2mm；材质：铝合金（厚度≥1.5mm）”

质量标准

是否引用国家标准、行业标准或认证要求，标准编号是否准确

标准需注明编号及版本号（如适用），避免表述为“符合行业标准”

“质量标准：GB/T10357.2-2013《家具力学功能试验第2部分：椅类强度和耐久性》”

品牌要求

是否指定品牌，是否允许同等品牌替代

无特殊需求时，需注明“或同等品牌”；定制化产品可指定品牌，但需说明理由

“品牌：（或同等品牌，需通过ISO9001认证）”

材质/工艺

材质成分、表面处理工艺等描述是否清晰

材质需注明具体类型（如“304不锈钢”而非“不锈钢”）；工艺需明确（如“阳极氧化处理”）

“材质：304不锈钢（S30408）；表面处理：电解抛光，Ra≤0.8μm”

包装要求

包装方式、标识、防护措施等是否明确

需注明是否为原厂包装、是否需要防潮/防震处理等

“包装：原厂彩盒包装，内含泡沫缓冲层，外箱抗压强度≥500Pa”

验收标