合同审核与执行标准流程.docVIP

合同审核与执行标准流程工具指南

一、适用场景与核心价值

本流程适用于各类企业对外合作中涉及的合同全生命周期管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等。通过标准化审核与执行管控，可保证合同条款合法合规、权责清晰，有效防范履约风险，保障企业合法权益，同时提升跨部门协作效率，实现合同管理从“被动应对”向“主动管控”转变。

二、标准操作流程及说明

（一）合同发起与初步审查

责任主体：业务部门（如销售部、采购部、项目部）

操作说明：

合同发起：业务部门根据合作需求，拟定合同草案（需包含双方基本信息、合作内容、权利义务、金额、履行期限、违约责任等核心要素），并同步收集合作方主体资质文件（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书等，保证在有效期内且与合同主体一致）。

初步审查：业务负责人对合同草案的“业务匹配性”进行审核，重点检查合作内容是否符合公司战略、需求是否明确、商务条款（如价格、付款方式、交付标准）是否与前期沟通一致。

材料提交：审核通过后，将合同草案、资质文件、合作背景说明（如项目立项批复、往来邮件记录等）整理成册，提交至法务部门。

输出成果：《合同发起审批单》（含业务部门初审意见）、合同草案、合作方资质材料。

（二）法务专项审核

责任主体：法务部门（或指定法务专员）

操作说明：

合法性审查：重点审核合同主体是否适格（如合作方是否具备相应资质、是否超越经营范围）、条款是否违反法律法规强制性规定（如“霸王条款”、违反《民法典》合同编禁止性规定）。

条款完整性审查：核对合同是否包含必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方式等），避免关键条款缺失导致争议。

风险点排查：识别潜在法律风险，如违约责任不对等、知识产权归属不明、不可抗力范围过窄、争议解决方式约定不明等，并提出修改建议。

沟通反馈：对审查发觉的问题，与业务部门沟通解释，必要时与合作方协商调整条款，直至法律风险可控。

输出成果：《合同法务审核意见表》（含修改条款明细、风险提示）、修订版合同草案。

（三）业务部门复核与确认

责任主体：业务部门负责人、业务经办人

操作说明：

复核调整：业务部门结合法务意见，对合同条款进行最终确认，重点核对商务条款（如价格、交付时间）是否因法务调整产生变化，保证业务需求与法律要求达成一致。

合作方确认：将最终版合同与合作方沟通，确认双方无异议，保证合作方签字盖章页与合同页份数、内容一致。

输出成果：双方确认的终版合同（纸质版+电子版）、合作方签字盖章页扫描件。

（四）审批签署

责任主体：公司管理层（如分管副总、总经理）、授权签署人

操作说明：

层级审批：根据合同金额、重要性划分审批权限（如10万元以下由部门负责人审批，10万-50万元由分管副总审批，50万元以上由总经理审批），审批人需重点关注合同风险与公司利益匹配度。

授权签署：审批通过后，由法定代表人或其授权的签署人（需持有《授权委托书》）在合同上签字并加盖公司公章，保证“签字与章”对应，骑缝章齐全（多页合同）。

输出成果：已签署的正式合同原件（至少一式两份，双方各执一份）。

（五）合同交底与执行启动

责任主体：业务部门、法务部门、相关执行部门（如仓储部、技术部）

操作说明：

合同交底：业务部门组织召开合同交底会，向执行部门、财务部门、法务部门等传达合同核心条款（如履行期限、质量标准、付款节点、违约责任），明确各方职责分工。

执行计划制定：业务部门根据合同约定，制定详细执行计划（如交付排期、验收流程、付款申请节点），并同步至协作部门。

输出成果：《合同交底记录表》、执行计划甘特图。

（六）履行过程监控

责任主体：业务部门、执行部门

操作说明：

进度跟踪：执行部门按计划推进合同履行，业务部门定期跟踪履约情况（如交付进度、验收结果、对方反馈），记录《合同履行日志》。

异常处理：若出现可能延迟履行、质量不达标等风险，业务部门应立即与对方沟通，协商补救措施（如延期、整改），并同步上报管理层。

输出成果：《合同履行日志》、异常情况处理报告。

（七）合同变更与解除管理

责任主体：业务部门、法务部门、管理层

操作说明：

变更申请：因客观原因需变更合同（如履行期限、金额、内容），由业务部门提交《合同变更申请表》，说明变更原因、内容及对双方的影响。

协商与审批：法务部门审核变更条款的合法性，业务部门与合作方达成一致后，按原审批流程报批。

书面确认：变更或解除需签订书面补充协议或解除协议，明确变更内容、履约调整方案、违约责任等，严禁口头约定。

输出成果：《合同变更申请表》、补充协议/解除协议。

（八）合同归档

责任主体：行政部（或档案管理部门）、业务部门

操作说明：

材料整理：合同履行完毕或终止后，业务部门将合同正本、审批文件、签署页、变更协议