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企业采购管理标准化工具集

一、工具集应用场景覆盖

本工具集适用于各类企业采购管理场景，覆盖不同类型采购需求与组织规模，具体包括：

日常运营采购：如办公用品、低值易耗品、后勤服务等常规物资的采购管理；

生产/项目采购：如原材料、设备、零部件等与生产或项目实施直接相关的采购需求；

服务类采购：如IT外包、咨询服务、工程服务等非物资类采购项目；

集中采购与分散采购：支持集团型企业集中管控与子公司/部门自主采购的分级管理模式；

全流程合规管理：满足企业内控合规、审计追溯及成本管控的采购流程标准化需求。

二、标准化采购操作流程详解

（一）需求识别与提报阶段

需求发起：由需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购需求申请表》，明确采购内容、规格型号、数量、预算金额、用途说明及期望交货期，并相关技术参数或需求文档作为附件。

需求初审：部门负责人*对需求合理性进行审核，重点核对预算是否符合部门预算计划、需求描述是否清晰完整，审核通过后提交采购部。

需求复核：采购部对接需求部门，确认采购需求的必要性与可行性，对超预算需求（超出部门预算10%及以上）要求需求部门补充说明并提交财务部*预审。

（二）供应商选择与评估阶段

供应商寻源：

根据采购需求类型，从《合格供应商名录》中筛选候选供应商；若名录无合适供应商，通过公开招标、邀请招标、询价比价等方式拓展新供应商。

对于金额较大（如单次采购超50万元）或关键物资采购，需至少邀请3家合格供应商参与报价。

供应商资质审核：

采购部审核供应商营业执照、生产/经营许可证、相关资质认证（如ISO认证、行业准入许可）等文件，保证供应商具备合法经营资格。

对首次合作的供应商，需进行现场考察（重点考察生产能力、质量管控体系、履约能力），考察合格后录入《合格供应商名录》。

供应商评估与选择：

采用“综合评分法”（价格权重≤40%，质量权重≥30%，交期权重≥15%，服务权重≥15%）对供应商进行评估，形成《供应商评估表》。

评估结果经采购部负责人审核后，选择综合得分最高的供应商作为候选成交方，特殊情况下需提交分管领导审批。

（三）采购订单执行阶段

订单：采购部根据确定的供应商信息及需求详情，制作《采购订单》，明确订单编号、供应商名称、采购内容、规格型号、数量、单价、总价、交货地点、交货期、付款方式、质量标准等关键条款，经采购负责人*审批后加盖公司公章送达供应商。

订单确认：供应商收到订单后，需在2个工作日内书面确认（盖章回传），确认内容与订单一致后正式生效。

订单跟踪：采购专员*定期跟踪订单执行进度，重点监控生产/备货情况、预计交货期是否延迟，若出现延迟风险，及时协调供应商调整并通知需求部门。

（四）合同签订与管理阶段

合同起草：对于单次采购金额超30万元或长期合作项目，采购部需根据订单条款与供应商签订正式《采购合同》，合同内容需包括标的物信息、双方权利义务、付款条件、违约责任、争议解决方式、保密条款等核心内容。

合同审核：合同需经法务部（审核法律条款）、财务部（审核付款条款）、采购部负责人联合审核，重大合同（超100万元）需提交总经理审批。

合同登记与存档：签订后的合同统一编号录入《合同管理台账》，内容包括合同编号、合同名称、供应商名称、签订日期、合同金额、履行期限、负责人、合同状态（履行中/已完成/终止）等，原件由行政部存档，电子版同步共享至采购管理系统。

（五）验收与付款阶段

验收准备：供应商按订单交货后，需求部门与采购部共同确认到货信息（数量、外观、规格型号），准备验收标准文件（如技术协议、质量检验标准）。

实物验收：

数量验收：核对到货数量与订单数量是否一致，短缺需当场记录并由供应商签字确认。

质量验收：对于需质检的物资（如原材料、设备），由质检部*按标准进行检验，出具《质量检验报告》；无需质检的物资，由需求部门现场确认使用功能，填写《货物/服务验收单》。

验收结果分为“合格”“让步接收”“不合格”三类，不合格物资需在验收单中注明原因，要求供应商在3个工作日内退/换货，并跟踪处理结果。

付款申请：验收合格后，采购部整理《采购订单》《验收单》《发票》等单据，填写《付款申请表》，经财务部*审核无误后，按合同约定付款方式（如电汇、承兑汇票）办理付款，付款后更新《合同管理台账》状态为“已付款”。

三、采购管理核心工具表格模板

表格1：《采购需求申请表》

申请部门

申请人*

联系方式

申请日期

需求名称

规格型号/技术参数

需求数量

预算单价（元）

预算总额（元）

资金来源

需求用途说明

附件清单（如技术图纸、报价单）

部门负责人*意见

签字：

日期：

采购部审核意见

签字：

日期：

财务部*意见

签字：

日期：

表格2：《供应商评估表》

供应商名称

联系人*

联系电话

评估日期

资质文件（可附清单）

报价（元）

交