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企业行政管理规范作业手册

前言

本手册旨在规范企业日常行政管理行为，统一工作标准，提升管理效率，保障企业各项业务有序开展。手册适用于企业各部门及全体员工，涵盖办公管理、会议组织、档案管理、资产管理、印章证照管理、商务接待等核心模块。各部门需结合实际工作场景参照执行，手册将根据企业发展和管理需求定期修订完善。

第一章日常办公管理规范

一、适用场景与范围

适用于员工日常办公行为规范、办公秩序维护、办公耗材及办公环境管理，旨在营造高效、整洁、有序的办公环境。

二、操作流程详解

（一）办公时间与考勤管理

工作时间：实行标准工时制，周一至周五9:00-17:00（午休12:00-13:00），特殊岗位可根据部门安排弹性调整，需提前报备行政部。

考勤打卡：员工通过企业钉钉/考勤系统上下班打卡，迟到/早退15分钟内扣减当日10%绩效，超过30分钟按旷工半天处理；因公外出需提前在系统填写《外出申请单》，经部门负责人审批后生效。

请假流程：员工因病/因事请假，需提前1天提交《请假申请单》（紧急情况可事后补填），附相关证明（如医院病历），按权限审批：请假1天由部门负责人审批，3天内由分管副总审批，3天以上由总经理审批。

（二）办公环境维护

个人工位管理：员工需保持工位整洁，物品摆放有序，下班前关闭电脑、显示器及个人区域电源，重要文件锁入抽屉。

公共区域管理：会议室、茶水间、走廊等公共区域由各部门轮流清洁，禁止堆放私人物品；行政部每周五组织一次办公环境检查，结果纳入部门绩效考核。

安全管理：严禁在办公区域使用明火、大功率电器（如电炉、电暖器），下班前确认门窗锁闭，行政部每月进行一次安全巡查。

（三）办公耗材申领

申领范围：笔、纸、文件夹、打印纸等日常办公用品，以及墨盒、硒鼓等打印耗材。

申领流程：员工通过OA系统提交《办公耗材申领单》，注明物品名称、规格、数量及用途，部门负责人审核后，行政部统一发放（每月1日、15日为固定发放日，紧急需求可单独申请）。

三、标准表格模板

表1-1办公耗材申领表

申领部门

申领人

联系方式

申领日期

物品名称

规格型号

单位

申领数量

部门负责人审批：

行政部核发：

四、关键注意事项

节约使用办公耗材，推行无纸化办公，打印文件优先使用双面；

严禁私自拆卸办公设备，设备故障需及时联系行政部报修；

保持办公区域安静，禁止大声喧哗或进行与工作无关的娱乐活动。

第二章会议组织与管理规范

一、适用场景与范围

适用于企业内部各类会议（如例会、专题研讨会、项目评审会、对外交流会）的组织、召开及后续跟进，保证会议高效、有序，目标明确。

二、操作流程详解

（一）会前准备

会议发起：由需求部门填写《会议申请与审批表》，明确会议主题、目的、时间（建议单次会议不超过2小时）、地点、参会人员及议程，至少提前2个工作日提交审批。

会议通知：审批通过后，行政部通过邮件、OA系统或工作群发送会议通知，附会议议程及预读材料（如有），提醒参会人员提前准备。

会务准备：行政部负责布置会场（调试投影仪、麦克风、空调，摆放座椅、桌签、会议资料），准备签到表、会议记录本及笔；重要会议需提前测试设备并安排专人负责技术支持。

（二）会中服务

签到管理：参会人员入场时在《会议签到表》上签字，迟到15分钟以上需向会议主持人说明原因。

会议主持：主持人按议程控制会议节奏，保证各环节时间分配合理，避免偏离主题；鼓励参会人员积极发言，讨论聚焦问题解决方案。

会议记录：指定专人记录会议内容，包括讨论要点、决议事项、责任人及完成时限，会后24小时内整理成《会议纪要》初稿。

（三）会后跟进

纪要分发：《会议纪要》经主持人审核无误后，在1个工作日内发送至参会人员及相关部门，并抄送公司领导。

任务落实：责任部门根据《会议纪要》明确的时间节点推进工作，行政部每周跟踪任务进展，未按时完成需及时反馈原因。

资料归档：会议签到表、《会议纪要》、会议PPT等资料由行政部整理归档，保存期限不少于3年。

三、标准表格模板

表2-1会议申请与审批表

会议主题

会议时间

会议地点

参会人员

会议议程

需求部门

申请人

部门负责人审批：

分管副总审批：

表2-2会议签到表

会议名称

日期

序号

姓名

部门

职务

表2-3会议纪要模板

会议时间：年月日时分

会议地点：

参会人员：

缺席人员：

会议主题：

议程及内容：

议题一：……

讨论要点：……

决议事项：……

责任人/完成时限：……

议题二：……

……

下一步行动计划：

四、关键注意事项

会议需提前明确目标，避免无主题、无准备的“空谈会”；

参会人员需提前阅读预读材料，携带必要资料，保证讨论效率；

会议决议需明确责任人和时限，避免“议而不决、决而不行”。

第三章档案资料管理规范

一、适用场景与范围

适用于企业在经营管理活动中形