采购申请审批流程表单简化版.docVIP

适用范围与场景

本简化版采购申请审批流程表单，适用于公司内部常规小额采购、非紧急物资申领及标准化服务采购场景。例如：办公文具补充、常规耗材采购（如打印纸、墨盒）、低值设备维修服务（如电脑外设更换）、部门活动所需基础物料（如会议用品）等。此类采购通常金额较低（建议单次采购金额控制在5000元以内）、需求明确、流程风险较小，通过简化表单可减少不必要的审批环节，提升工作效率，同时保证采购需求合规、可追溯。

操作流程详解

一、申请发起与信息填写

发起人准备：采购需求部门指定申请人（通常为部门内勤或需求对接人），根据实际需求收集采购物品/服务的详细信息。

填写表单：登录公司采购管理系统或使用标准化电子表单，完整填写以下核心信息（*为必填项）：

*申请人姓名、所属部门、联系方式；

*申请日期、期望到货日期（如无特殊要求可填“不急”）；

*采购物品/服务名称（需具体，如“A4复印纸”而非“纸张”）、规格型号（如“70g白色”）、单位（如“箱”）、数量；

*预估单价及总价（需参考历史采购价或市场均价，偏差过大需说明原因）；

采购用途（简述使用场景，如“行政部日常办公打印”）；

特殊要求（如品牌偏好、质量标准、供应商偏好等，无则填“无”）。

附件：如涉及技术参数、样品图片或比价记录（3家及以上供应商报价单），需一并作为支撑材料。

二、部门负责人初审

提交审核：申请人填写完毕后，提交至部门负责人（如部门经理/主管）进行初审。

审核要点：

采购需求的必要性：是否符合部门工作计划，是否存在重复采购或浪费；

预算合理性：预估总价是否在部门年度预算额度内，是否超支；

信息完整性：表单必填项是否完整，附件是否齐全。

审核结果：

通过：部门负责人在表单“部门负责人意见”栏签字（电子签章或手写扫描件），并注明“同意”，提交至采购部；

不通过：注明驳回原因（如“需求不明确”“预算超支”），退回申请人修改后重新提交。

三、采购部门复核

接收申请：采购部专员（*主管）收到申请后，1个工作日内完成信息核对。

复核内容：

采购物品/服务是否属于公司集中采购目录内品类，是否符合标准化采购要求；

数量、规格是否与历史采购记录匹配，是否存在可优化的替代方案（如更高性价比产品）；

供应商选择：若申请人指定供应商，需核实该供应商是否在公司合格供应商名录内；若未指定，采购部需在2个工作日内完成比价（至少2家供应商），并将比价结果作为附件补充。

复核结果：

复核通过：采购部在“采购部门意见”栏签字，注明“同意采购”，并同步启动采购流程（如采购订单、联系供应商）；

需调整：与申请人沟通修改需求（如调整数量、规格或更换供应商），修改后重新提交审核。

四、财务部门备案（可选）

对于单次采购金额在2000-5000元的申请，采购部完成复核后，需将表单抄送财务部门备案，财务部核对预算科目是否正确，无需额外审批；

2000元以下申请，无需财务部门审批，由采购部直接执行。

五、结果反馈与执行

采购执行：采购部根据审批通过的表单，向供应商下达采购订单，明确交付时间、质量标准及付款方式（如“货到付款”“30天账期”）。

结果通知：供应商发货后，采购部及时将物流信息反馈给申请人；物品/服务送达后，申请人需当场验收（核对数量、质量、规格），并在《送货单》上签字确认。

异常处理：若验收不合格（如物品损坏、型号错误），申请人需在24小时内反馈至采购部，采购部负责协调退换货或重新采购。

六、表单归档

采购完成后，采购部将审批通过的表单（含附件、验收记录）统一整理，按“申请日期+部门+物品名称”编号归档（电子档保存至公司共享服务器，纸质档交行政部备案），保存期限不少于3年。

表单模板样式

采购申请审批表（简化版）

一、申请基本信息

申请人姓名：*

联系方式：*

期望到货日期：年月*日（如无特殊需求填“不急”）

二、采购物品/服务明细

序号

1

2

合计金额（大写）：*元整

特殊要求（如品牌、质量标准等）：

附件清单（如比价记录、技术参数）：□比价单□技术图纸□其他：*

三、审批流程

部门负责人意见：

签字：*

采购部门意见：

签字：*（采购专员）

财务部门备案（2000-5000元填写）：

签字：*（财务专员）

四、执行与验收

采购订单号：*

验收结果：□合格□不合格（不合格请注明原因：*）

使用说明与要点提示

信息真实性：申请人须保证所填信息真实、准确，严禁虚报数量、夸大用途或伪造附件，否则将承担相应责任。

预算控制：采购金额需严格控制在部门年度预算内，超预算申请需提前提交《预算调整申请表》，走正式预算审批流程。

时效要求：各部门审批人需在收到申请后1-2个工作日内完成审核，紧急采购（如突发故障维修）需在申请表上标注“紧急”字样，采购部优先处理，保证24小时内响应。

供应商管理：优先从公司《合格供应商