公司年度活动与费用管理模版.docVIP

公司年度活动与费用管理模板使用指南

一、适用范围与核心价值

二、全流程操作指引

1.活动立项与目标明确

操作步骤：

发起申请：由活动需求部门（如行政部、人力资源部）填写《年度活动立项申请表》，明确活动名称、类型、预期目标（如“提升团队凝聚力”“增强客户粘性”）、参与人数、初步时间框架及核心需求。

跨部门评审：组织行政部、财务部、业务部门负责人召开立项评审会，评估活动必要性、可行性及初步预算范围，形成评审意见。

审批备案：通过评审后，提交至分管领导及总经理审批，审批通过后正式立项，同步更新至公司年度活动计划清单。

关键输出：《年度活动立项申请表》（含评审意见）、年度活动计划清单。

2.预算编制与审核

操作步骤：

细化预算：根据立项目标，活动负责人联合行政、财务人员编制《活动预算明细表》，分项列出费用类别（如场地租赁、物料采购、餐饮服务、交通安排、嘉宾邀请等），每项需注明测算依据（如场地面积×单价、人数×餐标）及供应商初步报价。

预算审核：财务部重点审核预算的合理性（如市场价格对比、费用必要性），提出调整建议；部门负责人确认预算与活动目标的匹配度，保证总额控制在年度活动预算额度内。

预算锁定：审核通过后的预算由总经理签字确认，作为后续费用支出的上限标准，无特殊原因不得超支。

关键输出：《活动预算明细表》（含财务审核意见）、预算审批单。

3.活动执行与费用控制

操作步骤：

供应商对接：根据预算选定供应商，签订正式合同（明确服务内容、收费标准、付款节点及违约责任），合同复印件提交财务部备案。

费用申请：大额支出（如单笔超5000元）需提前3个工作日提交《费用支出申请单》，附合同、供应商报价单等材料，按审批流程提交至部门负责人、财务部及分管领导审批。

实时记录：活动执行过程中，每笔费用发生后，及时填写《费用执行跟踪表》，记录支出日期、事项、金额、支付方式（如公户转账、备用金）、发票状态及审批人，保证费用与预算项一一对应。

动态监控：财务部每周核对预算执行进度，对超支风险（如已发生费用达预算80%）及时预警，活动负责人需分析原因并调整方案（如优化供应商、缩减非必要支出）。

关键输出：供应商合同、《费用支出申请单》、《费用执行跟踪表》。

4.费用报销与结算

操作步骤：

凭证整理：活动结束后3个工作日内，报销人整理所有费用凭证（包括合规发票、合同、验收单、支付凭证等），按费用类别分类粘贴，并在发票上注明活动名称及用途。

提交报销：填写《活动报销汇总表》，附凭证清单及电子版发票，提交至财务部初审。财务部重点核对发票真实性、金额与预算差异、审批手续完整性。

尾款结算：根据合同约定，向供应商支付尾款时，需保证对方已开具全额发票并提供验收合格证明，财务部核对无误后安排付款。

账务处理：财务部完成报销入账后，更新《费用执行跟踪表》的“实际金额”“差异说明”栏，形成本次活动的最终费用报告。

关键输出：《活动报销汇总表》、费用凭证、最终费用报告。

5.活动总结与复盘

操作步骤：

效果评估：活动负责人收集参与人员反馈（如满意度调查表），对照立项目标评估活动效果（如“目标达成率”“员工参与度”）。

费用复盘：财务部对比预算与实际支出，分析差异原因（如市场价格波动、临时增项），形成《费用差异分析报告》。

经验沉淀：组织跨部门复盘会，总结活动策划、执行中的经验与不足（如“供应商选择流程优化”“应急方案补充”），更新至公司《年度活动管理手册》，为下一年度活动提供参考。

关键输出：活动效果评估报告、《费用差异分析报告》、年度活动管理优化建议。

三、核心表格模板

表1：年度活动立项申请表

活动基本信息

活动名称

活动类型（如/年会/团建/答谢会）

负责人

*经理

联系方式

计划时间

参与人数

活动目标

（如：增强跨部门协作，提升员工归属感）

活动内容概述

（如：上午主题演讲，下午团队拓展，晚宴表彰）

初步预算总额

附件（初步方案）

评审意见

部门负责人签字：_________日期：_________分管领导签字：_________日期：_________

审批结果

总经理签字：_________日期：_________

表2：活动预算明细表

费用类别

预算金额（元）

测算依据

实际金额（元）

差异说明

备注

场地租赁

（如：酒店宴会厅2000㎡×200元/㎡/天×2天）

物料采购

（如：背景板、礼品、定制用品等）

餐饮服务

（如：午餐100人×150元/份，晚宴80人×300元/份）

交通安排

（如：大巴车2辆×800元/辆×3天）

嘉宾邀请

（如：讲师劳务费、交通补贴）

其他（备用金）

（预算总额×5%，不超过5000元）

合计

表3：费用执行跟踪表

日期

费用事项

供应商名称

金额（元）

支付方式

审批人

执行状态（待支付/已支付）

凭证编号

2