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公司行政资产采购与管理操作手册

为规范公司行政资产的采购流程与管理要求，保证资产配置合理、使用高效、责任明确，降低运营成本，保障各项工作有序开展，特制定本手册。本手册适用于公司各部门行政资产（包括但不限于办公设备、办公家具、低值易耗品等）的采购申请、审批、执行、验收、登记、维护及处置等全流程管理，旨在为相关岗位人员提供清晰的操作指引。

一、适用范围与工作场景

（一）适用范围

本手册适用于公司各部门（含分支机构）在行政资产采购与管理活动中的全流程操作，涵盖需求部门、行政部、财务部、管理层等相关岗位。

（二）常见工作场景

新增需求场景：因部门扩张、人员入职、设备老化等原因，需新增或替换行政资产（如新部门办公桌椅采购、员工电脑更换等）。

日常维护场景：资产使用过程中出现故障或损坏，需进行维修、保养或配件更换（如打印机墨盒更换、空调维修等）。

闲置处置场景：因资产报废、闲置、部门调整等原因，需对现有资产进行处置（如老旧电脑报废、闲置办公家具调配等）。

年度盘点场景：定期对公司行政资产进行全面清查，核对资产数量、状态、使用人等信息，保证账实相符。

二、行政资产采购全流程操作说明

（一）第一步：需求提出与初审

操作主体：需求部门申请人*（部门员工或指定对接人）。

操作流程：

（1）申请人*根据部门实际工作需要，填写《行政资产采购申请表》（详见模板一），详细注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算来源、期望到货时间等信息。

（2）申请人将申请表提交至部门负责人进行初审，部门负责人*需核实需求的必要性、合理性及预算匹配性，确认无误后签字审批。

关键要点：

需求描述需具体明确，避免“办公设备”“电脑”等模糊表述，应注明“15英寸笔记本电脑，i5处理器，8G内存，256G固态硬盘”等具体规格。

预估单价需参考市场标准或历史采购数据，保证预算合理性。

（二）第二步：需求复核与预算审核

操作主体：行政专员、财务部专员。

操作流程：

（1）部门负责人审批通过后，申请人将《行政资产采购申请表》提交至行政专员*。

（2）行政专员*对需求的合规性、必要性进行复核，重点审核：

是否符合公司行政资产配置标准（如部门人均办公面积、设备配置等级等）；

是否存在闲置资产可调剂使用（如其他部门是否有相同功能闲置资产）；

规格型号是否满足日常办公基本需求，避免过度配置。

（3）复核通过后，行政专员将申请表转交财务部专员，财务部专员*审核预算是否充足，是否符合公司年度预算管理要求，签字确认预算。

关键要点：

若存在闲置资产可调剂，行政专员*需及时与需求部门沟通，优先调剂使用，减少重复采购。

预算不足时，需由需求部门*提交预算调整申请，按公司预算审批流程报批。

（三）第三步：采购方式确定与供应商选择

操作主体：行政专员*、采购小组（由行政部、需求部门、财务部组成）。

操作流程：

（1）行政专员*根据资产类型、采购金额、紧急程度等因素，确定采购方式：

询价采购：单笔金额低于[具体金额，如5000元]的标准化资产（如办公文具、墨盒等），需向至少3家合格供应商询价，选择性价比最优的供应商。

招标采购：单笔金额高于[具体金额]或非标准化资产（如大型办公设备、定制家具等），需按公司招标流程组织公开或邀请招标，由采购小组综合评估供应商资质、报价、服务能力后确定中标方。

单一来源采购：仅有一家供应商能满足需求的特殊资产（如特定品牌型号的设备），需经管理层审批后，采用单一来源采购。

（2）行政专员*负责联系供应商，获取报价、产品参数、供货周期等信息，组织需求部门、财务部共同评审，确定最终供应商。

关键要点：

供应商需为公司合格名录内供应商（或通过资质审核的新供应商），具备合法营业执照、相关产品授权书等资质。

询价/招标过程需留存书面记录，包括报价单、评审意见等，保证过程可追溯。

（四）第四步：采购合同签订与订单下达

操作主体：行政专员*、法务部（如需）、供应商。

操作流程：

（1）采购金额超过[具体金额，如1万元]或涉及定制化资产的，需由行政专员*拟定采购合同，明确资产名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、付款方式、质保条款、违约责任等核心内容。

（2）合同按公司审批流程报批（行政部负责人、财务部负责人、管理层*签字），审批通过后加盖公司公章；供应商需在合同上加盖公章并回传。

（3）行政专员*根据合同内容，向供应商下达正式采购订单，同步告知供应商交货地址、联系人及要求。

关键要点：

合同条款需严谨，避免歧义，质保期、售后服务等约定需明确。

采购订单需与合同内容一致，作为后续验收和付款的依据。

（五）第五步：资产验收与入库

操作主体：需求部门申请人、行政专员、财务部专员*。

操作流程：

（1）供应商按约定时间送达资产后，需求部门申请人、行政专员共同到场验收：

数量验收：核对资产