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会议筹备标准化流程模板

一、适用范围

二、筹备全流程操作指南

（一）筹备启动：明确目标与核心团队

确定会议核心要素

会议目标：明确会议需解决的问题（如决策事项、信息同步、方案研讨）及预期成果（如形成决议、输出方案、明确下一步行动）。

会议类型：根据目标确定会议形式（线下/线上/混合）、时长（如2小时半天会、1天全天会）及参与范围（全员/部门代表/外部嘉宾）。

初步时间与地点：暂定会议日期（避开节假日、重要业务节点），初步筛选备选场地（会议室数量、容纳人数、设备配置）。

组建筹备团队与分工

项目负责人（*经理）：统筹整体筹备，审批资源，对会议结果负责。

策划组（*同事A牵头）：制定会议方案、议程设计、材料准备。

执行组（*同事B牵头）：场地预订、设备调试、物料准备、现场执行。

支持组（*同事C牵头）：参会人员通知、报名统计、后勤保障（如餐饮、住宿）。

（二）方案制定：细化会议框架与资源需求

拟定会议议程

明确各环节主题、时长、负责人（如“开场致辞（10分钟，经理）”“议题一讨论（30分钟，主管）”）。

合理安排节奏，预留缓冲时间（如每环节间5分钟休息），避免议程过满。

确定参会人员与分工

必参人员：根据会议目标明确核心决策者、执行者（如项目负责人、部门负责人）。

可选人员：需提供信息或建议的协作方（如技术支持、法务顾问）。

外部人员：客户代表、行业专家等，提前确认其身份信息及特殊需求（如翻译服务）。

制定资源需求清单

场地资源：会议室大小、布局（课桌式/剧院式/圆桌式）、设备需求（投影仪、麦克风、视频会议系统、白板）。

物料资源：会议资料（议程、背景材料、签到表）、文具（笔、笔记本）、宣传物料（背景板、指示牌）、茶歇（饮品、小食，根据时长确定是否需要）。

人员资源：主持人、记录员、摄影摄像师、技术支持人员。

（三）资源协调与确认

场地与设备预订

提前3-5个工作日预订场地，确认场地使用时间（含会前布置、会后撤场时间），测试设备（投影、音响、网络）是否正常，备用设备（如备用麦克风、充电宝）到位。

物料准备与供应商对接

会议资料需提前1-2天完成排版、打印，根据参会人数准备充足（多备10%备用量）。

如需外部供应商（如餐饮、搭建），提前确认服务内容、交付时间及费用，签订简单协议（如需）。

参会人员通知与确认

提前7天发送会议通知（含会议目标、议程、时间、地点、参会要求、联系人及联系方式）。

提前3天进行参会确认（邮件/电话统计），未确认人员由支持组单独联系，保证关键人员到会。

（四）会前准备：细节检查与彩排

现场布置与设备调试

会议前一天完成场地布置：背景板悬挂、桌椅摆放、物料分发（签到台、资料袋、指示牌）。

会议当天提前1小时到场，再次测试设备，调试视频会议系统（线上会议），检查网络稳定性。

人员分工与流程彩排

主持人熟悉议程，明确各环节衔接；记录员准备会议纪要模板；摄影摄像师确认拍摄重点。

如有重要环节（如嘉宾发言、签约仪式），提前进行彩排，保证流程顺畅。

应急方案准备

制定突发情况应对措施：设备故障（备用设备）、人员缺席（提前沟通替代方案）、天气变化（线下会议备用场地）、线上会议平台卡顿（备用平台）。

（五）会议执行：现场把控与记录

签到与入场引导

参会人员到场时，签到组核对身份信息，发放资料袋（含议程、材料、笔），引导至座位。

提前10分钟提醒人员入座，播放暖场视频或背景音乐，营造会议氛围。

会议过程管控

主持人严格按照议程推进，控制各环节时长，避免超时；对偏离主题的发言及时引导。

记录员实时记录关键内容（决议、行动项、责任人、时间节点），重要内容可请发言人确认。

现场服务与秩序维护

执行组负责现场设备保障，及时处理突发问题（如麦克风无声、网络中断）；支持组负责茶歇供应，保持会场整洁。

（六）会后总结：资料归档与跟进

会议纪要与输出

会议结束后24小时内，由记录员整理会议纪要（含会议目标、议程、讨论要点、决议事项、行动项），经项目负责人审核后，1天内发送至所有参会人员。

行动项跟进

明确各行动项的负责人、完成时间，由支持组建立《行动项跟踪表》，每周更新进度，直至任务闭环。

资料归档与复盘

收集会议相关资料（通知、签到表、纪要、照片、视频），分类存档（电子档/纸质档），便于后续查阅。

筹备组召开复盘会，总结本次筹备与执行中的优点与不足，优化流程模板（如需）。

三、实用模板清单

模板1：会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：2024年Q3产品规划研讨会

会议目标

明确Q3产品核心功能方向，输出开发排期

时间

2024年X月X日14:00-17:00（含15:00-15:20茶歇）

地点

公司总部3楼第一会议室（线下）/腾讯会议（线上，会议号：X–）

参会人员

必参：产品部经理、研发部主管、市场部专员；可选：设计组同事

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