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企业文件审批流程与规范书

一、适用范围与使用场景

本规范适用于企业内部各类正式文件的审批管理，涵盖制度类（如管理办法、规定细则）、合同类（如采购合同、服务协议）、费用类（如预算申请、报销单据）、人事类（如招聘需求、异动审批）、项目类（如立项申请、结题报告）等需跨部门协作或层级决策的文件。

使用场景包括但不限于：

新制度/流程发布前需合规性审查；

对外合作合同签订需风险评估；

部门预算调整需财务审核；

员工入职、转岗、离职等人事手续需流程确认；

重大项目需多部门联合审批以保证资源协调与风险可控。

二、审批流程与操作步骤

（一）文件发起与初审

发起准备

发起人（部门员工）根据文件类型填写《企业文件审批表》（模板见第三部分），明确文件名称、目的、核心内容、涉及部门及预期生效日期。

附件材料需齐全：如合同类需附对方资质、报价单；费用类需附预算明细、成本测算依据。

部门初审

发起人将《审批表》及附件提交至本部门负责人（YY经理），1个工作日内完成初审。

初审重点：文件内容是否符合部门职责、数据是否准确、格式是否规范（如字体、标题层级、页码完整）。

初审通过后，部门负责人在《审批表》“部门意见”栏签字确认，并流转至下一环节；不通过则退回发起人修改，注明修改意见。

（二）跨部门会签（如涉及）

若文件内容需其他部门协同（如采购合同需法务审核、财务审核；制度类需各相关部门确认可行性），由部门负责人发起跨部门会签。

会签部门（如法务部、财务部、人力资源部）需在2个工作日内完成审核，反馈书面意见：

法务部：审核合同条款合法性、风险点；

财务部：审核费用预算合理性、资金来源；

业务关联部门：审核内容对实际工作的影响及可操作性。

任一会签部门提出异议，需与发起部门沟通达成一致后方可继续流程；无法达成一致的，提交至分管领导协调。

（三）层级审批

根据文件类型及重要性，确定审批权限：

文件类型

审批权限

日常制度/流程

部门负责人→分管领导（ZZ总监）→总经理（AAA总经理）

合同类（金额≤10万）

部门负责人→分管领导→法务部→财务部→总经理

合同类（金额＞10万）

部门负责人→分管领导→法务部→财务部→总经理→董事长（BBB董事长）

重大人事决策

人力资源部→分管领导→总经理→董事会

审批人需在1-3个工作日内完成审批（紧急文件可缩短至24小时），重点审核：

文件是否符合公司战略及法律法规；

资源配置（人力、物力、资金）是否合理；

风险是否可控，应急预案是否完善。

审批通过后，在《审批表》相应栏签字；不通过需注明具体原因，流程终止并退回发起部门。

（四）审批通过与归档

文件发布

审批通过后，由行政部（或指定部门）统一编号、排版，以公司正式文件格式（红头文件）发布，明确生效日期及执行范围。

涉及全员知晓的文件（如制度类），需通过企业OA系统、公告栏同步发布；部门内部文件由各部门负责人传达至员工。

归档管理

原始《审批表》及附件由档案管理部按“年度+文件类型”分类归档，保存期限不少于5年（合同类、重大决策类保存不少于10年）。

电子版文件存储至公司服务器指定文件夹，定期备份，保证信息安全。

三、文件审批表模板

企业文件审批表

基本信息

文件名称

文件编号

（由行政部按“年份-部门-序号”规则填写，如2024-采购-001）

发起部门

发起人

联系方式

文件类型

□制度类□合同类□费用类□人事类□项目类□其他：________________

拟生效日期

附件清单

1.

2.

3.

审批流程

部门意见/签字

审批人

日期

发起部门初审

跨部门会签（1）

跨部门会签（2）

分管领导审批

总经理审批

董事长审批（如需）

备注说明

文件核心内容摘要

（200字内，简述目的、主要条款、执行要求）

修改记录（如有）

1.修改前：________________→修改后：________________

2.修改原因：________________________________________________

四、关键注意事项与风险控制

（一）时限管理

各环节审批人需在规定时限内完成审核，无正当理由超时未处理且未提前说明的，视为默认通过；若因审批延误导致工作损失，将追究相关人员责任。

紧急文件（如突发合同、应急费用申请）可标注“加急”字样，启动“绿色通道”，审批时限缩短50%，审批人需优先处理。

（二）材料完整性

发起时需保证附件材料真实、完整，无遗漏关键信息（如合同缺少双方公章、费用申请缺少明细表），否则审批部门有权退回。

若提供虚假材料或隐瞒重要信息，一经查实，将按公司《员工违规处理办法》追究发起人及部门负责人责任。

（三）权限合规

严禁越级审批或代签，审批人仅可在自身权限范围内签署意见，