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销售团队业务过程记录模板

一、适用业务场景

二、详细操作流程

1.前期准备：明确记录目标与基础信息

目标梳理：根据当前业务阶段（如新客户开发、老客户维护），明确本次记录的核心目标（如“挖掘客户A的采购预算”“推进客户B的方案确认”）。

信息收集：提前梳理客户基础信息（如公司规模、行业属性、联系人职位）、历史沟通记录（如有）及本次沟通重点，保证记录内容有针对性。

2.过程记录：实时捕捉关键信息

沟通信息登记：记录沟通时间、地点（线上/线下）、参与人员（客户方、销售方）、沟通方式（电话/会议/拜访）及核心沟通主题。

客户需求与反馈：详细记录客户提出的需求（如功能要求、预算范围、时间节点）、疑问、异议或认可点，避免模糊描述（如“客户有需求”需具体为“客户提出需支持多数据源实时对接，预算控制在50万以内”）。

销售行动与承诺：记录销售方在沟通中采取的行动（如演示产品功能、提供案例参考）及给予客户的承诺（如“3月5日前提供定制化方案”“协调技术团队支持测试”）。

3.需求分析与方案制定

需求归类与优先级排序：根据沟通内容，将客户需求分为“核心需求”（如必须满足的功能）、“期望需求”（如增值服务）及“潜在需求”（未明确提出但可能存在的痛点），并标注优先级。

方案匹配与资源协调：记录基于需求制定的解决方案（如产品组合、服务内容）、内部协作需求（如技术支持、法务审核）及资源分配情况。

4.跟进推进：动态更新进展

下一步计划：明确每次沟通后的具体行动项，包括“做什么”“谁负责”“何时完成”（如“4月10日前发送合同初稿——负责人：*经理；完成时限：2024-04-10”）。

客户反馈跟踪：记录客户对方案、报价、合同条款的反馈，若客户提出新问题或修改意见，需同步更新需求分析与方案调整内容。

5.结果归档与复盘总结

结果状态标注：根据业务进展更新结果状态（如“待推进”“已成交”“已终止”），成交需记录合同金额、签约日期；终止需注明原因（如预算不符、选择竞品）。

经验沉淀：对成功案例提炼可复用经验（如“通过技术演示解决客户对稳定性的疑虑”），对未成交案例分析失败原因（如“响应速度未达客户预期”），形成团队知识库。

三、记录模板表格结构

字段类别

具体字段

填写说明

客户基础信息

客户名称、客户类型（新客户/老客户）、所属行业、联系人姓名及职务

客户名称需全称，类型明确“新”或“老”（如“老客户-复购”），职务需准确（如“采购总监*总”）

沟通记录

沟通日期、沟通时间、沟通方式（面谈/电话/视频/邮件）、沟通地点（线上会议ID/线下地址）

日期格式统一为“YYYY-MM-DD”，时间精确到“上/下午HH:MM”，线上沟通注明平台或ID

参与人员

客户方参与人、销售方参与人

客户方需记录姓名+职务（如“经理-供应链负责人”），销售方记录姓名+角色（如“代表-主谈”）

沟通核心内容

客户需求/反馈、销售行动与承诺、客户异议及处理方式

需分点记录，避免冗长，用“客户提出：”“销售承诺：”等区分主体，异议需标注处理结果

需求与方案

需求分类（核心/期望/潜在）、优先级（高/中/低）、解决方案概述

需求分类需明确对应具体内容，优先级根据客户紧迫性标注，方案概述简述关键措施

跟进计划

下一步行动、负责人、完成时限、当前状态（待执行/进行中/已完成/已逾期）

行动需具体可执行（如“发送报价单”而非“跟进”），负责人为销售团队成员姓名，状态需实时更新

结果与复盘

最终结果（成交金额/终止原因）、经验总结（成功点/改进点）

成交需填写金额（如“￥80,000”），终止原因需客观（如“预算调整，暂缓采购”），经验总结不超过50字

四、使用要点提示

信息真实性与完整性：记录内容需基于实际沟通情况，避免主观臆断，关键信息（如客户需求、承诺事项）不得遗漏，保证可追溯性。

及时性与动态更新：沟通结束后24小时内完成记录，跟进进展需实时更新表格状态，避免“事后补录”导致信息失真。

团队信息同步：涉及多人协作的业务（如技术支持、合同审核），需在“备注”栏标注协作进展，保证团队对客户状态有统一认知。

客户信息保密：客户名称、联系人信息、需求细节等内容仅限销售团队内部使用，严禁对外泄露，遵守公司数据安全规范。

定期复盘分析：团队每周/每月汇总记录表格，分析高频需求、成交周期、失败原因等，优化销售策略与资源配置。