原创力文档- 0
- 0
- 约2.78千字
- 约 5页
- 2026-01-22 发布于江苏
- 举报
一、适用场景与业务背景
本工具适用于各类企业内部物资采购申请的规范化管理，涵盖日常办公物资（如文具、耗材）、生产原材料、固定资产（如设备、家具）、项目专项物资等各类采购需求的审批流程。通过标准化管理，可明确各部门职责、控制采购成本、保证采购合规性，同时提升审批效率，避免资源浪费或流程延误。适用于企业各部门（如行政部、生产部、项目部等）发起采购申请，以及采购、财务、管理层等环节的审批协同。
二、标准化操作流程指南
（一）需求发起与申请表填写
需求确认：申请人（部门员工或需求负责人）根据实际工作需要，明确所需物资的名称、规格、数量、用途及预估单价等核心信息，保证需求合理且必要。
填写申请表：通过企业OA系统或线下表格，完整填写《物资采购申请审批表》（详见第三部分模板），内容包括：
基本信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；
物资详情：物资名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价、用途说明（需简述使用场景或项目名称）；
附件：如技术参数要求、比价报价单（单笔金额超XXXX元时需提供）、库存查询结果（避免重复采购）。
提交申请：确认信息无误后，通过系统提交至部门负责人审核，或线下提交至部门负责人签字。
（二）部门负责人审核
审核内容：部门负责人（如经理、主管）需重点审核：
需求真实性：是否为部门工作必需，是否存在替代方案；
数量合理性：是否与实际工作量匹配，避免过量采购；
预算匹配度：是否在部门年度预算范围内，超预算需标注说明。
审核结果：
通过：签字确认后流转至采购部门；
不通过：注明退回理由（如“需求不明确”“预算不足”），返回申请人修改后重新提交。
时效要求：需在1个工作日内完成审核，紧急需求（如生产急需物资）可加急标注，缩短至4小时内。
（三）采购部门审核
审核内容：采购专员（如专员、主管）审核：
采购必要性：结合企业库存情况（如仓储部提供的库存台账），判断是否需新购；
规格合规性：是否符合企业物资标准（如设备型号、环保要求）；
价格合理性：对比历史采购价格或市场均价，预估单价是否合理（超常规价格需提供供应商报价单）。
处理措施：
符合要求：签字后流转至财务部门；
需调整：与申请人沟通修改规格或数量，或建议替代物资；
疑问反馈：对需求不明确处，联系申请人补充说明。
时效要求：常规需求2个工作日内完成，紧急需求1个工作日内完成。
（四）财务部门预算审核
审核内容：财务专员（如会计、经理）审核：
预算余额：申请总金额是否在部门可用预算内，跨部门采购需确认分摊预算；
成本控制：是否符合企业成本管控要求（如大额采购需评估性价比）；
付款方式：是否符合企业财务制度（如预付款比例、结算周期）。
审核结果：
预算充足：签字确认后流转至管理层；
预算不足：标注“需追加预算”，同步通知申请人发起预算调整流程；
付款风险：对可能存在财务风险的采购（如供应商资质不全），暂缓审批并要求采购部门补充材料。
时效要求：3个工作日内完成，紧急需求1个工作日内完成。
（五）管理层审批
审批权限：根据采购金额划分审批层级：
金额XXXX元以下：部门负责人+采购+财务联合审批即可；
金额XXXX-XXXX元：需分管副总（如*总）审批；
金额XXXX元以上：需总经理（如*总）审批。
审批重点：管理层需从企业战略、成本效益、合规性等角度综合判断，签署“同意”或“不同意”意见，不同意需注明理由。
时效要求：分管副总2个工作日内完成，总经理3个工作日内完成，紧急需求同步加急处理。
（六）采购执行与结果反馈
采购执行：审批通过后，采购部门根据需求实施采购：
小额采购：通过合格供应商目录直接下单；
大额采购：需组织比价、招标，保证供应商资质合规（如营业执照、相关认证）。
物资入库：物资到货后，申请人及仓储部门共同验收，核对名称、规格、数量、质量，无误后填写《入库单》，同步更新库存台账。
结果反馈：采购完成后，采购部门将采购结果（供应商、实际金额、到货日期）反馈至申请人及财务部门，申请人确认后在《采购申请审批表》上签字闭环。
三、采购申请审批表模板
基本信息
申请部门
申请人
联系方式
申请日期
年月日
物资详情
物资名称
规格型号
单位
需求数量
预估单价（元）
预估总价（元）
用途说明
（请简述使用场景、项目名称或部门需求）
附件清单
□技术参数□比价报价单□库存查询表□其他：
审批流程
部门负责人审核
意见：□同意□不同意（理由：）签字：日期：年月日
采购部门审核
意见：□同意□调整需求□退回（理由：）签字：日期：年月日
财务部门审核
意见：□预算充足□需追加预算□暂缓（理由：）签字：日期：年月日
管理层审批
意见：□同意□不同意（理由：）签字：日期：年月日
采购结果反馈
实际采购金额（元）
供应商名
文档评论（0）