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文档编写与审查标准操作流程

一、概述

文档是信息传递、知识沉淀与流程规范的核心载体，其质量直接影响团队协作效率、项目推进节奏及决策准确性。本操作流程旨在通过标准化的编写与审查机制，保证文档内容完整、逻辑清晰、格式规范，满足不同场景下的信息传递需求，降低沟通成本，规避因文档问题导致的业务风险。

二、适用范围与常见应用场景

本流程适用于企业内部各类正式文档的编写与审查，涵盖但不限于以下场景：

产品研发：需求文档（PRD）、技术方案、测试报告、用户手册；

项目管理：项目计划、会议纪要、进度汇报、结项报告；

运营管理：活动方案、数据分析报告、SOP（标准作业程序）；

合规审计：制度流程、合规说明、风险控制文档；

知识沉淀：培训教材、故障处理案例、产品白皮书。

无论文档类型如何，均需遵循本流程中的核心原则与操作要求，保证质量一致性。

三、文档编写全流程操作指引

（一）编写前准备：明确目标与框架

需求分析与目标定位

明确文档核心目标：是传递信息、指导操作还是支撑决策？例如技术方案需侧重实现路径与风险控制，用户手册需侧重操作步骤与问题解决。

确定目标读者：技术人员、业务人员还是外部用户？读者不同，语言风格（专业通俗）、内容深度（细节概览）、呈现形式（图文/纯文字）均需调整。

输出《文档需求确认表》（模板见第四章），明确文档核心目标、读者群体、关键交付物及时间节点。

文档规划与框架搭建

根据文档类型，参考行业通用框架搭建结构。例如：

需求文档（PRD）：背景目标、用户故事、功能清单、业务流程、非功能需求、验收标准；

技术方案：项目概述、技术架构、模块设计、接口说明、部署方案、风险预案；

会议纪要：会议主题、时间地点、参会人员、议程、决议事项、待办任务（责任人+截止时间）。

使用思维导图工具（如XMind）梳理框架，保证逻辑层级清晰，避免内容遗漏。

（二）编写中执行：内容撰写与规范控制

内容撰写核心原则

逻辑连贯：按“背景→目标→内容→结论”顺序展开，章节之间过渡自然，避免前后矛盾。例如业务流程需按“触发条件→操作步骤→结果输出”描述，保证读者可按步骤执行。

数据准确：所有数据（如功能指标、用户量、成本）需注明来源（如“数据来源：系统2023年Q3报表”），模糊表述（如“大量”“显著提升”）需量化（如“用户量提升30%”）。

术语统一：建立文档术语表（如“用户端”统一为“C端”，“管理后台”统一为“B端”），避免同一概念使用不同表述。

格式规范要求

标题层级：采用“一、→（一）→1.→（1）→①”五级标题，同一层级格式统一（如一级标题黑体三号，二级标题楷体四号）。

图文排版：图表需有编号（如图1-1、表2-1）和标题，图表下方注明数据来源；关键步骤可配流程图（使用Visio或Draw.io），复杂逻辑可用表格对比呈现。

语言风格：客观简洁，避免口语化（如“我觉得”改为“分析表明”）、冗余表述（如“进行调研”改为“调研”）。

进度与协作管理

使用甘特图（如Excel、Project）制定编写计划，明确各阶段时间节点（如初稿完成、内部评审、修改定稿）。

多人协作时，通过文档协作工具（如飞书文档、腾讯文档）实时同步内容，避免版本混乱。

（三）编写后审查：质量把控与问题修正

三级审查机制

一级审查（自审）：编写者完成初稿后，对照《文档自检清单》（模板见第四章）逐项检查，重点核对逻辑完整性、数据准确性、格式规范性，保证无明显低级错误。

二级审查（交叉审查）：邀请与文档内容直接相关的同事（如产品经理审查技术方案中的业务逻辑，开发工程师审查需求文档中的技术可行性）进行评审，填写《交叉审查反馈表》（模板见第四章），重点关注内容一致性、可操作性。

三级审查（专家评审）：针对关键文档（如项目核心方案、制度流程），邀请领域专家（如技术总监、法务合规）进行评审，评估文档的专业性、合规性及风险控制能力，形成《专家评审意见表》（模板见第四章）。

反馈与修改闭环

审查人需在2个工作日内反馈意见，明确问题描述（如“3.2.1接口描述缺少超时处理机制”）、修改建议（如“补充接口超时默认返回值及重试逻辑”）。

编写者根据反馈意见逐项修改，对未采纳的需说明理由（如“该建议与现有技术架构冲突，暂不采纳”），形成《修改记录表》（模板见第四章）。

修改后需再次提交审查人确认，保证所有问题闭环，直至通过三级审查。

（四）最终发布与归档

版本管理

文档发布时需标注版本号（如V1.0、V2.1）及发布日期，版本号规则：主版本号（重大修改，如架构调整）递增，次版本号（功能补充）递增，修订号（细节修正）递增。

重要文档需在版本管理工具（如Git、Confluence）中创建分支，保留修改历史，便于追溯。

发布与分发

根据文档类型确定发布范围：内部文档可通过企业知识库（如钉钉知识库、SharePoi