会议纪要及行动计划模板.docVIP

适用情境说明

详细操作步骤

一、会前准备：明确会议目标与基础信息

确定会议核心目的：明确本次会议需解决的关键问题（如项目进度同步、资源协调、方案决策等），避免议题发散。

收集基础信息：提前梳理会议基本信息，包括会议主题、时间、地点（线上/线下）、参会人员（主持人、记录人、核心议题负责人等），并提前1-2天通知参会人，附上会议议程及预阅读材料（如项目背景、数据报表等）。

准备记录工具：指定记录人，提前熟悉模板结构，准备录音设备（如需）或速记工具，保证能快速捕捉讨论要点与决议。

二、会中记录：聚焦讨论要点与行动共识

记录会议基本信息：按模板表格“会议基础信息”栏，实时填写会议主题、时间、地点、主持人、记录人及参会人员（全名或部门+职务，如“市场部经理”“研发组工程师”）。

梳理议程与讨论内容：按会议议程逐项记录，重点标注：

各议题的讨论核心观点（不同参会人的关键发言，避免冗长，提炼关键词句）；

存在的分歧或未解决的问题（需后续跟进的）；

达成的共识或决议（明确结论，如“同意采用A方案”“预算上限为*万元”）。

明确行动项：对决议中需执行的任务，逐项记录“行动内容”“负责人”“计划完成时间”，并标注优先级（高/中/低）。例如：“完成客户需求文档初稿—*专员—2024年X月X日—高”。

三、会后整理：形成标准化纪要与分发

整理会议记录：会后2个工作日内，记录人根据速记或录音补充完善内容，保证：

讨论要点逻辑清晰，与议程顺序一致；

决议与行动项准确无误，负责人姓名、时间、内容无模糊表述；

语言简洁，删除无关细节（如重复发言、与议题无关的讨论）。

审核与定稿：将整理后的纪要交由主持人审核，重点确认决议与行动项的准确性，审核通过后形成最终版本。

分发与归档：通过企业内部通讯工具（如企业钉钉）或邮件将纪要分发给所有参会人及相关协作部门，抄送上级领导；同时按公司规定将电子版纪要归档至共享文件夹（如“会议记录-2024年”），便于后续查阅。

四、行动跟踪：保证决议落地执行

建立跟踪机制：纪要分发后，由记录人或指定专人（如项目助理）每周/双周汇总行动项进度，通过简易表格（可附在纪要后续跟进表中）更新“完成状态”（未开始/进行中/已完成/延期）及“实际完成时间”。

定期提醒与反馈：对临近截止日期未完成的行动项，提前1-2天提醒负责人；对延期任务，要求说明原因及预计完成时间，并在下次会议中同步进展。

闭环管理：行动项完成后，负责人需在跟踪表中更新状态，并附上相关成果（如文档、报告），形成“决议-执行-反馈-闭环”的完整流程。

模板表格示例

表1：会议基础信息表

项目

内容

会议主题

[如：Q3产品迭代进度推进会]

会议时间

[如：2024年X月X日14:00-16:00]

会议地点

[如：3号会议室/线上腾讯会议]

主持人

[如：产品部*总监]

记录人

[如：行政部*专员]

参会人员

[如：产品部总监、研发组经理、市场部专员、设计组工程师]

缺席人员及原因

[如：运营组*主管—因客户拜访请假]

会议附件

[如：Q3迭代计划表、用户调研报告]

表2：会议议程与讨论记录表

议程序号

议题主题

讨论要点（核心观点/分歧）

决议/结论

1

产品V2.1版本开发进度

研发组经理：前端开发已完成70%，后端接口联调延迟，因第三方数据对接文档未提供。市场部专员：需保证9月15日上线，否则影响推广计划。

1.第三方数据文档由专员协调客户方，8月30日前提供；2.后端开发延期至9月10日，研发组经理每日同步进度。

2

新功能用户测试方案

设计组工程师：建议邀请50名种子用户，分2轮测试。产品部总监：需覆盖核心功能场景，测试周期控制在7天内。

同意测试方案，由市场部专员8月25日前完成用户招募，设计组工程师8月28日前输出测试用例。

表3：行动计划跟踪表

行动项编号

行动内容

负责人

计划完成时间

实际完成时间

完成状态

备注（如延期原因）

ACT-001

协调客户方提供第三方数据对接文档

*专员

2024-08-30

2024-08-29

已完成

提前1天完成

ACT-002

后端开发联调

*经理

2024-09-10

-

进行中

按计划推进

ACT-003

种子用户招募

*专员

2024-08-25

2024-08-26

已完成

因用户筛选延迟1天

使用要点提醒

记录准确性优先：避免主观臆断，如实反映讨论内容，尤其是决议与行动项，需经主持人确认无误后再定稿，防止信息偏差导致执行错误。

行动项可执行性：行动内容需具体（如“完成报告初稿”而非“推进工作”），负责人明确到具体岗位或姓名，时间节点细化到日期，避免“尽快”“尽快完成”等模糊表述。

及时性与同步性：会后纪要需在2个工作日内分发，保证参会人第一时间明确任务；行动跟踪需定期更新，避免“议而不决、决而不行”。

保