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建筑项目竣工资料归档管理流程

建筑项目竣工资料是工程项目从策划、设计、施工到竣工验收全过程的真实记录与重要凭证，其归档管理的规范性、完整性与准确性，不仅直接反映项目管理水平，更对工程后期的维护、改建、扩建以及权属证明具有不可替代的作用。本文将系统梳理建筑项目竣工资料归档管理的完整流程，强调各环节的核心要点与实践经验，旨在为行业同仁提供具有操作性的专业指引。

一、归档管理的前期准备与策划：未雨绸缪，制度先行

竣工资料的归档管理并非竣工阶段的突击任务，而是贯穿于项目全生命周期的系统工程。其前期准备与策划的充分与否，直接决定了后续工作的效率与质量。

1.明确管理体系与职责分工

在项目启动初期，应依据国家及地方相关法律法规、行业标准以及建设单位的具体要求，建立健全项目竣工资料管理体系。明确项目经理为第一责任人，技术负责人牵头，设立专职或兼职的资料管理员岗位，明确各部门（如工程、技术、质量、安全、物资等）及相关人员在资料形成、收集、整理、审核等环节的职责与权限，确保责任到人，层层落实。

2.制定资料管理计划与细则

项目伊始，需编制详细的《项目竣工资料管理计划》。该计划应包含资料的分类标准、编码规则、编制份数、质量要求、提交时限、归档范围、组卷原则以及所采用的技术标准（如档案著录规则、案卷格式等）。针对专业性较强的资料，如竣工图、试验报告、测量记录等，还应制定相应的编制与审核细则，确保资料的规范性与统一性。

3.统一标准与规范培训

资料管理人员应熟悉并掌握最新的国家、行业及地方关于工程资料管理的规范、标准和图集。在项目初期，应对项目相关人员（包括施工员、质检员、技术员、资料员等）进行资料管理知识的培训，使其明确各自在资料形成过程中的责任、资料填写的规范要求及签署流程，从源头上保证资料质量。

4.配备必要的资源与工具

根据项目规模和资料管理需求，配备必要的办公设备（如计算机、打印机、扫描仪、复印机、档案柜等）和专业的资料管理软件。确保电子资料存储介质的安全性和稳定性，同时做好纸质资料的防潮、防火、防虫、防盗等保管措施。

二、资料形成与收集：过程控制，确保完整

资料的形成与收集是归档管理的基础环节，强调及时性、真实性与完整性。

1.资料形成的同步性与真实性

工程资料应随工程进度同步形成，严禁事后补做或伪造。施工过程中的隐蔽工程验收记录、分项分部工程检验批质量验收记录、测量放线记录、原材料及构配件进场检验记录、施工日志等，均需在相应工序完成后立即填写、签认，确保内容真实反映工程实际情况。

2.资料收集的全面性与系统性

资料管理员应主动与各相关部门及人员沟通协调，定期（如每周或每月）收集各类形成的工程资料。收集范围应覆盖项目从立项到竣工的各个阶段，主要包括：

*工程准备阶段文件：立项批复、可行性研究报告、招投标文件、合同文件、勘察设计文件、开工报告等；

*监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、监理日志等；

*施工文件：施工组织设计、施工方案、技术交底记录、原材料及半成品出厂合格证及试验报告、施工测量记录、施工记录、隐蔽工程验收记录、质量评定资料、安全文明施工资料等；

*竣工图：按规定需编制的竣工图，包括施工过程中发生的设计变更、洽商记录的标注与反映；

*竣工验收文件：竣工报告、竣工验收证明书、专项验收文件（消防、环保、规划等）、工程质量保修书等。

3.对外部单位资料的索取与验证

对于由勘察、设计、监理、检测等外部单位提供的资料，应及时索取，并验证其完整性、有效性及签字盖章的规范性。如发现问题，应及时沟通解决。

三、资料整理与审核：规范有序，保证质量

收集到的原始资料往往是零散的，需要经过系统的整理、审核，才能达到归档要求。

1.资料的分类与编码

依据《建设工程文件归档规范》及项目资料管理计划的分类标准，对收集到的资料进行科学分类。通常按专业（如建筑、结构、给排水、电气、暖通等）和资料形成阶段进行划分。同时，按照统一的编码规则对每份资料进行编号，确保编号的唯一性和可追溯性，便于检索和管理。

2.资料的组卷与排列

将分类编码后的资料按组卷原则进行组卷。组卷应遵循工程文件的自然形成规律和内在联系，保持卷内文件的有机联系。一般按单位工程、分部工程或专业进行组卷。卷内文件排列顺序通常为：封面、卷内目录、文件材料、备考表。文件材料的排列一般按时间顺序或逻辑顺序（如批复在前，请示在后；主件在前，附件在后）。

3.资料的规范性审核

资料管理员在整理过程中，应对每份资料的规范性进行初步审核。审核内容包括：

*内容完整性：资料各项内容是否填写齐全，无遗漏。

*数据准确性：涉及的工程量、技术参数、试验数据等是否准确无误。

*签署有效性：签字、盖章是否齐全，签字人是否为规定人