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会议会展策划协议

一、合同主体

本合同协议由以下各方共同订立：

甲方（委托方）：__________

乙方（服务方）：__________

甲方系一家合法注册的企业或组织，致力于会议会展活动的举办；乙方系专业从事会议会展策划服务的机构，具备相关资质和经验。双方在平等、自愿的基础上，就乙方为甲方提供会议会展策划服务事宜，达成以下协议条款。

二、服务内容

本协议项下乙方提供的服务包括但不限于会议会展的全面策划与执行支持，具体涵盖会议主题确定、活动方案设计、场地租赁协调、供应商管理、预算编制、现场运营监督、危机处理预案及后续总结报告。乙方应确保服务符合甲方要求和行业标准，所有策划方案需与甲方协商确认后实施。

（一）策划服务范围

乙方负责根据甲方需求，制定详细会议会展策划方案，包括但不限于活动主题定位、目标受众分析、议程安排、嘉宾邀请策略、营销推广计划、场地布置设计、设备租赁清单。乙方应在甲方批准下，提供创意和执行方案，确保活动新颖性和可行性。

（二）执行服务细节

乙方负责全程监督会议会展的执行过程，包括活动前期的物资采购、人员调配、注册签到系统设置；活动中的现场管理、设备调试、应急响应；活动后的数据整理、效果评估报告。乙方须确保服务及时高效，避免影响甲方活动目标。

三、责任和义务

双方应严格遵守协议条款，履行各自义务，确保会议会展策划服务的顺利实施。

（一）甲方责任

甲方需提供准确的活动需求和必要信息，包括预算范围、时间框架、目标指标等，并在合理时间内审批乙方提交的方案。甲方应配合乙方协调内部资源，及时支付服务费用，并确保活动场地符合安全标准。

（二）乙方责任

乙方应投入专业团队，保质保量完成策划服务，确保方案的可操作性和创新性。乙方需遵守保密义务，保护甲方信息；并在服务期间，及时向甲方报告进度。乙方负责所有外包供应商的筛选和管理，确保其符合行业规范。

四、费用及支付方式

甲方应支付乙方服务费用总额为人民币__________元（大写），该费用覆盖策划、执行及报告的全过程。支付方式如下：预付款为总费用的百分之三十，于协议签署后_个工作日内支付；进度款为总费用的百分之四十，于活动启动前_个工作日内支付；尾款为总费用的百分之三十，于活动结束后____个工作日内支付。乙方在收到付款后，开具正规发票。

（一）费用明细

服务费用包括但不限于人力成本、创意设计费、协调费、报告撰写费；若产生额外开支（如场地变更或紧急增项），乙方需提前书面说明经甲方同意。

（二）支付责任

甲方未按时支付，乙方有权暂停服务；付款逾期超过____个工作日，甲方需承担滞纳金（按日利率计算）。乙方需确保费用透明，无隐蔽收费。

五、时间安排

乙方应在协议生效后_个工作日内提交初步策划方案，并在活动开始前_周完成最终方案。活动执行期限为_年_月_日至_年__月__日。双方应严格遵守时间节点，任何变更需提前书面通知对方协商。

六、保密条款

双方同意对协议内容及相关商业信息保密，包括活动细节、客户数据、财务信息。保密期限为协议终止后____年。任何一方违反保密义务，需赔偿对方损失。

（一）信息保护

敏感信息（如预算数字或目标受众分析）仅用于本服务，禁止泄露或用于其他目的。若出现信息泄露，违约方负全责。

七、知识产权

乙方在服务过程中产生的创意方案、设计图纸、报告文本等知识产权归甲方所有；甲方支付费用后有权使用。乙方保留对通用工具或方法的权利。

八、违约责任

任何一方违反协议条款，均构成违约；违约方需承担相应责任。具体违约情形包括：未履行服务义务、逾期支付、信息泄露。

（一）违约赔偿

乙方违约（如服务未达标或延误），甲方有权扣减费用或终止协议，乙方需赔偿损失（最高不超过合同总金额）；甲方违约（如未付款或提供错误信息），乙方可暂停服务直至问题解决，甲方支付违约金（按日计算）。

（二）意外事件处理

因不可抗力（如自然灾害）导致违约，双方免除责任，但应尽力减少损失并协商变更方案。

九、争议解决方法

双方因本协议发生争议，首先通过友好协商解决；若协商未果，提交至__________仲裁委员会进行仲裁。仲裁裁决为最终结果，双方均须遵守。

十、生效与终止

本协议自双方签署之日起生效，有效期至活动结束并完成尾款支付后终止。任何一方可在提前____个工作日书面通知对方后终止协议；但终止后，已履行部分义务仍需清算。

（一）终止条件

包括但不限于一方破产、违约或协议目的无法实现。终止时，双方应结算费用并移交文档。

十一、其他条款

本协议一式两份，双方各执一份，具有同等法律效力；未尽事宜，由双方协商签订补充协议。条款修改需书面形式。

十二、签署部分

甲方签署人：__________（签署日期：____年__月__日）

乙方签署人：__________（签署日期：____年__月__日）