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企业人事档案保密管理协议模板

前言

人事档案是企业在招录、使用、管理、考核、奖惩、培训、辞退等工作中形成的，记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的，以文字、图像、声像等不同形式记录下来的历史材料。这些信息不仅关乎员工个人隐私，更可能涉及企业的核心利益与商业秘密。为规范企业人事档案管理，明确相关人员的保密义务与责任，维护企业与员工的合法权益，特制定本协议。

本协议旨在通过明确的条款，约束接触、处理、保管人事档案的相关人员，确保人事档案信息的安全与保密，防止因信息泄露造成不良后果。

企业人事档案保密管理协议

甲方（企业）：[企业全称]

法定代表人/授权代表人：

地址：

联系方式：

乙方（员工/相关人员）：

姓名：

身份证号码：

所属部门：

职位：

联系方式：

（鉴于乙方因工作需要，将接触、知悉、处理或保管甲方的人事档案信息，为明确双方权利义务，特签订本协议。）

第一条保密信息的定义与范围

1.1保密信息：指甲方在运营管理过程中形成或获取的，与员工个人及企业人力资源管理相关的，具有保密性、敏感性且未公开的各类人事档案信息。

1.2保密信息范围（包括但不限于）：

（1）员工个人基本信息：如姓名、性别、出生日期、身份证号码、家庭住址、联系方式、婚姻状况、家庭成员信息等；

（2）员工入职信息：如入职登记表、简历、学历学位证书、职业资格证书、背景调查材料、离职证明等；

（3）员工任职与异动信息：如劳动合同、岗位说明书、薪酬福利记录、薪资调整、绩效考核结果、奖惩记录、职务任免、岗位调动、培训记录等；

（4）员工敏感信息：如健康状况、体检报告、社会保险及公积金信息、银行账户信息、个人征信报告等；

（5）员工离职信息：如离职申请、离职交接记录、解除/终止劳动合同证明、竞业限制协议、保密协议等；

（6）其他与甲方人事管理相关且被甲方明确列为保密信息的资料和信息。

第二条保密义务

2.1乙方承诺，对其在工作过程中接触、知悉、处理或保管的所有保密信息，均负有严格的保密义务。未经甲方书面同意，不得通过任何形式（包括但不限于口头、书面、电子邮件、传真、复制、摘录、拍摄、录音、网络传输等）向任何第三方（甲方授权的人员除外）泄露、披露、传播、转让、许可使用或提供保密信息。

2.2乙方应仅在其职责范围内，为履行甲方赋予的工作任务之目的使用保密信息，不得用于任何与工作无关的目的。

2.3乙方应采取一切必要且合理的措施，包括但不限于妥善保管载有保密信息的文件、资料、电子存储介质（如电脑硬盘、U盘、移动硬盘等），确保其安全，防止保密信息被未经授权的人员接触或获取。

2.4乙方不得私自复制、摘录、摘抄、拍摄、录制保密信息，不得将载有保密信息的载体带离工作场所（因工作需要并经甲方书面批准的除外）。

2.5如乙方发现保密信息可能或已经发生泄露、丢失或被非法获取、使用等情况，应立即采取补救措施，并第一时间向甲方人力资源部门或其直接上级报告。

2.6乙方在代表甲方与外部单位或个人（如政府部门、猎头公司、背景调查机构等）进行必要信息交互时，应严格按照甲方规定的流程和范围提供信息，并确保接收方同样承担相应的保密义务。

第三条保密期限

3.1本协议项下的保密义务自双方签署之日起生效。

3.2乙方对保密信息的保密义务，在其与甲方的劳动关系（或聘用/合作关系）存续期间持续有效。

3.3即使乙方与甲方的劳动关系（或聘用/合作关系）解除或终止，乙方的保密义务仍然持续有效，直至该等保密信息为公众所知悉（非因乙方过错导致）或甲方书面同意乙方解除该部分保密义务。

第四条保密信息的交还与销毁

4.1当乙方因任何原因（包括但不限于离职、调岗、退休等）不再需要接触或处理保密信息时，应立即将其持有的所有载有保密信息的文件、资料、电子存储介质及所有复制件（包括自行制作的备份）全部、完整地交还甲方指定负责人，并由双方签署交接清单。

4.2对于无法交还的保密信息（如存储在个人电脑中的电子数据），乙方应在甲方监督下或根据甲方指示，采取永久删除、格式化等方式进行彻底销毁，并确保无法恢复。

第五条违约责任

5.1若乙方违反本协议任何条款，泄露、滥用或不当处理保密信息，给甲方造成任何损失（包括但不限于直接经济损失、间接经济损失、名誉损失、为挽回损失而支出的合理费用如律师费、诉讼费等）的，乙方应承担全部赔偿责任。

5.2若乙方的泄密行为构成严重违反甲方规章制度的，甲方有权根据规章制度对乙方进行纪律处分，直至解除劳动合同，且不影响甲方追究乙方的赔偿责任。

5.3若乙方的行为涉嫌违法犯罪的，甲方将依法向公安机关、司法机关报案或举报，追究其法律责任。

第六条争议解决

6.1因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，