行政采购清单标准化模板.docVIP

行政日常采购清单标准化模板

适用范围与典型场景

标准化操作流程

第一步：需求部门提报采购申请

需求部门根据实际工作需要，填写《行政日常采购清单模板》，明确物品名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价、用途及紧急程度（如“常规”“紧急”）。

需求部门负责人对采购需求的合理性、必要性进行审核，确认无误后签字（或电子签批），提交至行政部。

示例：行政部因新增2名员工，需采购办公椅2把、笔记本10本，由部门负责人审核后提交。*

第二步：行政部需求复核与预算核验

行政部收到采购申请后，1个工作日内完成复核，重点核查：

物品名称、规格型号是否清晰，避免模糊描述（如“文具”需明确为“中性笔0.5mm黑色”）；

需求数量是否合理，结合库存台账确认是否为重复采购；

预估单价是否符合市场常规价格（参考历史采购数据或询价记录）。

复核通过后，行政部根据年度行政预算额度，核验采购项目是否在预算范围内，超预算需提交额外说明至财务部审批。

第三步：询价比价与供应商确定

对于单次采购金额≥500元的物品，行政部需至少联系2家合格供应商进行询价，填写《询价比价记录表》，对比价格、质量、交货期等要素，选择性价比最优的供应商。

对于常规耗材（如A4纸、签字笔等），可与长期合作供应商签订年度框架协议，按需下单，简化流程。

确定供应商后，行政部在采购清单中注明供应商名称、联系方式及预计交货日期。

第四步：采购执行与订单确认

行政部根据确定的供应商信息，正式下达采购订单（或通过采购平台发起订单），明确物品明细、数量、单价、交货地址、验收标准及付款方式（如“货到付款”“30天账期”）。

订单下达后，行政部及时跟踪供应商备货进度，保证按期交货；紧急采购需与供应商约定最短交货时间（如“24小时内送达”）。

第五步：到货验收与入库登记

物品送达后，由行政部验收员（或指定人员）与需求部门共同到场验收：

核对物品名称、规格型号、数量是否与采购订单一致；

检查物品质量是否完好，无破损、过期或不符合要求的情况；

技术类物品（如办公设备配件）需进行功能测试，保证正常使用。

验收合格后，验收员在采购清单“验收结果”栏签字确认，并更新《行政物品库存台账》，登记入库时间、存放位置等信息；验收不合格的，需及时联系供应商退换货，并记录原因。

第六步：采购清单归档与反馈

行政部将完整的采购清单（含申请、审批、询价记录、验收单等）按月整理归档，保存期限不少于2年，便于后续审计与数据追溯。

定期（如每季度）向各部门反馈采购执行情况，包括常用物品采购周期、价格波动趋势等，优化后续采购计划。

采购清单模板结构

序号

物品名称

规格型号/品牌

单位

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

需求部门

申请人*

申请日期

紧急程度

审批人*

审批日期

供应商名称

联系方式

实际采购数量

实际单价（元）

实际总价（元）

采购日期

验收人*

验收结果（合格/不合格）

备注

1

中性笔

0.5mm黑色，晨光

支

20

1.5

30

行政部

*

2024-03-01

常规

*

2024-03-01

晨光文具

20

1.5

30

2024-03-03

*

合格

日常办公

2

A4纸

70g，白色，500张/包

包

5

25

125

财务部

*

2024-03-01

紧急

*

2024-03-01

爱打印

1395678

5

25

125

2024-03-02

*

合格

打印凭证

3

办公椅

人体工学，黑色

把

2

350

700

人事部

*

2024-03-02

常规

*

2024-03-02

优办公

1379012

2

350

700

2024-03-05

*

合格

新员工入职

关键注意事项与风险控制

需求描述准确性：提报采购申请时，需明确物品的规格、参数及用途，避免因信息模糊导致采购错误（如“打印纸”需注明“规格”“克重”“颜色”）。

审批流程合规性：严格按照“需求部门负责人→行政部→财务部（超预算）”的顺序审批，严禁越级审批或口头采购，保证流程可追溯。

供应商选择原则：优先选择资质齐全、信誉良好的合作供应商，新供应商需提供营业执照、相关产品合格证明等材料，建立合格供应商名录并定期更新。

验收环节把控：验收时需核对实物与订单信息，严格执行“谁验收、谁负责”原则，对不合格物品坚决拒收，避免流入仓库造成资源浪费。

库存动态管理：行政部需定期盘点库存（如每月一次），掌握物品消耗速度，合理设置安全库存量，避免重复采购或库存积压。

廉洁自律要求：采购人员不得收受供应商回扣或礼品，不得指定特定供应商（除非有框架协议），保证采购过程公开、公平、公正。