机关单位档案管理标准规范.docxVIP

机关单位档案管理标准规范

第一章总则

一、目的与依据

为规范机关单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规及相关行业标准，结合机关单位工作实际，制定本规范。

二、适用范围

本规范适用于各级各类机关单位（以下简称“各单位”）的档案管理工作。各单位在公务活动中形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均适用本规范。

三、基本原则

1.统一领导，分级负责：各单位应明确档案工作的领导职责，建立健全档案工作管理体系，实行统一领导、分级负责的管理体制。

2.全程管理，前端控制：档案管理应贯穿于公务活动的全过程，从文件材料的形成、办理、积累、整理到归档，实行前端控制，确保档案的形成质量。

3.规范整理，安全保密：档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。同时，严格执行保密法律法规，确保档案信息安全。

4.依法利用，服务发展：在遵守国家法律法规的前提下，积极开发档案信息资源，为单位各项工作和社会合理利用提供服务。

第二章档案的收集与归档

一、收集范围

各单位应根据国家有关规定，结合本单位职能和工作实际，制定本单位的档案归档范围和文书档案保管期限表。凡在公务活动中形成的，反映本单位主要职能活动、具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料，均应列入收集范围。

二、归档要求

1.及时准确：各项工作中形成的文件材料，应由承办部门或人员在办理完毕后，按照规定时间和要求及时整理、向本单位档案管理部门或档案工作人员移交归档，确保归档文件材料的齐全、完整、准确。

2.规范整理：归档的文件材料应符合《归档文件整理规则》等相关标准，做到分类清楚、排列有序、目录清晰、装订规范。电子文件的归档应符合电子档案管理的相关要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

3.责任到人：各单位应明确各部门、各岗位的文件材料收集、整理和归档责任，将档案归档工作纳入相关人员的岗位职责和工作考核。

第三章档案的整理与保管

一、整理原则

档案整理应遵循文件材料的自然形成规律和历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理过程中应保持文件材料的原始面貌，做到“事由结合、时序排列”。

二、分类方法

各单位应根据本单位档案的种类和特点，选择适宜的分类方法。常用的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可单独使用或组合使用。分类方案应保持相对稳定。

三、保管要求

1.库房建设：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

2.日常管理：建立健全档案库房管理制度，严格执行档案入库、出库登记手续。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。合理安排档案存放位置，做到科学排架，便于存取。

3.保护措施：对破损、褪色、霉变的档案应及时进行修复和复制。对重要、珍贵的档案应采取特殊保护措施。积极采用先进的档案保护技术和设备，延长档案的寿命。

第四章档案的利用与服务

一、利用原则

档案利用应遵循“为党和国家工作服务、为人民群众服务”的宗旨，在遵守国家保密规定和本单位档案管理规定的前提下，为利用者提供便捷、高效的服务。

二、利用手续

1.本单位工作人员因工作需要利用档案，须凭有效工作证件，经相关负责人批准后，方可查阅。

2.外单位人员利用本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位档案管理部门负责人批准后，方可查阅。

3.查阅涉密档案，必须严格遵守国家保密法律法规，履行严格的审批手续。

三、利用方式

档案利用可采取查阅、复制、摘录、借阅等方式。档案管理部门应根据利用者的需求和档案的保管状况，提供适宜的利用方式。电子档案的利用应符合信息安全管理要求。

四、服务规范

档案管理人员应具备良好的职业道德和业务素质，热情服务，耐心解答利用者的咨询。积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，编印档案参考资料，主动为单位领导决策和各项工作提供服务。

第五章档案的鉴定与销毁

一、鉴定组织

各单位应成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导、档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专业人员组成，负责对本单位保管期限已满的档案进行鉴定。

二、鉴定程序

1.初审：档案管理部门对保管期限已满的档案进行初步审查，提出销毁或延长保管期限的意见。

2.复审：档案鉴定工作小组对档案管理部门提出的初步意见进行复审，形成鉴定意见。

3.审批：鉴定意见报单位分管领导审批。对需要销毁的档案，须报单位主要领导批准。

三、销毁要求

1.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录销毁档案的文号