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- 2026-01-24 发布于江苏
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办公室文件归档操作预案
第一章总则
1.1目的
为规范办公室文件归档管理工作，保证文件形成、积累、整理、移交、保管和利用的系统化、标准化，保障文件的真实性、完整性、安全性及可追溯性，提高办公效率，防范文件丢失或损毁风险，依据国家档案管理法规及单位内部管理制度，制定本预案。
1.2依据
本预案依据《_________档案法》《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）及单位《行政管理制度》《保密工作规定》等制定。
1.3适用范围
本预案适用于单位总部各部门、各分支机构及所属项目组的各类文件归档管理，涵盖纸质文件、电子文件、声像文件、实物档案等不同载体形式的归档工作。
1.4基本原则
完整性原则：保证应归档文件齐全完整，不得遗漏重要内容或关键环节。
系统性原则：按文件形成规律和内在联系分类整理，保持文件间的逻辑关联。
安全性原则：采取防火、防潮、防虫、防盗、防磁等措施，保障文件实体与信息安全。
便捷性原则：简化归档流程，优化分类方法，便于文件检索、利用与移交。
双轨制原则：电子文件与纸质文件同步归档，重要文件需实现“双套制”保存（电子版本+纸质版本）。
第二章组织架构与职责
2.1档案管理工作领导小组
组成：由单位分管行政工作的领导任组长，各部门负责人为成员。
职责：
统筹规划档案管理工作，审定归档制度与年度计划；
协调解决归档工作中的重大问题（如跨部门协作、资源调配等）；
监督检查档案管理政策落实情况，组织年度档案工作考核。
2.2档案管理部门（办公室档案室）
组成：设专职档案管理员1-2名，负责日常档案管理工作；兼职档案管理员若干，由各部门指定人员担任。
职责：
制定和完善文件归档管理制度、操作规范及流程；
对各部门文件形成、积累、整理情况进行业务指导与培训；
负责文件接收、分类、编目、保管、鉴定、销毁及利用工作；
维护档案管理系统，保证电子文件存储与传输安全；
统计档案管理数据，定期向领导小组汇报工作进展。
2.3各部门档案员
任职要求：各部门需指定1名责任心强、熟悉部门业务的正式员工担任兼职档案员，报档案管理部门备案。
职责：
负责本部门文件的形成、积累、初步整理及移交工作；
监督本部门人员按规范处理文件，保证应归档文件及时上交；
参与档案管理部门组织的业务培训，掌握归档标准与操作技能；
配合档案管理部门开展文件鉴定、利用等工作。
2.4经办人职责
各岗位人员在文件形成过程中，需保证文件内容准确、要素齐全（如标题、日期、编号、责任人等），并在文件处理完成后及时移交至本部门档案员。
第三章归档范围与分类标准
3.1归档范围
3.1.1文书档案
上级文件：上级单位发来的需执行的决议、指示、通知、批复等；
本级文件：单位发展规划、年度工作计划与总结、规章制度、会议纪要、请示报告、工作总结、调研材料、合同协议、大事记等；
下级文件：各部门提交的工作报告、请示、统计报表等；
协作文件：与其他单位签订的合同、协议、会议纪要等。
3.1.2业务档案
项目管理：项目立项文件、可行性研究报告、招投标文件、合同、施工记录、验收报告、审计报告等；
客户管理：客户资料、合作协议、沟通记录、投诉处理文件等；
财务管理：年度财务报表、审计报告、税务申报材料、预算文件等；
人力资源管理：招聘录用文件、劳动合同、员工档案、培训记录、绩效考核材料等。
3.1.3科技档案
科研文件：科研立项报告、实验数据、研究报告、专利申请材料、成果鉴定证书等；
基建文件：工程项目规划、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等；
设备文件：设备采购合同、说明书、安装调试记录、维修保养记录、报废审批文件等。
3.1.4声像档案
照片档案：反映单位重大活动、重要会议、项目建设、领导视察等具有保存价值的照片（需注明时间、地点、人物、事件）；
音视频档案：单位会议录音、活动录像、宣传片、培训视频等（需标注标题、时长、内容概述）；
多媒体档案：PPT演示文稿、动画、短视频等（需保证格式兼容、内容完整）。
3.1.5实物档案
荣誉奖牌：单位获得的各类奖杯、奖牌、锦旗、证书等；
纪念品：重要来访嘉宾赠送的礼品、纪念品等；
印章：单位公章、财务章、合同章及其他印章（废止印章需交档案室封存）。
3.1.6不归档范围
重复文件、草稿、未定稿文件；
无保存价值的临时通知、便条、参考资料；
外单位抄送的不需办理的文件；
个人文件、私人信件及与工作无关的材料。
3.2分类标准
3.2.1一级分类（按文件性质）
A类：文书档案
B类：业务档案
C类：科技档案
D类：声像档案
E类：实物档案
3.2.2二级分类（按部门或项目）
文书档案按部
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