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供应商信息与采购管理模板

一、适用场景与价值说明

二、标准化操作流程指引

第一步：采购需求梳理与提报

需求部门根据业务计划（如生产、项目、办公等），明确采购物品/服务的具体需求，包括：名称、规格型号、质量标准、需求数量、预算金额、期望交付时间、用途说明等。

填写《采购需求申请表》（见模板表格1），经部门负责人审批后提交至采购部门。

第二步：供应商寻源与初步筛选

采购部门通过行业推荐、公开招标、主动拜访、供应商自荐等方式收集潜在供应商信息，建立初步供应商库。

根据采购需求的紧急程度、预算范围及资质要求，对供应商进行初步筛选，剔除明显不符合条件（如无相关经营资质、产能不足等）的供应商。

第三步：供应商资质审核与实地考察（可选）

要求初步筛选通过的供应商提供营业执照、行业许可证、质量体系认证（如ISO9001）、过往合作案例、生产能力证明等资质文件。

对高价值或关键物料采购，可组织实地考察，核实供应商的生产环境、工艺水平、品控流程及仓储条件，保证其具备稳定供货能力。

第四步：供应商信息录入与建档

将审核通过的供应商信息详细录入《供应商基本信息表》（见模板表格2），包括基础信息（名称、地址、联系方式等）、资质信息、合作范围、历史合作记录等，形成合格供应商名录。

为每个供应商分配唯一编码，便于后续管理与数据统计。

第五步：采购订单与执行

采购部门根据合格供应商名录及需求部门要求，选择最优供应商（综合考虑价格、交期、服务等），下达《采购订单》（可基于模板表格3扩展），明确订单编号、物品/服务信息、数量、单价、总价、交付时间、付款方式、验收标准等条款。

供应商确认订单后，双方签字盖章存档，采购部门跟踪供应商生产/备货进度，保证按时交付。

第六步：货物/服务验收与入库

货物/服务交付后，由需求部门、采购部门及质检部门（如涉及）共同验收，对照订单信息核对数量、质量、规格等，填写《验收记录表》（可包含在模板表格3中）。

验收合格后，办理入库手续，入库单；验收不合格的，需及时与供应商沟通处理（如退货、换货、索赔等）。

第七步：供应商绩效评估与关系维护

每季度/半年，采购部门根据合作情况对供应商进行绩效评估，填写《供应商绩效评估表》（见模板表格4），评估维度包括：质量达标率、交期准时率、价格竞争力、服务响应速度、问题解决效率等。

根据评估结果，对优秀供应商给予合作倾斜（如优先订单、付款周期缩短），对不合格供应商发出整改通知，连续两次评估不合格的则淘汰出合格名录。

三、核心表格模板与填写说明

表格1：采购需求申请表

序号

字段名称

填写说明

示例

1

申请日期

提交申请的日期，格式：YYYY-MM-DD

2024-03-15

2

需求部门

提出采购需求的部门名称

生产部

3

申请人

需求部门对接人姓名

*明

4

物品/服务名称

采购物品或服务的具体名称

A4打印纸

5

规格型号

物品/服务的详细规格、参数或服务内容描述

80g白色A4，500张/包

6

单位

物品/服务的计量单位

包

7

需求数量

本次采购的预估数量

20

8

预算单价（元）

单位物品/服务的预估价格（不含税）

25.00

9

预算总价（元）

需求数量×预算单价

500.00

10

交付时间

期望的货物/服务交付日期

2024-03-20

11

质量要求

物品/服务的质量标准或验收依据

符合GB/T18801标准

12

用途说明

采购的具体用途（如用于项目/日常办公）

用于部门日常打印

13

审批意见

需求部门负责人签字及审批意见

同意，按流程采购

表格2：供应商基本信息表

序号

字段名称

填写说明

示例

1

供应商编码

系统自动分配的唯一编码

GYS2024001

2

供应商全称

与营业执照一致的名称

办公用品有限公司

3

统一社会信用代码

18位社会信用代码A0567X

4

注册地址

营业执照登记的地址

北京市海淀区路123号

5

经营地址

实际经营场所地址

北京市朝阳区产业园456号

6

联系人

供应商对接人姓名

*华

7

联系方式

供应商对接人电话（中间4位用*代替）

5678

8

电子邮箱

供应商工作邮箱

contactgysxx

9

成立时间

公司成立日期，格式：YYYY-MM-DD

2010-05-10

10

注册资本（万元）

营业执照注册资本

500

11

主营产品/服务

主要经营的产品或服务类型

办公用品、打印设备

12

资质证书

持有的相关资质（如ISO9001、环保认证等），注明证书编号及有效期

ISO9001（有效期至2025-12-31）

13

合作年限

与本公司开始合作的年份

3年

14

备注

其他需说明的信息（如优势产品、特殊合作条款等）

价格优势明显，交期稳定

表格3：采购订单执行跟踪表

序号

字段名称

填写说明

示例

1

订单编号