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企业文件档案管理制度与表单

一、制度适用范围与工作场景

本制度适用于企业内部各类文件档案的全生命周期管理，涵盖日常办公文件、项目过程文件、合同协议、会议记录、人事档案、财务凭证等具有保存价值的纸质及电子资料。具体场景包括：

新员工入职时需查阅的历史项目档案；

部门协作中需传递的正式文件流转；

审计检查时需提交的合规性资料；

年度档案整理与移交工作；

离职员工工作文件的交接与归档等。

二、文件档案全流程管理规范

（一）文件分类与编号

分类标准：根据文件性质分为以下类别（可根据企业实际调整）：

A类：行政管理文件（通知、制度、会议纪要等）；

B类：项目管理文件（立项报告、进度计划、验收报告等）；

C类：合同管理文件（采购合同、服务协议、保密协议等）；

D类：人事管理文件（招聘记录、劳动合同、培训档案等）；

E类：财务管理文件（报销凭证、审计报告、税务资料等）。

编号规则：采用“类别-年份-流水号”格式，示例：A-2024-001（2024年行政管理第1号文件）。

（二）文件形成与审核

文件起草部门需保证内容真实、格式规范，明确文件标题、发文部门、日期、密级（公开/内部/秘密）等要素；

部门负责人*对文件内容进行初审，重点审核合规性与准确性；

涉及跨部门协作的文件，需会签相关部门负责人*；

最终由分管领导*审批签字（电子文件需通过OA系统审批流程）。

（三）文件归档流程

归档时间：

日常文件：每月5日前完成上月文件归档；

项目文件：项目结束后15日内完成归档；

年度文件：次年第一季度内完成上年度文件归档。

归档要求：

纸质文件需打印清晰、装订整齐，电子文件需存储至指定服务器（备份至云端）；

填写《文件归档登记表》（见表1），注明文件名称、编号、份数、归档人、归档日期等信息；

档案管理员*核对文件完整性，确认无误后签字接收。

（四）档案保管与维护

保管场所：纸质档案存放于专用档案柜，防火、防潮、防虫；电子档案存储服务器需定期杀毒、备份（每月备份一次）；

保管期限：根据文件价值分为永久（如公司章程、年度审计报告）、长期（10年以上，如合同、项目档案）、短期（3-5年，如日常通知）三类；

定期检查：每季度对档案保管情况进行检查，发觉问题及时整改。

（五）档案借阅与利用

借阅权限：

公开档案：员工可直接查阅电子档案库；

内部/秘密档案：需填写《档案借阅申请表》（见表2），经部门负责人及档案管理员审批；

借阅流程：

借阅人提交申请表→审批通过→档案管理员*登记借阅信息→借阅（纸质档案限现场查阅，电子档案需设置查阅权限）；

借阅期限：一般不超过3天，到期需续借需重新申请；

保密要求：借阅人不得复制、摘抄涉密档案，不得将档案外传，违者将按公司规定处理。

（六）档案鉴定与销毁

对达到保管期限的档案，由档案管理员会同相关部门负责人进行鉴定，确认无保存价值后，填写《档案销毁审批表》（见表3）；

销毁需经分管领导*审批，并由至少两人共同监销，保证档案信息无法恢复；

销毁后，监销人需在审批表上签字确认，档案管理员*做好销毁记录。

三、常用表单模板及填写说明

表1：文件归档登记表

文件编号

文件名称

类别

形成部门

形成日期

份数

密级

归档人

归档日期

备注

A-2024-001

关于2024年春节放假的通知

A

行政部

2024-01-15

3

内部

张*

2024-02-01

-

B-2024-002

项目立项报告

B

项目部

2024-03-10

2

内部

李*

2024-03-25

附可行性研究报告

填写说明：

“文件编号”需按本制度编号规则填写；

“密级”选填“公开/内部/秘密”；

“备注”栏可填写附件名称或其他说明。

表2：档案借阅申请表

申请人

部门

联系方式

借阅文件名称

文件编号

类别

借阅用途

借阅期限

王*

市场部

项目合作方案

B-2024-005

B

新项目筹备

2024-05-10至2024-05-13

审批意见：部门负责人：__________档案管理员：__________分管领导*：__________

借阅记录：借出日期：_______归还日期：_______经手人：__________

填写说明：

“借阅用途”需具体说明，如“项目评审”“审计检查”等；

审批栏需相关负责人签字（电子审批需审批截图）。

表3：档案销毁审批表

档案名称

文件编号

类别

保管期限

形成日期

销毁原因

鉴定小组意见

2023年第四季度会议纪要

A-2023-010-A

A

短期

2023-10-15

保管期限已满

无保存价值，同意销毁

审批意见：档案管理员：__________部门负责人：__________分管领导*：__________

监销记录：监销人1：__________监销人2：__________销毁日期：____